Le courrier électronique, c’est évidemment génial pour rester en contact avec ses proches ou ses collaborateurs, mais tout n’est pas rose pour autant puisque cet outil maintient également l’internaute captif. Et nous sommes ainsi de plus en plus nombreux à passer notre vie sur notre Gmail, notre Yahoo Mail ou même sur notre Outlook.com. Le pire, évidemment, c’est lorsque l’envie nous prend de faire du ménage. Parce que là, il vaut mieux avoir quelques heures devant soi histoire d’avoir le temps de mener à bien l’opération. Bien heureusement, il existe des outils qui peuvent nous faire gagner beaucoup de temps et Mailstrom fait justement partie de ces dernier…
L’objectif de Mailstrom est assez clair puisque ce dernier n’a une seule vocation : nous permettre de faire facilement le ménage dans nos différentes boites mail. Comment ? Par l’entremise de plusieurs outils qui vont analyser nos différents comptes et qui vont ensuite nous permettre de lancer des traitements par lot. Le tout au travers d’une interface agréable, intuitive et facile à prendre en main.
La mise en place du dispositif
La première chose à savoir, au sujet de Mailstrom, c’est que ce dernier supporte la plupart des plateformes du marché. S’il est possible d’utiliser notre compte Gmail en activant l’identification en un clic, nous aurons également la possibilité de configurer n’importe quel compte disposant d’un accès en IMAP. Le mieux reste d’ailleurs à venir puisque le service nous permettra également de travailler simultanément sur plusieurs boites, sur plusieurs comptes, et vous aurez donc la possibilité de configurer toutes celles que vous utilisez au quotidien.
En revanche, lorsque vous ferez vos premiers pas sur le service, vous devrez impérativement vous montrer très patient. Car en effet, une fois nos comptes identifiés, Mailstrom va devoir rapatrier tout le contenu de nos boites. Et forcément, plus ces dernières auront de l’embonpoint et plus la procédure sera longue. Tenez, pour mon compte Gmail, par exemple qui pèse quelque chose comme 6 Go, il aura fallu attendre 24 heures. Notez cependant que l’import dépend aussi de l’état du service et plus précisément de la charge des serveurs. Je suis donc peut-être tombé au mauvais moment.
Ceci dit, une fois que les choses sont en place, elles le resteront et l’outil mettra automatiquement à jour vos différentes boites sans avoir à relancer de nouveau l’import de nos messages.
Le tableau de bord
Une fois l’import terminé, les choses sérieuses vont pouvoir commencer. Mailstrom va effectivement nous renvoyer sur notre tableau de bord, et donc sur la page à partir de laquelle nous allons pouvoir commencer à travailler sur nos comptes. Comment ? Tout simplement grâce aux critères d’affichage situés dans la barre latérale de gauche, des critères qui vont nous permettre de modifier l’affichage de nos messages en fonction de plusieurs variables :
- Sender – Expéditeur : Tous les messages seront triés en fonction de leur expéditeur et vous pourrez ainsi visualiser d’un seul coup d’oeil les personnes qui vous sollicitent le plus.
- Subject – Sujet : Tous les messages seront regroupés par conversations et vous pourrez alors visualiser les discussions les plus populaires, et donc celles qui vous accaparent le plus.
- Lists – Listes : L’un des modules les plus importants puisque vous trouverez ici la liste de toutes les newsletters qui tombent sur vos différents comptes. Si vous voulez commencer à faire le ménage dans vos boites, vous pourrez commencer par vous désinscrire de celles dont vous n’avez pas besoin.
- Time – Temps : Tous les messages seront regroupés en fonction de leur date d’envoi et vous pourrez ainsi afficher tous les messages reçus aujourd’hui, hier, cette semaine, la semaine dernière ou les mois d’avant. Très pratique pour archiver de vieilles conversations.
