Google Docs : 13 astuces ou fonctions à connaître impérativement

L’application Docs de Google est sans doute l’une des meilleures solutions de traitement de texte qu’on puisse trouver sur le marché actuellement.

Elle est réactive, intégrée dans le Cloud et dotée de fonctionnalités très avancées. Mais un outil aussi puissant peut parfois être difficile à prendre en main. Raison pour laquelle nous avons sélectionné ici et pour vous 13 astuces ou fonctions qui vont vous permettre d’utiliser Google Docs de manière optimale.

MONTREAL, CANADA – MAY 23, 2016 : Google docs application. Google Docs is a free Web-based application in which documents and spreadsheets can be created

Créer ou supprimer un en-tête

Les en-têtes et les pieds de page revêtent toute leur importance lorsque vous créez un Google Doc comportant plusieurs pages. Dans l’en-tête vous pouvez mettre le titre du document ou le numéro de chaque page par exemple.

Pour créer un en-tête

Pour créer un en-tête dans Google Docs, il vous suffit de double-cliquer tout en haut de l’une des pages du document que vous êtes en train de créer. Un champ s’ouvrira où vous pourrez saisir le texte de votre en-tête. L’autre méthode est de cliquer sur le menu « Insertion » dans la barre d’outils de navigation en haut, puis de choisir « En-tête et numéro de page » pour accéder à un menu déroulant qui vous permet de choisir le type d’en-tête que vous voulez ajouter. Vous créerez ainsi un en-tête (ou un pied de page) qui apparaîtra sur chacune des pages de votre document Google Docs.

Pour supprimer un en-tête

Rien de plus simple, il vous suffit de repartir dans “le champ en-tête”, comme on vient de le voir, et de supprimer ce qui s’y trouve. Ensuite vous n’avez qu’à cliquer en dehors du champ de saisi pour revenir dans le corps du document.

Modifier la taille de l’en-tête

Si vous souhaitez réduire la taille de l’en-tête d’un Google Doc et utiliser l’espace pour avoir plus de place pour le corps de votre document, il vous suffit de modifier les marges de la page. Pour ce faire, cliquez sur « Fichier » dans la barre de navigation supérieure, puis sur « Configuration de la page ». À partir de là vous pourrez soit choisir un « Format de papier » prédéfini, soit réduire les marges de la page à un format personnalisé. Vous pourrez ainsi ajuster à votre guise l’épaisseur de l’en-tête à votre document.

Ajouter des polices

Google Docs vous propose dans la barre d’outils supérieure un certain nombre de polices de caractères que vous pouvez utiliser pour rédiger votre texte. Mais il existe des dizaines d’autres polices que vous pouvez utiliser en plus de celles affichées dans le menu déroulant.

Pour ajouter des polices Google Doc supplémentaires, il vous suffit d’ouvrir votre document et de cliquer sur la flèche à côté de « Arial ».

Dans le menu déroulant qui apparaît, cliquez sur le bouton « Autres polices » qui se trouve tout en haut. Cela ouvrira une fenêtre de polices supplémentaires où vous pourrez cocher les polices que vous souhaitez ajouter à votre liste de polices de départ. Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton « Ok » en bas. Dans cette fenêtre se trouvent également en haut des options de filtrage qui vous permettent de cibler plus facilement le type de police que vous recherchez.

Une fois que vous avez terminé, vous verrez que vos nouvelles polices s’affichent directement dans le menu déroulant des polices dans la barre d’outils de votre page.

Trouver et remplacer des occurrences

Vous est-il déjà arrivé de vouloir localiser et remplacer plusieurs occurrences d’une erreur dans un document texte ?

Eh bien Google a ajouté une astuce qui vous permet de le faire dans Docs. C’est exactement comme la fonction “Rechercher et remplacer” de Microsoft Word. Pour commencer, cliquer sur le bouton « Edition » tout en haut, puis sur sélectionnez « Rechercher et remplacer » en bas du menu déroulant. Si vous aimez les raccourcis clavier, vous pouvez faire la même chose en tapant Ctrl + F sur un clavier Windows, ou Commande + F sur un clavier Apple, puis il vous suffit de cliquer sur l’icône «  » dans la zone qui apparaît en haut à droite de votre Google Doc.

