Il existe un sujet qui fait couler beaucoup d’encre (de pixels) sur le web et qui nous concerne tous : comment faire tout ce que nous avons à faire dans notre journée. Personnellement, je ne parviens que péniblement à faire le quart de ce que j’avais prévu, ce qui fait que certaines choses ne sont jamais faites ou sont faites très en retard. Pourtant, j’ai tout essayé pour m’assister, le tableur, la note électronique, enfin pour finir la ToDo Liste (gestionnaire de tâches) et c’est sur ces dernières que je vais essayer de moi aussi apporter ma contribution. Mon but ? Vous aider à y voir clair; pas à en choisir une, mais à comprendre ce qu’elles représentent.
Note : Cet article m’a été proposé par un internaute mystérieux, du nom de… Bob ! Et ce que vous ne savez sans doute pas, c’est que Bob propose justement une solution de ToDo List, ToDoGenius, alors autant dire qu’il sait de quoi il parle, hein… On notera au passage que je suis complètement de son avis puisque je n’ai jamais vraiment réussi à utiliser un outil de ce type sur le long terme.
J’ai essayé beaucoup de ToDo Liste, mais franchement, c’est beaucoup trop contraignant car une fois les tâches rentrées dans l’outil, il faut les gérer manuellement : les organiser, les mettre à jour. C’est bien quand on a une dizaine de tâches ou un peu plus… mais avec 50+ tâches ce n’est plus le même problème. Tous les outils proposés nécessitent que vos tâches soient en permanence à jour, ce qui est consommateur de temps car cela demande un entretien régulier. Certains utilisateurs arguent du fait qu’ils passent plus de temps à organiser leurs tâches dans l’outil qu’à les exécuter. A la fin ils finissent dans leur grande majorité par retourner au papier/crayon qui gomme les défauts cités.
Je me suis aperçu en chemin que ces outils supposés palier nos déficiences en organisation demandent une rigueur et une organisation hors de la porté de l’utilisateur moyen, un comble.
Chaque jour voir fleurir ses solutions “en ligne” sur le net, ses outils sur iPhone, sur iPad et autres PC. Je pose une question : quand va-t-on développer un outil de productivité personnelle simple intuitif et utile? Je prédis qu’à la lecture de cette question une légion de commentaires laconiques vont se faire jour : “Essaye todomachin, ça marche très bien” … “www.bidulechose.com pour une gestion facile de vos tâches”, j’en passe et des pires.
Je vais vous paraître rétrograde mais au final le crayon et le papier + agenda reste encore la seule solution d’organisation de productivité personnelle qui fonctionne, malheureusement elle reste manuelle et très limitée.
Une dernière mise en garde ne mettez pas les pied dans des méthodes d’organisation du style GTD (Getting Things Done) là c’est encore le niveau au dessus. Un truc de pro et ne croyez pas ceux qui vous diront le contraire, j’ai pratiqué aussi.
Au fait, croyez moi sur parole. Mon métier : concevoir et développer des solutions de productivité personnelle et plus précisément de gestion de tâches.
Houuu comme je rejoins ton avis ! Pas réussi à trouver mieux que le post it au fond de la poche encore aujourd’hui…
Damned !
Et moi qui vient de commander GTD sur Amazone…
Pourquoi tu penses qu’il ne faut pas se lancer dans ce genre de méthodes ?
En effet, moi personnellement je suis un grand consommateur de TodoList –
Je note en effet en permanence de petites tâches sur des PostIt notamment. Mais j’utilise depuis maintenant plusieurs années divers gestionnaires de tâches comme Astrid sur Android, Evernote (mais pas concrètement adapté à mon utilisation et biens d’autres)
Et j’ai trouvé, l’application la plus intéressante pour moi grâce à ton site. A savoir Wunderlist !
Dispo autant sur iPhone, bientôt sur Android, sur PC et MAC !
Après les TodoList sont clairement plus ou moins adaptés aux besoins de chacun. Personnellement, WunderList est réellement parfait, synchronisation, Listes et le reste sont réellement génial.
Perso j’utilise l’app “Fastshop” sur iPhone qui à la base sert pour prévoir la liste des courses à faire au supermarché.
Mais ça me convient bien pour mettre “appeler la banque”, “acheter du pain” ça suffit largement ! (en plus avec notifications du nombre de tâches restantes)
Bonjour,
J’ai eu le même dilemme tout au long de mes études, et il me poursuit dans le monde professionnel.
Actuellement je fonctionne de la manière suivante. J’utilise moi Outlook et Google Agenda pour la gestion de mes rendez-vous bien sur; mais aussi pour positionner comme tel une tâche rentrée manuellement sur une période que j’essaie d’estimer le plus justement possible.
J’ai en parallèle plusieurs feuilles A3 vierges que j’utilise pour noter les grandes familles de tâches + en sous catégories: le détails de celles-ci. Chaque tâche et sous tâches s’accompagnent d’une case à cocher et d’une deadline (précise ou non).
Rien de très novateur en somme.
