20 fonctions super pratiques à découvrir sur Microsoft teams

La technologie a révolutionné le format des réunions depuis quelques années. La présence physique n’est plus un impératif pour discuter entre partenaires ou collaborateurs. Depuis 2016, le géant de l’informatique, Microsoft, a mis sur le marché une solution de réunion virtuelle et de gestion interactive des équipes. Il s’agit de Microsoft Teams qui a fait grimper le concept de la visio-conférence à un niveau supérieur.

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Microsoft Teams

Disponible sur tous les supports y compris les smartphones, l’application fait la différence sur le plan ergonomique. Voici 20 fonctionnalités de Microsoft Teams qu’il convient de découvrir.

1— L’enregistrement

Une réunion sur Microsoft Teams peut être enregistrée dans son intégralité. Tous les éléments de la conférence y compris les voix, les vidéos et les écrans partagés sont séquencés dans une vidéo. L’application fait une sauvegarde complète des discussions sur le cloud et elle peut être facilement téléchargée. L’enregistrement peut servir de recours aux personnes absentes qui n’auront plus besoin d’un débriefing supplémentaire.

Même les participants y trouveront un intérêt en replongeant dans la réunion en guise de rappel ou pour mieux comprendre les parties floues. Cliquez sur le menu en trois points (…) puis sur « Démarrer » pour lancer l’enregistrement. Après la réunion, le lien pour accéder au fichier sera disponible dans le flux de la conversation.

2— La transcription audio

Toutes les prises de paroles et les moindres idées émises oralement peuvent être converties en écrits. C’est beaucoup plus pratique pour établir des comptes rendus, des procès-verbaux ou garder des traces écrites. Cette fonctionnalité est uniquement valable pour l’anglais à ce jour. Pour récupérer le contenu d’une réunion en texte, il est nécessaire d’activer la transcription avant son démarrage. Une fois les discussions terminées, vous pourrez procéder au téléchargement. Après la réunion, le fichier texte sera disponible en format docx ou vtt.

3— Les sondages

Outre les conférences et les discussions, vous pouvez interagir avec vos collaborateurs d’une manière encore plus précise. Depuis l’arrivée de Microsoft Teams, vous avez la possibilité de lancer un sondage. Il vous suffira de définir les questions et de récolter ensuite les réponses. Vous pourrez ainsi faire participer les autres à une prise de décision ou l’utiliser à des fins de marketing. Vous avez le choix entre garder les résultats anonymes ou les partager.

Pour y arriver, cliquez sur l’icône en diagramme sous la fenêtre de messagerie. Personnalisez les réglages ensuite en fonction de vos données puis enregistrez. Vous pouvez toutefois installer l’application Forms de Microsoft puis y accéder depuis Teams pour plus de praticité.

4— L’arrière-plan

C’est une fonctionnalité qui permet à l’utilisateur de se sentir à son aise. L’environnement de travail peut être personnalisé à votre guise. Il existe bien évidemment un fond par défaut pour les réunions, mais opter pour un autre est également possible. Vous pouvez soit flouter l’arrière-plan, le changer avec des images prédéfinies dans l’application ou en choisir d’autres dans votre galerie de photos. Cliquez sur « ’Rejoindre une réunion »’ puis sur le menu en trois points (…). Cliquez sur l’option « ’Flouter mon écran »’ si c’est ce que vous souhaitez. Pour ajouter une nouvelle image, cliquez sur « Ajouter Nouveau » puis sélectionnez une image depuis le gestionnaire de fichiers de votre ordinateur.

5— Le mode ne pas déranger et l’accès prioritaire

Si vous avez d’autres tâches plus urgentes à faire, vous pouvez mettre en sourdine Microsoft Teams pour un moment. Il est possible que vous soyez dérangés par des notifications pendant qu’une autre tâche demande toute votre attention. C’est vous qui choisissez le temps que la pause prendra. Mais si certaines conversations vous sont toutefois nécessaires, vous pouvez leur définir un accès prioritaire dans le menu « Confidentialité ». Ainsi, vous recevrez uniquement les notifications et les messages venant de ladite conversation.

Dans la fenêtre de gestion de votre compte, cliquez sur l’option « Disponible » qui est celle par défaut. Cliquez sur « Ne Pas Déranger » dans la liste des autres options. Faites ensuite le choix la durée de votre pause.

6— Les notifications d’urgence

Si vous désirez que votre message soit pris en compte dans l’immédiat, Microsoft Teams intègre des méthodes très efficaces. Vous pouvez envoyer des messages avec la mention Important pour que le destinataire le remarque rapidement. Cette première option reste moins radicale que la seconde. Concernant, la mention Urgent qui envoie des rappels réguliers à une fréquence de 2 minutes au destinataire pendant 20 minutes.