- Social – Social : Pas de grosse surprise ici puisque ce module va afficher la liste de tous les messages liés d’une manière ou d’une autre aux trois principaux réseaux sociaux du moment, à savoir Twitter, Facebook et Google+.
- Shopping – Courses (^^) : Même chose, c’est par l’intermédiaire de ce filtre que vous pourrez accéder à tous les courriers électroniques en lien avec des boutiques en ligne.
- Size – Taille : Si vous disposez d’un espace de stockage restreint sur vos comptes, alors ce critère devrait vous intéresser puisqu’il va afficher tous les courriers électroniques présents dans vos boites en fonction de leur taille, ou de leur poids. Idéal pour mettre la main sur les missives les plus gourmandes et donc, par extension, pour récupérer de l’espace sur ses comptes.
Juste en dessous de cette zone, on va également trouver une série de statistiques qui vont vous permettre de prendre un peu de recul sur vos boites. En ce qui me concerne, elles m’ont permis de constater que ce sont, en moyenne, 250 mails qui tombent chaque jour dans mon Gmail. Et quand on reporte ce chiffre à la semaine, au mois ou à l’année, il y a évidemment de quoi avoir le tournis.
Notez que l’on peut trouver sur la droite d’autres colonnes qui nous permettent soit d’afficher la liste des messages (ou des sous-critères), soit les messages eux-mêmes. Exactement comme pour n’importe quel service de messagerie, donc.
Les actions proposées
Si Mailstrom vous permet d’avoir un autre regard sur vos différents comptes de messagerie, le service n’en reste pas là et il va également vous permettre d’avoir recours à trois actions possibles, des actions qui auront bien évidemment des répercussions sur vos boites et qui doivent donc être utilisées avec la plus extrême prudence :
- Archive – Archiver : Permet d’envoyer toutes les conversations sélectionnées dans un dossier nommé “archives”. Ces dernières disparaîtront donc de votre boite de réception et cette action fonctionne finalement comme l’archivage qui est proposé par Gmail.
- Delete – Supprimer : Pas de grosse surprise ici puisque ce bouton va tout simplement vous permettre de… supprimer les conversations sélectionnées. Notez que si ces dernières disparaîtront de votre tableau de bord, elles le feront aussi de vos différents comptes.
- Move – Déplacer : Même chose, cette action n’a rien de miraculeuse puisqu’elle va tout bonnement vous permettre de déplacer les conversation sélectionnée vers le dossier de votre choix. Si vous utilisez Gmail, l’outil sera d’ailleurs capable de reconnaître vos libellés. Il y a mieux encore puisque le déplacement des messages peut se faire soit vers un dossier de votre boite, soit vers une autre boite. Libre à vous de créer un autre compte fictif sur lequel vous pourrez archiver certaines conversations, donc.
Les actions ne sont donc pas légion mais il faut tout-de-même souligner le fait que Mailstrom est actuellement disponible en version bêta et il est donc parfaitement possible que de nouvelles actions fassent prochainement leur entrée.
En conclusion
Est-ce que Mailstrom est un outil révolutionnaire ? Non, je ne pense pas et si vous avez déjà mis en place des procédures pour mettre un peu d’ordre dans vos comptes – on pensera notamment aux règles automatiques et aux filtres – alors le service ne devrait pas vous être plus utile que cela. En revanche, ce qui est intéressant, c’est que ce dernier permet d’avoir une autre vision de ses comptes. Si les actions sont relativement anecdotiques, il en va ainsi tout autrement des critères de filtre puisque ces derniers vous permettront de mettre le doigt en quelques secondes sur les conversations qui vous monopolisent le plus.
Et rien que pour ça, Mailstrom vaut le détour. Par contre, il faut avouer que l’idée même de faire transiter ses courriers électroniques par un serveur appartenant à une société dont on ne sait rien n’est pas particulièrement réjouissant. C’est d’ailleurs sans aucun doute le plus gros défaut du service.