Mais dans l’ensemble cela fonctionne correctement, pour les raisons suivantes:
– le support numériques, quoi qu’on en dise, manque de ‘sensible’. On ne se l’approprie pas aussi fortement que le combo ‘papier-crayon’ comme tu l’évoques. De fait, Outlook n’est là que pour me rappeler les tâches que je me suis fixées. En clair c’est un réveil, un ‘starter’, un je-ne-sais-quoi qui ne me sert uniquement à me repérer dans le temps.
– le support papier quand à lui me permet de poser dans le désordre (entendez par là ‘qui n’est pas classé par deadlines’) et surtout visualiser ce que j’ai identifié comme tâche. J’ai remarqué qu’en écrivant ces tâches manuellement je faisais un effort pour avoir une formulation simple et précise de celle-ci. Et cet effort me permet inconsciemment de déjà réfléchir à sa réalisation. A grand renfort de symboles (surlignage, point d’exclamation, code couleur, etc) j’ajoute certaines informations. Je réalise une feuille comme ceci par semaine (environ) et je la complète si besoin.
Les questions que je me pose sont les suivantes.
– Comment serait-il possible de porter les réflexes papier sur une solution numériques? et d’ailleurs est-ce possible? (Y-a-t’il un ergonome/psycho dans la salle pour décrypter le tout?)
– Comment appliquer ce type de réflexion à un groupe de projet? Le tout sans complexifier une situation d’échange qui l’est déjà bien assez.
– L’avenir n’est-il pas dans ‘l’internet des objets’ où ma saisie papier trouverait une ‘passerelle invisible’ vers mes outils numériques (clairement : comment faire transiter mes données issues du papier vers une appli, un service, un périphériques)
Peut-être existe-t-il une place pour un device à mi chemin entre le paperboard et le bloc note connecté au web.
Bref, c’est une réflexion intéressante, pour laquelle je n’ai, moi non plus, pas trouvé de solution magique.
J’en ai testé une tripotée de ToDo-List, étant un très grand procastinateur que ce soit côté web ou des cours.
Depuis que j’ai wunderlist, j’ai tout relié mes choses à faire. Synchronisé entre l’iPhone et mon MBP, j’ai directement abandonné Evernote, bien trop lourd pour mon vieil iPhone 3G :-)
GTD (le livre, la philosophie) est quand même un bon livre à lire, une méthode à consulter qui apporte bcp d’éléments concrets sur la façon de traiter tout ce qu’il y a faire, du concret au projet à long terme.
J’ai une solution qui pourrait tous vous satisfaire ! Seulement , j’ai oublié le nom du bestiau… En gros c’est un stylo qui a à peu près la même tronche que celui de l’image plus haut. Vous ecrivez avec ce stylo qur une feuille , et le stylo numerise le contenu ecrit par l’utilisateur. Il est ensuite possible d’y avoir accès via un PC ( peut-être même un Mac ).
Si je retrouve l’objet en question , je viens vous informer.
Pour moi le meilleur reste wunderlist qui permet en plus une synchronisation sur différents postes de travail et permet aussi de créer différentes listes.
Je l’ai installé au taf, à la maison et sur mon iPhone et je peux ainsi suivre mes tâches ou en rajouter dès que j’y pense !
Je précise quand même que je ne suis pas l’auteur de l’article, hein, mais que je partage complètement son avis :)
Ah ! Je n’avais pas noté que tu étais complètement de son avis, c’est dramatique et irrécupérable :D
Reponse à Filtre : Filtre, l’utilisateur lamda? qui maitrise les commandes unix !! et IPV6 par la même occase je suppose. Serieux, il ne s’agit pas de dire qu’il faut banir les ordinateur et les logiciels, mais il s’agit de faire le constat que la simple gestion de liste de tâches, eh bien, cela ne fonctionne pas pour un utilisateur moyen. Ma femme colle (comme pas mal de monde) des post-it sur son macbook !!! elle est loin d’être nulle avec son mac mais pour les todo liste, là son verdic est clair : ‘c’est inutilisable et en plus c’est moche’… Je n’ai pas réussi à lui donner tord. Quand aux autres qui insistent lourdement avec wunderlist… je crois qu’il n’ont pas saisi le propos.
Bonjour Bob,
Ta femme qui colle des post-it sur son écran est une blague un peu potache, et n’a certainement aucun soucis d’organisation, elle sait archiver, trier les informations pertinentes parmi ses milliers de flux RSS, mais demande-lui de retrouver trace de ceux de janvier 2009, de tout ce qu’elle a fait comme listes sur “@courses” et autres recherches dans l’ensemble de ses post-it.
D’ailleurs, je me pose la question de savoir si certains jours, elle utilise vraiment ses petits papiers, ou encore si elle s’en passe, et laisse ainsi des espaces vides dans son emploi du temps. Comment mesure-t-elle l’efficacité de son organisation, inclut-elle un code couleur à ses différents projets ?