Ainsi, dans la fenêtre de message, repérez l’icône en forme de point d’exclamation puis cliquez dessus. Choisissez ensuite entre l’option « Important » ou « Urgent » puis envoyez votre message.

7— Le bloc-notes

Quand vous utilisez Microsoft Teams, vous n’avez plus aucune excuse pour l’oubli. Vous avez évidemment la possibilité d’ouvrir dans une petite fenêtre un bloc-notes. Vous pouvez y noter les grandes lignes d’une réunion ou relever des questions importantes pour étayer l’échange. Les notes seront à la fin disponibles dans la section chat uniquement pour vous.

Cliquez sur le menu en trois points (…) puis sur « Plus d’options ». Sélectionnez « Commencez à prendre des notes de réunion ». À vous maintenant de saisir ce que vous voulez noter.

8— Le tableau blanc

Vous pouvez utiliser un tableau blanc collaboratif depuis Microsoft Teams. Présentez en synchronisation avec les autres participants vos représentations et vos idées. Les outils d’écriture comme les stylos et les gommes sont disponibles pour faciliter les prises de notes.

Cliquez sur l’option « Partager du contenu » puis sélectionnez « Microsoft Whiteboard ».

9— L’invitation inclusive

Vous pouvez aussi inviter des collaborateurs externes à participer à une réunion d’équipe. Tenez des réunions conjointes en quelques clics avec des partenaires sans menacer l’équilibre du groupe. L’invité peut avoir certaines prérogatives réservées autres participants comme la prise de parole ou le partage de fichiers. Ce sera aussi à l’organisateur de choisir s’il faut garder les traces de la participation extérieure ou non.

Pour accéder à cette fonction, cliquez sur l’icône Teams pour accéder à la liste initiale de l’équipe. Cliquez ensuite sur « Autres options » puis « Ajouter des membres ». Faites une recherche de l’invité sur la base de son adresse électronique. Complétez les détails puis cliquez sur « ’Ajouter »’.

10— L’attribution de rôles

Microsoft Teams vous donne la possibilité d’organiser une équipe même à distance. Pour plus d’ordre, les rôles se déclinent en trois catégories. Les organisateurs et les modérateurs ont les pleins pouvoirs pour modifier les détails d’une réunion alors que les participants ont des rôles restreints au strict minimum. L’organisateur est le seul à pouvoir attribuer les deux autres rôles. Il peut mettre en place un organigramme pour se faire aider par un modérateur pour le bon déroulement des échanges.

Dans l’équipe à manager, cliquez sur « Autres options » puis « Gérer l’équipe ». Les rôles peuvent être attribués à partir de la liste des membres.

11— Les salles de réunion pour petit groupe

Microsoft Teams a développé un système de salles de réunions qui permet à l’organisateur de créer de petits groupes distincts dans une même réunion. Les discussions faites dans chaque salle restent privées et ne sont accessibles qu’à l’organisateur principal. Vous avez la possibilité de créer jusqu’à 50 salles pendant une réunion. C’est l’idéal pour un chef de service qui a plusieurs équipes à gérer avec des objectifs et des sujets différents.

Cliquez sur l’icône « Salles pour petit groupe ». Sélectionnez un nombre et ajoutez les participants soit manuellement ou automatiquement. Ensuite, validez en cliquant sur « Créez des salles » en bas de la fenêtre.

12— Le mode ensemble

Microsoft Teams est une application de conférence virtuelle qui rapproche l’organisation d’une réunion virtuelle à la réalité. Vous avez en effet la possibilité de faire disposer tous les participants à une réunion dans une salle. Ce sont des espaces développés comme des auditoriums avec des chaises bien rangées. Les images de tous les participants sont disposées pour donner l’impression d’une salle remplie. Avec l’intelligence artificielle, les participants peuvent même simuler des interactions humaines comme la salutation.

Accédez dans un premier temps à l’option « Activez l’expérience de réunion » dans les paramètres généraux de votre compte. Cliquez ensuite sur le menu en trois points (…) puis cliquez ensuite sur le « Mode Ensemble » pour l’activer.

13— Les canaux privés

Dans Microsoft Teams vous pouvez aussi créer des canaux privés pour discuter en cercle restreint. L’accès peut être réduit à deux ou à plusieurs personnes. Seuls ceux qui ont été invités peuvent l’intégrer d’où le symbole du cadenas pour marquer la confidentialité. Les fonctionnalités disponibles pour les canaux classiques sont aussi disponibles en mode privé. Vous pouvez partager des fichiers, faire des appels et échanger des messages vocaux ou écrits.

