8 astuces pour booster sa productivité sur Gmail

Nombreux sont les utilisateurs de Gmail qui ont souhaité une mise à jour majeur depuis bien longtemps. Bonne nouvelle, ils peuvent maintenant essayer la nouvelle version du client de messagerie de Google qui arrive avec des fonctionnalités inédites.

Outre l’interface utilisateur qui a été complètement repensée, de nouvelles fonctions de productivité font leur entrée, comme les réponses intelligentes, les rappels de courriels, ou encore une meilleure intégration de l’agenda.

Voici 8 astuces de Gmail pour booster votre productivité. Pour les essayer, commencez par activer le nouveau Gmail en cliquant sur la petite roue dentée en haut à droite, puis sur « Essayer le nouveau Gmail ». Vous pourrez à tout moment revenir à l’ancienne version si cela ne vous convient pas.

Les pièces jointes accessibles via l’aperçu du message

Désormais, vous pouvez directement accéder aux pièces jointes de vos mails depuis l’aperçu du message. Pour activer cette fonction, choisissez le mode d’affichage « Par défaut » lors du paramétrage de la nouvelle version de Gmail.

Snooze & nudge

Comme vous le savez, il est possible de snoozer un réveil, c’est-à-dire de repousser sa lecture à un moment ultérieur. Et bien, la même chose est désormais possible avec vos mails.

Au lieu de rester en « non lu » dans la Boîte de Réception, un mail snoozé disparaîtra pour réapparaître dans la boîte après le temps indiqué par l’utilisateur. Certains mails qui nécessitent une action urgente pourront se mettre en avant pour se démarquer des autres mails non lus.

Le mode confidentiel

Cette fonction est au cœur de la stratégie de « sécurité » de ce nouveau Gmail, et elle est très pratique. Tout d’abord, elle vous permet d’envoyer un mail avec un délai d’expiration. Ainsi, le destinataire reçoit un lien vers votre message, au lieu de recevoir directement le mail en texte. Et vous fixez un délai de lecture du message avant sa suppression. Vous pouvez également révoquer les droits du destinataire à tout moment. L’autre grand avantage de cette fonction est que le destinataire n’a pas besoin d’un compte Gmail pour pouvoir lire le mail.

Accès aux mails avec authentification à 2 facteurs

Le nouveau Gmail vous permet aussi de protéger un mail que vous envoyez par une authentification à double facteur. Ce qui veut dire que votre destinataire ne pourra ouvrir le mail que s’il entre un code reçu par SMS. Un bon moyen de s’assurer qu’il est bien le seul à accéder à votre mail.

Gestion des droits avancée

Toujours dans la même veine, il vous est possible désormais d’empêcher un mail d’être copié, transféré, imprimé ou téléchargé. Le but n’est pas vraiment d’éviter la reproduction du contenu (car ça reste du texte), mais plutôt d’éviter les erreurs de frappe. Plus de risque de cliquer sur le mauvais bouton par inadvertance et de provoquer une catastrophe !

Les réponses suggérées sur le web (Smart Reply)

Cette fonctionnalité existe déjà sur la version mobile, Google a décidé maintenant de l’étendre à la version « desktop » de Gmail. Désormais vous pourrez utiliser les suggestions automatiques pour répondre à vos mails plus rapidement.

Le raccourci vers les apps de la Gsuite

Le nouveau Gmail est doté d’une « toolbar » d’accès direct aux applications de la Marketplace. Elle se trouve sous les raccourcis vers « Agenda », « Keep » et « Task ». Vous verrez un signe «  +  » qui vous donne directement accès à la liste des applications présentes sur la marketplace. On y trouve déjà « Asana », « Trello » et bientôt « Boost My Mail ».

Le mode hors-ligne

Enfin, vous avez désormais un mode hors connexion qui permet d’accéder à Gmail même lorsque vous n’avez pas de connexion Internet. Google veut étendre cette fonction à la quasi-totalité de ses services. Ce mode hors-ligne sera complètement déployé d’ici juin 2018.

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