Google Agenda est utilisé par des millions de personnes à travers le monde et il est d’ailleurs possible que vous ayez vous-même confié la gestion de vos plannings à la solution. Surtout si vous disposez d’un compte Gmail et si vous faites souvent appel aux services de Google.
Très complet, le service fourmille d’options et certaines d’entre elles peuvent améliorer grandement notre productivité.
Si vous avez l’impression de ne pas utiliser Google Agenda comme vous le devriez, alors voici justement 10 astuces pour aller plus loin avec l’outil.
Astuce #1 : Créez plusieurs calendriers pour mieux vous organiser
Google Agenda ne se limite pas à la gestion d’un seul calendrier. En réalité, la solution permet de créer autant d’agendas que vous le désirez et il est bien entendu recommandé d’user – et même d’abuser – de cette fonction pour mieux organiser votre vie et votre quotidien.
En ce qui me concerne, j’utilise régulièrement une demi-dizaine d’agendas différents : un pour l’entreprise, un autre pour mon quotidien perso, un autre encore pour la famille, un autre pour tout ce qui a trait à la maison ou encore aux filles.
C’est un bon moyen de compartimenter sa vie et, surtout, de se retrouver plus facilement dans les rendez-vous du quotidien.
Pour créer un nouveau calendrier, suivez simplement les étapes suivantes :
- Ouvrez Google Agenda
- Cliquez sur le “+” situé à côté de la rubrique intitulée “agendas”
- Allez chercher l’option “créer un agenda”
- Saisissez un nom, une description et un fuseau horaire
- Validez en cliquant sur “créer un agenda”
Astuce #2 : Consultez l’agenda de vos proches ou de vos collègues
Google Agenda propose de nombreuses fonctions collaboratives et l’une d’entre elles permet justement à une personne de partager son propre agenda avec un tiers.
Si vous travaillez en équipe, il peut donc être intéressant de demander à vos collègues de partager leur agenda avec vous, ou de leur envoyer directement une requête par le biais du service.
Cela fonctionne en effet dans les deux sens et il suffit donc :
- Ouvrez Google Agenda
- Portez votre attention sur la partie de gauche
- Saisissez l’adresse email de votre contact dans le champ dédié
- Sélectionnez son nom dans la liste
Si la personne a un agenda partagé publiquement, alors les événements associés à ce dernier apparaîtront sur votre propre calendrier. Sinon, le service vous permettra de lui envoyer une demande.
Astuce #3 : Trouvez un créneau commun pour vos rendez-vous
Cette fonction n’est valable que pour les personnes qui utilisent la fonction d’agendas partagés. Si ce n’est pas votre cas, alors vous ne pourrez pas l’utiliser convenablement.
Organiser un rendez-vous entre plusieurs personnes n’est pas toujours aisé. Google a donc eu l’idée de développer une fonction permettant de trouver un créneau commun entre plusieurs utilisateurs.
Pour en profiter, ce n’est pas compliqué :
- Ouvrez Google Agenda
- Créez un nouveau rendez-vous
- Invitez des convives en passant par le champ “ajouter des invités”
- Cliquez sur l’onglet “Rechercher une heure”
- Laissez-vous guider.
Astuce #4 : Ajoutez les agendas proposés par Google
Google a mis en place une vaste bibliothèque regroupant un nombre conséquent d’agendas thématiques.
Grâce à cette fonction, il est donc possible de garder un oeil sur les fêtes chrétiennes, les vacances scolaires ou même les rencontres sportives de son choix sans avoir besoin de tout saisir manuellement.
Pour en profiter, il n’est pas nécessaire d’aller chercher très loin :
- Ouvrez Google Agenda
- Cliquez sur le “+” situé à côté de la rubrique “Autres agendas”
- Cliquez sur “parcourir les agendas susceptibles de vous intéresser”
- Cochez la case de l’agenda qui vous intéresse.
Astuce #5 : Rendez certains rendez-vous privés
Google Agenda propose un éventail de fonctions qui nous permettent de garder la main sur nos rendez-vous et nos événements.
L’une d’elles permet justement de rendre certains rendez-vous privés, ce qui est évidemment très utile lorsqu’on a tendance à partager son calendrier avec des tiers.
