10 fonctionnalités de Gmail qui pourraient changer votre quotidien !
Créé en 2004 par Google, Gmail est un outil de communication électronique accessible à tous, car il est totalement gratuit. Il vous permet de réceptionner et d’envoyer d’e-mails un peu partout dans le monde. Son utilisation est très simple et sécurisée avec de multiples fonctions. Mais quelles sont ses multiples fonctions dont dispose Gmail. Dans cet article nous allons vous exposer les 10 fonctionnalités de Gmail que vous ne connaissez pas et qui vont changer votre quotidien.
Accès à Gmail sans internet
Gmail étant un outil de communication en ligne cela sous-entend qu’il faut une connexion internet pour y accéder afin de jouir de ses avantages. Toutefois, le hasard peut faire que vous vous trouvez dans un endroit où la connexion ne passe pas très bien ou pire que vous soyez totalement à court de forfait. Dans ce cas, normalement vous ne pouvez plus accéder à votre Gmail. Mais détrompez-vous, car il est possible d’y accéder sans avoir accès à internet.
La plateforme de Gmail dispose d’un mode hors-ligne qui permet de rechercher, de répondre et d’envoyer aussi des messages. Pour ce faire, il vous suffit d’aller dans l’onglet hors-ligne qui se trouve dans vos paramètres où vous aurez juste à activer le mode messagerie hors-ligne. Néanmoins, il faut que vous sachiez que seuls les utilisateurs de Chrome pourraient accéder à ce mode.
Détection de documents malveillants
L’une des fonctionnalités de Gmail est le partage de documents entre utilisateurs. Dans cette partie nous n’allons pas parler concrètement du partage de documents, mais plutôt de la fiabilité de ces documents qui sont partagés. En effet, il existe des documents douteux qui sont appelés documents malveillants ou encore malware documents. D’après les études effectuées par Google fort est de constaté que 58 % des malwares dont sont victimes les utilisateurs proviennent des documents malveillants.
C’est donc dans l’optique d’assurer la sécurité du compte de ses utilisateurs que Gmail a pu intégrer dans chaque compte la possibilité de détecter les documents malveillants grâce à l’intelligence artificielle. Ce qui peut être considéré comme une réussite, car une nouvelle étude a permis de sortir un taux de détection de 150 % des documents malveillants.
Planification de l’envoi d’un e-mail
Le quotidien de l’Homme ne se résume pas seulement à envoyer et recevoir des mails. Cela fait qu’on a du mal à répondre à temps à certains messages ou à envoyer des messages en urgence. C’est pour cela que cette fonctionnalité a été intégrée dans Gmail en permettant aux utilisateurs de planifier l’envoi d’un mail afin de se faciliter la tâche et de vaquer à d’autres occupations.
Cette fonction est donc très pratique à plusieurs catégories d’utilisateurs entre autres ceux qui sont beaucoup occupés sur d’autres tâches quotidiennes. Il y a aussi ceux qui ne désirent pas passer beaucoup de temps sur cette plateforme et enfin ceux qui ne sont pas trop habitués à se servir d’elle pour communiquer. Pour activer cette fonctionnalité, il y a un chemin à suivre. Après avoir saisir le message à envoyer, cliquer sur la flèche qui est à proximité du bouton envoyer. L’étape suivante consistera à cliquer sur le bouton programmé l’envoi. La dernière étape vous aurez à juste sélectionner l’heure et la date d’envoie et enfin valider.
Mettre en sourdine ou ignorer des e-mails
Dans votre répertoire il peut avoir des contacts dont vous n’aimeriez pas répondre aux messages. Mais hélas, cela pourrait être mal vu si vous bloquez ces personnes. Cette fonctionnalité est donc ce qu’il vous faut, car il vous permet d’ignorer ces messages sans que vous n’ayez à bloquer l’intéressé. Ainsi, grâce à cette fonctionnalité lorsque vous mettez le mail en question en sourdine, ce mail n’apparaitra ni dans votre inbox ni dans vos notifications.
Elle est donc très particulière, car vous pouvez l’activité pour des e-mails précis. L’une des particularités de cette fonctionnalité est qu’elle n’informe pas le propriétaire de l’e-mail que vous voulez mettre sur silencieux. Pour activer cette fonctionnalité, il faudra suivre deux petites étapes. Dans un premier temps, vous devez sélectionner la discussion en question. Dans un deuxième temps, cliquer sur les trois points se trouvant dans l’angle droit et sélectionner ignorer conversation.
Augmentation du temps de rappel d’un message de 5 à 30 secondes
Dans la précipitation ou en absence de concentration il peut arriver que vous envoyer un mail en vous trompant de destinataire. Prenons par exemple le cas où vous envoyer à votre belle-mère un mail intime qui était destiné à votre femme ou à votre mari. Vous convenez avec nous que cette situation serait très embarrassante. C’est donc pour éviter ce genre de situation que l’option rappel de message a été mise en place par les spécialistes de cette plateforme. Ainsi cette fonction vous permet d’annuler à temps un message que vous avez envoyé par erreur ou même un message incomplet.