Il faut s’arrêter là, on comprend tous que l’organisation sur du papier n’est tout simplement pas possible. Un moyen d’être organisé repose sur des compétences d’organisation, sur des démarches, des méthodes, il est évident que la liste des tâches ne peut traiter le détail des aspects privés (@repas, @courses, @ménage, @toilettes,…) et se doit d’être focalisé sur l’essentiel, un objectif à atteindre, un numéro de téléphone à ne pas oublier, etc…
Un intérêt des listes est celui de la “recette de cuisine”, on déroule un projet exactement comme pour la préparation des ingrédients d’un plat. Hélas, aucun outils informatique ne permet de récupérer la recette des autres, à croire qu’un projet ne peu se personnaliser. Rechercher par exemple des “templates” à “todogenius” ou autre, sur internet, contenant “X étapes” pour réaliser un site internet, “une démarche pour dérouler une journée d’apprentissage d’un langage”, ou encore “ce projet en 5 étapes”
Je veux dire que l’intérêt de consigner ses actions dans des listes passe par la réutilisation facile des verbes (et des recettes) qui permettent d’agir. Je ne veux pas perdre de temps à savoir comment faire ceci ou cela alors que des milliers d’experts l’on fait avant moi. J’imagine un menu “Templates” qui consigne des listes toutes faites pour réaliser quelque chose. Des listes qui se déroulent automatiquement dans mon agenda, qui sont déjà évaluées en temps, par exemple le template “changer 4 pneus de voitures” me prendra 1 heure ce matin, et la prochaine fois que j’ai à réaliser cette tâche, le système informatisé de ‘todolist’ se souviendra de cette expérience (oui, il faut seulement 40 minutes, tâche réalisée) et laisse ainsi 10 minutes pour “proposer des améliorations de ‘todolist’ par les templates” améliorant automatiquement au passage le critère “efficacité”, “productivité”, etc…
Salut Filtre >> Un moyen d’être organisé repose sur des compétences d’organisation, sur des démarches, des méthodes, … Je ne te le fais pas dire, mais en l’occurrence les ToDo Liste sont censées t’assister pour cela mais dans les faits ne proposent rien d’autre que de la “bête” gestion de liste qui s’avère au final peu utile… mais je n’y reviendrai plus car je trouve la seconde partie de ton discours bien plus intéressante.
En effet avec nous avons fait le même constat, nous allons d’ailleurs proposer (pas dans l’immédiat) la possibilité de dowloader des “packages de tâches” correspondant à des évènements comme : organiser un mariage, un anniversaire, … ou du coaching comme perdre du poids, … nous y avons pensé car dans ToDoGenius nous gérons les tâches poussés par ‘Le Génie’ en best effort: en gros on regarde la situation de l’utilisateur et si elle s’y prête on lui pousse une tâche du projet. Si l’utilisateur la réalise (exécution puis check mark) ToDoGenius lui en poussera une autre pour autant qu’elle soit adaptée à sa situation, sinon ToDoGenius attendra une situation plus propice pour le faire.
Cela montre que les recettes ne peuvent être correctement exécutées que si les conditions d’exécution des actions élémentaires sont réunies (temps disponible, lieu, ressources à disposition, créneau horaire, ….). Pour faire simple c’est bien d’avoir la recette (le savoir faire) mais il faut encore que les ingrédients soit présents.
Mais cela ne suffit toujours pas, il faut encore que les gestions de listes de tâches ne laisse pas l’utilisateur se dépatouiller avec les tâches rangées dans des listes, des sous-listes voire des sous-sous-listes qui ont été crées et sont inhérentes à l’organisation d’un projet. Car c’est là que le bas blesse, avec les gestionnaires de tâches classique on doit gérer le projet en mettant à jour les tâches, voire en les changeant de liste ou de sous-liste, …. En plus d’être chronophage, il faut se rappeler où sont ces taches pour les retrouver et évaluer celles qui peuvent être exécutées en fonction de sa situation de l’utilisateur : un mode manuel qui demande une revue complète des tâches du projet….
Alors moi j’en conclu que si j’ai la recette c’est pas pour autant que je suis en mesure de la mener au bout et qu’un outil de gestion de tâches en mode listes classique n’est pas encore au point pour les “templates” car il y a cette problématique de revue/mise à jour/exécution du projet à résoudre derrière.
PS : File moi (passe par Fred) ton adresse email sur itunes pour que je t’envoi (en cadeau) une version de ToDoGenius, ton avis « off the record » m’intéresse. Fred, si t’en veux une donne moi la tienne pas la même occase.
bob
Bjr M.ToDoGenius,
FeedBack (première impression) :
1) Page d’accueil du site, “Plug-in Quick Time Player” (c’est mal parti…)
-> Vous escomptez refaire le monde et le web ?
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2) Pas d’app. Android… (no comment)
-> US-Smartphone-Operating-System-Share
…
Audit) Plus de trois millions d’entreprises utilisent Google Apps, des milliers d’inscriptions chaque jour (Un marché ? / Des concurrents ??)
-> http://www.google.com/apps/…
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À bientôt (??)