Google est le géant incontesté de la recherche sur Internet, c’est donc tout naturellement qu’on s’attend à ce que l’outil de recherche intégré à Gmail soit lui aussi très puissant. Eh bien c’est le cas ! Mais il n’y a rien de spécial dans la recherche d’emails sur Gmail… me direz-vous.
En fait ça c’est parce que vous ignorez sans doute l’existence de nombreuses fonctionnalités géniales que Google a ajoutées à la fonction de recherche de sa messagerie pour vous permettre de trouver plus facilement ce que vous cherchez.
Nous avons sélectionné ici pour vous 11 des meilleures astuces de recherche de Gmail avec quelques explications pour en tirer le meilleur parti.
Utiliser des parenthèses pour filtrer les résultats de recherche
Si par exemple vous avez échangé 200 messages à propos de la France avec d’autres personnes et que ceux que vous souhaitez consulter concernent la ville de Lyon, Gmail vous permet de taper dans le champ de recherche « France (Lyon) » pour vous débarrasser de tous les autres messages qui ne concernent pas Lyon.
Cela marche également pour plusieurs villes à la fois. Si vous voulez par exemple voir les messages qui concernent Lyon et Paris, il vous suffira de taper « France (Lyon et Paris) » pour filtrer votre recherche. On a pris l’exemple des pays et des villes ici, mais l’astuce marche aussi avec n’importe quoi : des personnes, des documents, des appareils, etc.
Utiliser le menu déroulant pour afficher les options de recherche
Dans la nouvelle version de Gmail, il y a une flèche au bout du champ de recherche qui vous permet d’accéder à un menu déroulant où se trouvent des options de recherche.
Là vous pouvez affiner votre recherche en précisant par exemple des mots particuliers que contiennent les emails que vous recherchez, des mots à exclure, ou encore choisir la plage de dates.
Dans l’ancienne version, il faut cliquer sur le lien « Afficher les options de recherche » pour accéder à ce menu.
Rechercher des messages dans un intervalle de temps donné
Pour ce faire, il vous suffit de saisir dans le champ de recherche de Gmail la requête suivante : « after:heure Poxix before:heure Poxix ». Vous pouvez par exemple filtrer les courriels reçus entre le 10 janvier 2019 à 9h09 et le 20 janvier 2019 à 18h30.
Pour ce faire, il vous faut d’abord convertir la date et l’heure en heure Posix (nombre de secondes écoulées depuis le 1er janvier 1970 00:00:00 UTC jusqu’à l’événement à dater). Puis placez ces horodatages entre les opérateurs de recherche «after:» et «before:».
Pour l’exemple mentionné ci-dessus, l’heure Posix du 10 janvier 2019 à 9h09 est 1547111340 et celle du 20 janvier 2019 à 18h30 est 1548009000. Avec cette requête, Gmail vous donne une liste de tous les e-mails reçus pendant la période sélectionnée.
Organiser les mails non étiquetés
Pour ceux qui aiment que leur boîte de réception soit bien organisée, Gmail offre la possibilité d’étiqueter et de classer par catégorie un ensemble d’e-mails. L’avantage d’avoir une boîte de réception organisée est que cela vous permet d’utiliser des requêtes de recherche plus avancées pour filtrer rapidement vos messages importants.
Et si vous avez oublié d’étiqueter certains courriels, vous pouvez utiliser la requête « has:nouserlabels » qui vous permet d’afficher tous les messages non étiquetés. Il vous suffira ensuite d’attribuer les étiquettes appropriées à ceux que vous trouvez importants.
Pour créer de nouvelles étiquettes ou modifier les étiquettes existantes dans Gmail, il vous suffit de cliquer sur l’icône des Paramètres dans le coin supérieur droit de l’interface utilisateur, d’accéder au menu Paramètres puis de cliquer sur « Libellés ».
Trouver rapidement les pièces jointes
Si vous voulez voir un message comportant une pièce jointe importante, disons qui vous a été envoyé par Paul, il vous suffit de saisir la requête suivante dans la recherche de Gmail : « from:Paul has:attachment ».
Trouver une pièce jointe avec le nom et le type de fichier
Il est également facile de trouver une pièce jointe spécifique parmi les nombreux messages de votre boîte en tapant la requête : « filename:facture.pdf ou .doc, .ppt, .xls ».
Ici il vous suffit de saisir le nom du fichier et son extension dans la requête pour obtenir des résultats exacts. Et si vous combinez cela avec le nom de l’expéditeur, les résultats ne seront que plus spécifiques.
Rechercher des vidéos YouTube
Bien entendu vous n’allez pas utiliser Gmail pour regarder des vidéos YouTube, mais il existe une astuce qui vous permet de retrouver des liens de vidéos YouTube intéressantes que vos contacts ont peut-être partagées avec vous. Pour ce faire, entrez dans le champ de recherche de Gmail la requête : « has:youtube ».
Là encore vous pouvez combiner avec une requête de l’expéditeur « from:MonPote@gmail.com » ou utiliser un modificateur de date « before:(date) » pour obtenir des résultats plus précis.
Voir toutes les photos
Vous n’avez pas besoin de consulter vos emails un par un pour voir s’ils ont une image attachée. Gmail vous permet de gagner du temps en tapant la requête « filename:jpg » où vous pouvez remplacer le jpg par jpeg, png ou gif. Une fois de plus, vous pouvez obtenir des résultats plus spécifiques en combinant cette requête avec d’autres comme « older_than:2d », « has:yellow-star » ou « has:userlabels », pour n’en citer que quelques-uns.
Se désabonner de plusieurs newsletters à la fois
Si vous en avez marre de recevoir sans cesse des messages promotionnels de sites sur lesquels vous ne savez même pas quand vous vous êtes inscrit, Gmail a une solution très pratique pour vous permettre de vous désabonner de tous ces sites facilement.
Il vous suffit pour cela d’utiliser la requête « label:^unsub » dans le champ de recherche, et vous verrez tous les messages qui contiennent un lien de désinscription. Il ne vous restera plus qu’à sélectionner ceux qui sont vraiment importants à vos yeux et à vous désabonner du reste.
Supprimer l’espace utilisé inutilement
Gmail offre seulement 15 Go d’espace de stockage gratuit à chaque utilisateur, au-delà de cette limite, il vous faudra payer un abonnement pour avoir de l’espace supplémentaire.
Alors pour éviter que votre messagerie ne soit saturée par des messages inutiles contenant des pièces jointes volumineuses, Google vous permet de faire la requête « has:attachment larger_than:10mb » qui vous permet de filtrer ces messages volumineux. Bien entendu vous pouvez modifier le chiffre du mégabit à votre guise.
Trouver des emails importants non lus
Gmail a la capacité de comprendre ce qui est important pour vous en fonction des e-mails que vous ouvrez et auxquels vous répondez.
Sur la base de ce modèle, il attribue automatiquement la balise « Important » avec une flèche jaune juste à côté du nom de l’expéditeur. Il peut arriver cependant, parce que vous avez reçu trop de mails en même temps par exemple, que vos e-mails importants se retrouvent enfouis sous d’autres, moins importants, et passent inaperçus.
Pour ne pas rater ces courriels qui peuvent être vitaux pour vous, Gmail vous permet de taper dans son champ de recherche la requête : « is:important is:unread ». Cette formule magique vous permet d’afficher instantanément tous vos messages importants non-lus !
Google dispose d’un tableau complet de requêtes de recherche que vous pouvez utiliser pour vous aider à trouver exactement ce que vous voulez. Ce tableau est disponible ici.