Au début vous avez juste 5 secondes pour annuler un message envoyé par erreur. Mais le temps d’annulation a été augmenté de 30 secondes pour vous donner plus de marge de manœuvre. Et donc pour activer cette option il vous suffit d’augmenter le temps d’annulation d’un message envoyé en allant dans vos paramètres. Mais il ne faut surtout pas oublier d’enregistrer votre opération sinon la modification ne sera pas prise en compte. Ainsi pour annuler un message envoyer il faut suffira de cliquer sur annuler après qui apparaitra dans le l’angle droit après avoir envoyé votre message.
Créer des tâches à partir d’e-mails
Sur vos lieux de travail où à l’extérieur vous communiquez avec vos employeurs ou vos collègues par mail. Ainsi la majeure partie de vos tâches ou de vos instructions se retrouve dans vos mails. Ce qui fait que vos conversations personnelles et vos tâches se retrouvent entremêlées. Pour cela, il est donc essentiel de pouvoir distinguer plus tard les tâches de vos discussions personnelles afin de ne pas oublier de les exécuter dans les temps. Grâce à Gmail, vous avez donc la possibilité de créer des tâches à partir de vos mails sans complication.
La procédure étant simple nous allons donc vous guidez afin vous puissiez y arriver facilement. La première étape est d’identifier le message à transformer en tâche puis la sélectionner. L’étape suivante est de cliquer sur Ajouter aux tâches qui se trouvent au-dessus de Gmail dans la barre d’outils. Vous avez la possibilité de bien détailler votre tâche en lui ajoutant une date d’échéance à cette tâche ou de répéter cette dernière. Ce paramétrage est faisable dans la barre de tâche qui apparaitra à votre droite après avoir transformé votre mail en tâche.
Enregistrer les photos directement sur Google photo
Gmail ne permet pas seulement d’envoyer ou de recevoir de message. Elle a aussi la possibilité de jouer le rôle de sauvegarde. Cette fonctionnalité est malheureusement très peu connue. Mais en lisant cet article, vous avez le privilège de faire partie de l’infirme partie de ceux qui ont connaissance de cette option. Cette fonctionnalité vous permet ainsi de sauvegarder les images se trouvant dans vos mails facilement dans Google Photos. C’est donc une belle opportunité pour vous pour sauvegarder vos souvenirs entre famille ou entre ami ou des images très importantes.
L’exécution de cette fonctionnalité se fait en cliquant sur certains boutons que nous allons vous montrer. Au premier abord, à l’aide de votre curseur, placez-vous sur la photo puis cliquer sur l’icône Enregistrer dans photo. Après avoir enregistré, vous aurez en dessous de la photo une confirmation de l’enregistrement de cette dernière.
Utiliser des modèles pour les e-mails fréquents
Il existe des e-mails que vous avez l’habitude d’envoyer. Cela devient parfois fatigant et ennuyant pour vous d’avoir à envoyer la même chose plusieurs fois. Il existe un moyen plus facile pour économiser plus de temps si vous avez besoin d’envoyer encore le même e-mail. Il vous suffit de créer un modèle d’e-mail dont vous pouvez vous en servir à tout moment et l’adapter à chaque fois aux circonstances. Vous vous demandez alors comment créer ce modèle, et bien cela n’est pas du tout compliqué.
L’état préliminaire est d’activer la fonctionnalité. Pour ce faire, allez cliquer sur l’icône de l’engrenage dans l’angle droit et choisissez « Voir tous les paramètres ». Ensuite, il faudra allez dans l’onglet Avancé et coché Activer en regard de Modèles puis cliquez sur « Enregistrer les modifications » en bas de la page. C’est après cela que vous pouvez créer votre modèle. Pour créer un modèle, rédigez l’e-mail comme vous le feriez normalement. Avant de l’envoyer, sélectionner les trois points en bas à droite de l’e-mail pour afficher Plus d’options. Ensuite, allez dans Modèles > Enregistrer le brouillon comme modèle et choisissez « Enregistrer comme nouveau modèle ».
Gérer plus d’e-mails avec plusieurs boîtes de réception
Le tri et la visualisation des e-mails est propre à chaque utilisateur. Mais avec Gmail il existe une manière plus efficace de gérer ses mails avec plusieurs boîtes de réception. Grâce à cette option, vous avez la possibilité d’avoir accès simultanément à cinq boîtes de réception à part la boîte principale. De cette manière, vous avez toujours un œil sur les mails les plus importants pour vous et là plus de retard de réponse ou de message non vu.
Et comme la majorité des fonctions, il faut l’activer. Pour cette option, il existe deux manières de l’activer. La première méthode consiste à cliquer sur l’icône d’engrenage dans l’angle droit puis de défiler la barre latérale jusqu’à « Type de boîte de réception » et cochez « Plusieurs boîtes aux lettres ». Ensuite, sélectionnez « Personnaliser » pour personnaliser les sections. La deuxième méthode consiste à toujours utiliser l’icône d’engrenage pour sélectionner Afficher tous les paramètres puis parvenir à l’onglet Boîte de réception.
L’étape suivante consistera à sélectionner « Plusieurs boîtes aux lettres » dans la liste déroulante « Type de boîte de réception ». Ensuite dans la zone « Multiple Inbox Sections », configurez vos sections. Et pour finir, il faudra saisir un terme de recherche à gauche puis un nom de section à droite. Cliquez sur « Enregistrer les modifications » en bas.