Cliquez sur le menu en trois points (…) à côté de l’équipe puis sur « Ajouter un canal ». Entrez un nom puis sélectionnez « Privé ». Ajoutez ensuite les membres.

14— L’enregistrement de messages

Si vous jugez le contenu d’un message très important, vous avez la possibilité de l’enregistrer dans Microsoft Teams. Cela vous permet de le garder dans un coin de l’application et en faire usage plus tard. Une fois que vous serez disposés à revenir dessus, vous pourrez en effet y accéder pour répondre ou effectuer une relecture.

Pour ce faire, cliquez sur le message en question puis le menu en trois points (…). L’option « ’Enregistrer »’ apparaît dans une liste. Les messages enregistrés sont à retrouver dans le menu de votre compte utilisateur.

15— Les noms des conversations

Dans Microsoft Teams, chaque conversation peut porter un nom spécifique. Le mieux c’est de les renommer en fonction des objectifs ou des projets qui réunissent les participants. Il vous sera plus facile de se retrouver dans la liste des conversations et d’attribuer une priorité à chaque échange.

Cliquez sur l’icône en Crayon près des noms des membres. Saisissez ensuite le nom que vous voulez dans le champ puis appuyez sur la touche « ’Entrez »’ de votre clavier.

16— L’organisation des équipes

Notez bien que vous pouvez créer autant d’équipes et de canaux que vous voulez dans Microsoft Teams. À un moment donné, leur gestion peut s’avérer fastidieuse en raison de leur grand nombre. Pour vite vous retrouver, vous pouvez épingler les groupes les plus importants en haut de la liste. Vous aurez ainsi accès aux groupes prioritaires plus rapidement au lieu de faire des recherches interminables. Dans l’autre sens, vous pouvez aussi masquer les équipes que vous jugez de moindre intérêt. Une équipe en pause peut donc être masquée pour faire de la place dans vos conversations en attendant la reprise.

Accédez à l’équipe ou à la conversation. Cliquez sur le menu en trois points (…) à côté du nom puis ensuite sur « Épingler » ou « Masquer ».

17— Les icônes d’équipes

Chaque équipe peut disposer de symboles distinctifs et les plus évidents sont les logos. Vous pouvez donc modifier l’icône de chaque équipe pour plus de conformité. La personnalisation peut vous éviter les confusions. Il est possible de sélectionner une icône de groupe unique pour remplacer celle définie par défaut. C’est une tâche uniquement réservée au propriétaire d’équipe.

Accédez à l’équipe à personnaliser. Cliquez ensuite sur l’icône en Crayon affichée sur l’image active. Cliquez sur « Ajouter une image » pour accéder à votre bibliothèque ou sélectionnez les avatars pré-chargés de Teams.

18— Les Gifs

Cette fonctionnalité peut matérialiser votre bonne humeur parfois nécessaire en groupe. Les Gifs sont omniprésents dans les applications de messagerie et de chat de nos jours. Bien que Microsoft Teams soit beaucoup plus tourné vers le professionnel, il intègre les gifs. Pour exprimer une idée ou un sentiment à ses collaborateurs, et ce dans n’importe quelle conversation, vous pouvez opter pour ces images animées.

Sélectionnez ainsi « ’GIF »’ depuis la boîte de message puis faites un choix parmi les catégories en fonction de votre expression. Ensuite cliquez sur « ’Envoyer »’.

19— Les statistiques d’utilisation

Vous pouvez voir vos statistiques d’utilisation et celles de vos collègues. Pour un travail à distance, cela peut vous permettre de connaître le temps passé par chaque membre de l’équipe et évaluer leur productivité. Le rapport est disponible entre équipes pour comparer les activités de deux groupes ou par équipe.

Pour une vue entre équipes, cliquez sur « Gérer Équipes » en bas de la liste d’équipes puis sur l’onglet « ’Analyses »’ pour afficher un tableau comparatif. Pour une vue par équipe, sélectionnez « Autres options » dans l’équipe à évaluer. Cliquez ensuite sur « ’Gérer »’ l’équipe et toujours l’onglet « ’Analyses »’.

20— Les fonctionnalités supplémentaires

Microsoft Teams permet aussi d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires sous forme d’extensions. Vous pouvez donc ajouter d’autres applications pour bénéficier de fonctions plus avancées. Vous avez le choix de l’ajouter à votre application Teams en général ou à un canal précis.

Pour votre bureau, cliquez sur l’onglet « ’Applications »’ puis faites une recherche pour trouver les applications disponibles. Sélectionnez l’application désirée et cliquez sur « Ajouter ». Pour un canal ou une conversation, cliquez sur l’option « ’Ajouter un onglet »’. Sélectionnez l’application de votre choix depuis ce nouvel onglet.

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