Tous les deux procédés vous permettront d’accéder à une fenêtre où vous pourrez saisir le texte que vous souhaitez rechercher et remplacer par du texte corrigé. Si l’erreur apparaît plus d’une fois, cliquez sur « Remplacer tout » et le tour est joué !

Éditer une image

Si vous avez oublié de modifier une image avant de l’insérer dans votre Google Doc, n’ayez crainte, vous pouvez toujours l’éditer dans votre document. Pour cela il suffit de cliquer sur l’image dans votre document et la barre d’outils en haut changera automatiquement pour afficher tous les outils dont vous pouvez vous servir pour éditer votre image.

Écrire sur l’image, le recadrer, ajouter des bordures… les possibilités sont nombreuses. Nous avons choisi deux exemples d’astuces d’édition d’images pour vous : l’ajout d’une bordure et le recadrage. Et si jamais vous souhaitez revenir sur une modification, il vous suffit de sélectionner l’image et de cliquer sur les flèches « Annuler » « Rétablir » à l’extrémité gauche de votre barre d’outils.

Ajouter des bordures

Pour ajouter une bordure colorée ou noire à une image, commencez par sélectionner l’image puis cliquez sur l’icône de couleur dans la barre d’outils (qui ressemble à un crayon). Sélectionnez la couleur que vous voulez pour vos bordures et elles apparaîtront autour de l’image comme par magie !

Pour enregistrer, il suffit de cliquer hors de l’image, ou de taper sur la touche “Entrée” de votre clavier.

Recadrer l’image

Sélectionnez l’image dans votre Google Doc et cliquez sur l’icône de recadrage dans la barre d’outils, qui se trouve un peu vers la droite. Il suffit ensuite de maintenir les angles de l’image et de faire glisser jusqu’à obtenir le recadrage parfait. Pour enregistrer, cliquez une fois de plus en dehors de l’image, ou tapez simplement la touche “Entrée” de votre clavier.

Saisie vocale de texte

Si vous utilisez Google Chrome comme navigateur et que vous avez un microphone connecté à votre appareil, alors vous pouvez utiliser votre voix pour saisir du texte dans Google Docs.

Pour indiquer un signe de ponctuation, il vous suffira de dire le nom de cette ponctuation à haute voix, comme par exemple : “virgule”, ou “point”, ou encore “point d’exclamation”. Idem si vous voulez revenir à la ligne ou commencer un nouveau paragraphe, il suffit de dire à haute voix “à la ligne” ou “nouveau paragraphe”.

Pour tenter la saisie vocale dans Google Docs, ouvrez votre document et cliquez sur le menu « Outils » dans la barre supérieure. Choisissez « Saisie vocale… » dans le menu déroulant et un microphone apparaîtra à gauche de votre document. Une fois que vous êtes prêt à dicter votre texte, cliquez sur le microphone ou appuyez sur les touches Ctrl + Maj + S (sur un PC) ou Cmd + Maj + S (sur un Mac) pour commencer l’enregistrement.

La fonction de saisie vocale de Google Docs ne fonctionne en général que sur les ordinateurs, mais certains smartphones peuvent aussi en profiter.

Le mode Suggestion

Supposons que vous partagiez un document Google Docs avec un collègue de travail et que vous vouliez suggérer des modifications, sans modifier directement le document.

C’est là que le mode “Suggestion” de Google Docs entre en jeu. Vous l’aurez compris, cette fonctionnalité fonctionne comme les Commentaires dans Microsoft Word. Pour commencer, quittez le mode “Edition” pour passer au mode “Suggestion” en cliquant sur l’icône en forme de crayon en haut à droite d’un document ouvert, puis choisissez « Suggestion ».

Dès lors, tout ce que vous ajouterez, supprimerez ou modifierez apparaîtra sous forme de marques colorées dans le document, avec des détails à droite comme votre nom et le moment où la modification a été effectuée.

