10 fonctions super pratiques à découvrir sur Gmail

On l’utilise quasiment tous les jours, pour envoyer et recevoir des e-mails, aussi bien professionnels que personnels. Depuis 2004 où elle a été lancée, Gmail est en effet devenue la plateforme de référence en matière d’envoi de courriers électroniques. Au fil des années, elle a connu plusieurs transformations, intégrant diverses fonctionnalités qui, bien que pratiques, sont ignorées par l’utilisateur lambda.

10_fonctions_gmail
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Parmi celles-ci on peut citer notamment le mode confidentiel, la fonction ‘nudge’, ou encore la planification d’envoi de mail. Dans le présent dossier, nous avons préparé pour vous une sélection de 10 fonctionnalités très pratiques pour les utilisateurs du service de messagerie de Google. Bien qu’elle ne puisse se targuer d’être exhaustive, nous avons essayé d’inclure les outils que nous estimons indispensables, aussi bien dans un cadre professionnel que personnel. 

Augmentation du temps de rappel d’un message de 5 à 30 secondes

Bien qu’on ne le souhaite pas, il peut arriver de se tromper de destinataire lors de l’envoi d’un message. Par exemple, imaginez que vous ayez envoyé un message destiné à votre femme ou mari à votre employeur. C’est une situation qui peut être embarrassante, selon le contenu du mail. Ayant pensé à cette éventualité, les développeurs de Google ont créé la fonction rappel d’e-mail. 

Initialement, cette fonctionnalité permettait à l’émetteur d’annuler l’envoi d’un message dans un intervalle de cinq secondes après qu’il ait été effectué. Plus tard, les développeurs ont donné la possibilité à l’utilisateur d’augmenter à un maximum de 30 secondes cet intervalle.

Pour activer cette fonctionnalité, il suffit d’aller dans vos paramètres, et d’augmenter le délai d’annulation d’envoi. Assurez-vous ensuite d’enregistrer vos modifications. Pour annuler un message envoyé, il faudra faire preuve de rapidité. Après envoi, cliquez sur le bouton annuler qui apparaîtra dans la petite boîte de dialogue qui s’affiche dans le coin droit de votre messagerie. 

Le mode confidentiel

S’il est pratique de pouvoir annuler l’envoi d’un message, on n’est pas à l’abri de l’oubli, surtout lorsque l’on a que 30 secondes pour se rétracter. Ici, le mode confidentiel peut s’avérer très pratique. Ce dernier permet de mettre un mot de passe et une date d’expiration sur un message spécifique. Ceci permet aussi de s’assurer que la personne qui ouvrira le message est la bonne. 

Comment utiliser cette fonctionnalité ? Facile. Composez votre message, et cliquez sur l’avant-dernier bouton (de la droite vers la gauche) situé sur la même ligne que le bouton ‘envoi’. Ce bouton a la forme d’un cadenas. Une fois que vous cliquez, définissez une date d’expiration et exigez un code secret si vous le désirez. Pour rappel, la personne à laquelle le message est adressée ne pourra ni le transférer, ni le copier, ni l’imprimer ou le télécharger. 

La fonction répétition ou ‘snooze’ des e-mails

Avez-vous reçu un mail important auquel vous ne pouvez pas répondre dans l’immédiat ? Pas de panique. Au risque d’oublier de répondre et de vous trouver dans une situation difficile, servez-vous de la fonction ‘snooze’ de Gmail. 

Cette fonctionnalité opère un peu comme le rapeltout du personnage un peu étourdi de la saga Harry Potter, Neville Londubat. Bien qu’ici il ne s’agisse pas de magie, mais de technologie, cette fonction, une fois activée, vous rappellera de répondre à un message spécifique à une date et une heure que vous aurez fixées préalablement.

La fonction ‘snooze’ ou mise en attente est très facile à activer. Sur ordinateur, ouvrez le message que désirez mettre en attente, cliquez sur le bouton en forme d’horloge dans la barre supérieure (celle où se trouve le bouton ‘supprimer’) et fixez la date et l’heure à laquelle vous voulez que votre message apparaisse en tête de votre messagerie. 

Mettre en sourdine ou ignorer des e-mails

Cette fonctionnalité est similaire au mode silencieux de votre téléphone, sauf que dans ce cas, il s’applique  à des mails spécifiques.  Cette option, qui est l’une des plus vieilles fonctionnalités de Gmail, vous permet de mettre en sourdine les mails encombrants que vous n’avez plus envie de voir (peut-être ceux d’une belle-mère ou d’un beau-père un peu trop ennuyeux), sans que l’auteur du message soit informé.

Vous ne recevrez donc aucune notification de ce fil de messages et il n’apparaîtra plus dans votre ‘inbox’. Mettre une conversation en sourdine nous évite d’avoir à bloquer l’émetteur. Pour l’utiliser sur mobile, il faut simplement sélectionner le message cible, cliquer sur les trois points situés dans le coin droit de votre écran et choisir “ignorer la conversation”. Pour annuler cette action, recherchez ‘ignoré’ dans la barre de recherche de votre mail, ouvrez le message ignoré et retirez simplement le label ‘ignoré’ du message. 