Pour prendre la main sur cette option, vous n’avez qu’à :
- Ouvrez Google Agenda
- Allez sur l’événement concerné
- Éditez-le pour accéder à ses options avancées
- Descendez jusqu’à la ligne symbolisée par une petite valise
- Cliquez sur la seconde liste déroulante
- Choisissez l’option “privé”
Astuce #6 : Attachez une pièce jointe à un événement
Tout le monde ne le sait pas forcément, mais Google Agenda permet d’attacher une pièce jointe à un événement en quelques clics et en toute transparence. Ce qui peut bien entendu être très utile si vous avez un ordre du jour à faire passer à vos collègues, par exemple.
En revanche, la fonction n’est pas facile à trouver et il faut même se creuser un peu la tête pour la trouver.
Ou bien suivre les étapes suivantes :
- Ouvrez Google Agenda
- Créez un nouvel événement
- Ajoutez un titre, un lien ou même une alerte si besoin
- Cliquez sur le trombone situé au-dessus de la description
- Sélectionnez la pièce jointe et validez
Astuce #7 : Usez (et abusez) du glisser-déposer
Tout le monde ne le sait pas forcément, mais il n’est pas nécessaire d’éditer un rendez-vous pour modifier sa date ou son heure. Il est également possible d’utiliser un simple glisser/déposer pour réorganiser son calendrier.
Si cette méthode peut parfois manquer de précision, elle vous permettra tout de même de gagner un temps précieux au quotidien et lorsque vous devez composer avec un agenda assez chargé.
Astuce #8 : Activez le rapport quotidien par courriel
Google Agenda offre de nombreuses options en matière de notifications et l’une d’entre elles permet de configurer le service pour recevoir chaque jour un rapport complet de tous les rendez-vous à venir.
Si cette fonction ne devrait pas changer la vie de celles et ceux qui font épisodiquement appel au service, elle devrait être très utile à ceux qui ont l’habitude de jongler avec des agendas très chargés et qui ont besoin de prendre du recul sur les rendez-vous à venir.
Pour activer ce rapport, suivez simplement ces étapes :
- Ouvrez Google Agenda
- Cliquez sur la petite roue crantée en haut à droite
- Cliquez sur “Paramètres”
- Cliquez sur l’agenda de votre choix dans la colonne de gauche
- Cliquez sur le menu “notifications générales”
- À droite, cliquez sur la liste située à côté du “planning quotidien”
- Sélectionnez l’option “email” si ce n’est pas déjà fait.
Google Agenda vous enverra alors chaque matin à 5 heures un récapitulatif de tous les rendez-vous du jour.
Astuce #9 : Exportez votre calendrier
Pour une raison ou une autre, il est possible que vous éprouviez le besoin un beau matin d’exporter votre calendrier pour le récupérer, par exemple, dans une solution CRM ou même en faire une copie locale.
Et le plus beau, c’est que vous avez même le choix du format de sortie :
- Ouvrez Google Agenda
- Cliquez sur la petite roue crantée en haut à droite
- Cliquez sur “Paramètres”
- Cliquez sur votre agenda dans la zone de gauche
- Descendez jusqu’à la partie “Intégrer l’agenda”
Là, vous aurez le choix et vous pourrez soit générer un code embed pour intégrer votre agenda à une page web, soit récupérer le fichier iCal pour l’intégrer ensuite à n’importe quel autre logiciel.
Astuce #10 : Utilisez les raccourcis clavier
Google Agenda, comme tous les autres services de la firme, supporte plusieurs raccourcis clavier différents. Des raccourcis qui vous permettront d’être beaucoup plus efficace au quotidien pour gérer vos rendez-vous.
Si vous ne les connaissez pas encore, alors sachez qu’il suffit de vous rendre sur le service et de taper “?” sur votre clavier pour les voir s’afficher à l’écran.
Parmi les raccourcis les plus utiles, on peut citer :
- c : Créer un événement
- e : Modifier un événement
- Retour arrière ou Supprimer : Supprimer un événement
- CTRL ou CMD + Z : Annuler la dernière modif
- CTRL ou CMD + S : Sauvegarder l’événement
- p ou k : Afficher la période précédente
- n ou j : Afficher la période suivante