Les modèles

Pourquoi vous fatiguer à créer un document à partir de zéro quand vous pouvez utiliser un modèle existant ? Que vous utilisiez Google Docs pour concevoir une brochure, formaliser des notes de réunion, rédiger une lettre professionnelle, rédiger une proposition de projet ou rédiger votre CV, vous pouvez parier qu’il existe déjà un modèle pour cela.

En fait, Google a créé des modèles pour presque tous les besoins de votre entreprise. En plus vous avez plusieurs modèles au choix pour chaque catégorie. Tous ces templates sont disponibles en haut de votre page d’accueil Google Docs. Vous pouvez cliquer sur « Galerie de modèles » en haut à droite pour voir tous les modèles proposés.

Le dictionnaire

Si vous écrivez un texte dans Google Docs et que vous avez un doute sur le sens d’un mot, ou si vous voulez avoir le synonyme d’un mot, au lieu d’ouvrir une nouvelle fenêtre du navigateur, vous avez la possibilité de rechercher la définition de ce mot ou un synonyme directement dans Docs.

Il vous suffit pour cela de sélectionner le mot, de faire un clic droit dessus, et de choisir « Définir ». Le logiciel va se charger de chercher le mot sur Internet et sa définition apparaîtra dans la partie droite de votre écran.

Ajouter une signature électronique

Pour ajouter une touche personnelle à votre document, quoi de mieux que d’apposer votre signature. Justement, Google Docs vous permet de le faire directement depuis votre éditeur.

Pour cela il suffit d’aller dans l’onglet « Insertion », puis « Dessin », et dans le menu déroulant choisissez « + Nouveau ». Une fenêtre s’ouvrira et là vous pourrez dérouler les options de l’outil  « Trait » (à droite de la Flèche) et sélectionner « Dessin à main levée ». Il ne vous restera plus qu’à signer et le tour est joué.

Avec cette fonctionnalité, plus besoin de perdre le temps à imprimer votre document, le signer, et le numériser à nouveau.

Supprimer la mise en forme

Si vous avez déjà copié et collé du texte dans Google Docs depuis un autre emplacement, vous avez sans doute été confronté à des problèmes de formatage. Cela peut également arriver pour un tas d’autres raisons.

Quoi qu’il en soit, vous n’avez pas besoin de perdre du temps à éditer manuellement ce texte pour l’adapter à votre mise en forme. Vous pouvez corriger le problème plus simplement dans Docs en sélectionnant le texte incriminé, puis en allant dans « Format » et en sélectionnant « Supprimer la mise en forme ». Cela formatera le texte sélectionné pour qu’il ressemble au reste de votre document.

Les notes de bas de page

Il est simple et rapide d’ajouter des notes de bas de page dans vos documents Google Docs, mais peu de gens le savent.

Pour ajouter une note de bas de page, il suffit de placer le curseur à l’endroit où vous souhaitez que la note apparaisse, puis de sélectionner « Insertion » et « Note de bas de page » dans le menu déroulant. Il ne vous reste plus qu’à saisir ce que vous voulez comme note et à cliquer sur le document pour l’enregistrer.

Utiliser Google Docs sans internet

Google Docs propose un mode hors connexion grâce auquel vous pouvez utiliser votre éditeur même sans Internet.

Une fois que vous aurez à nouveau accès à Internet, Docs se chargera de synchroniser et de mettre à jour automatiquement vos fichiers. Pour accéder à cette fonction, allez sur la page d’accueil de Google Docs, puis cliquez sur l’icône représentant trois lignes horizontales dans le coin supérieur gauche de votre écran.

Dans le menu déroulant, choisissez « Paramètres », puis activez le mode « Hors connexion ».

Désactiver les notifications

Vous ne voulez plus recevoir les notifications de Google Docs ? Rien de plus simple à faire, cliquez sur l’icône « Ouvrir l’historique des commentaires » en haut à droite de votre écran (l’icône est représentée par trois traits dans une bulle).

Ensuite, sélectionnez « Notifications » et cochez « Désactivées ». Voilà, plus de notifications !

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