La fonction ‘Nudge’ ou rappel

Lancée en 2018, cette fonctionnalité a beaucoup en commun avec l’option ‘snooze’ que nous avions précédemment abordée. Elle vous permet d’appliquer une action sur un message important que vous auriez pu rater. Toutefois, le ‘nudge’ diffère légèrement du ‘snooze’. 

Alors qu’avec le snooze, vous devez vous-même activé la fonction pour agir sur un mail à une date ultérieure (que vous aurez choisie), le ‘nudge’ se sert de l’intelligence artificielle pour filtrer les messages importants auxquels vous n’avez pas répondus ou que vous avez envoyés, mais n’avez pas eu de réponse. Le message concerné revient à la tête de votre fil de messages avec une notification vous proposant de répondre ou de relancer votre destinataire.

Très utile, surtout quand on croule sous une mer de messages. Par contre, si vous estimez être assez organisé et que vous pouvez vous passer de cet outil, vous pouvez facilement le désactiver dans vos paramètres.

Envoi de pièces jointes lourdes ou volumineuses via Google Drive

Si vous avez déjà essayé d’envoyer un fichier excédant 25 Mo via Gmail, vous avez certainement dû vous rendre compte que cela n’était pas possible. En effet, c’est la taille maximale permise par défaut sur la plateforme. Néanmoins, il y a un moyen d’envoyer des fichiers dépassant cette taille et pesant jusqu’à 10 Go. 

Comment ? Il faut tout simplement uploader le fichier sur Google Drive et ensuite l’attacher depuis sa boîte d’envoi. Il suffit de cliquer sur l’icône Google Drive disponible parmi les options d’envoi et de sélectionner le (les) fichier(s) concerné(s). C’est une option facile à utiliser, mais que beaucoup ignorent et se retrouvent dans l’obligation de passer par des plateformes de transfert.  

Accès à Gmail sans internet

Il peut arriver par un malheureux hasard que vous vous trouviez à court d’internet ou d’être dans une zone où vous avez du mal à capter le signal – une situation des plus fâcheuses, surtout si vous devez répondre de toute urgence à un mail. 

Heureusement, même si certains n’en sont pas conscients, il est possible d’utiliser Gmail en mode hors-ligne. Vous pouvez non seulement lire et répondre à vos messages sans connexion internet, mais également effectuer des recherches dans votre messagerie. Pour ce faire, allez dans vos paramètres, sous l’onglet hors-ligne vous pouvez activer la messagerie hors-ligne. Il faut préciser toutefois que cette fonctionnalité n’est actuellement accessible qu’aux utilisateurs Chrome.

Planification de l’envoi d’un e-mail

Saviez-vous qu’il est possible de programmer l’envoi d’un message sur Gmail ? C’est une fonctionnalité très pratique pour ceux qui n’ont pas forcément le temps ni l’habitude de répondre à leurs messages spontanément. Ou encore pour ceux qui désirent limiter leur temps d’utilisation de la plateforme. 

Comment s’y prendre ? D’abord il faut rédiger le ou les messages à envoyer. Une fois ceci fait, cliquez sur la petite flèche située à côté du bouton ‘envoyer’. Appuyez sur le bouton ‘programmer l’envoi’ qui apparaît et choisissez la date et l’heure de l’envoi puis validez. 

La détection de documents malveillants

Fin 2019, Google a développé un nouveau scanner intégrant le deep learning. Cet outil a permis au géant de la Silicon Valley de mieux protéger ses utilisateurs Gmail contre les documents malveillants ou ‘malware documents’. 

Dans un contexte où les documents malveillants représentent, selon Google, 58% des malwares ciblant les utilisateurs, la firme a réussi grâce à l’intelligence artificielle à accroître son taux de détection de ces documents de 150%. Il est important de souligner que l’utilisateur ne peut pas décider d’activer ou de désactiver cette fonction. Elle est directement intégrée à la plateforme.

La fonctionnalité avance auto

Vous trouvez que votre messagerie est trop encombrée et désirez faire un peu de place ? Le hic est que lorsqu’on supprime un fil de messages, Gmail nous renvoie à chaque fois à la page d’accueil de votre mail. Pour pallier ce problème, la fonction avance auto est idéale. Cette fonction vous permet d’afficher la conversation suivant ou précédant celle que vous venez d’archiver, de supprimer ou d’ignorer.

Pour l’activer, allez dans vos paramètres avancés et cochez simplement la case ‘activer’ sous la section avance auto. Simple et efficace. Vous voilà à présent mieux informé concernant certaines options que Gmail a à vous offrir. Bien qu’il en existe plusieurs autres, nous espérons que cette liste vous sera utile et vous permettra de gagner aussi bien en productivité qu’en efficacité.

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