Gmail est un outil proprement formidable. Une messagerie simple, rapide, accessible et bourrée de fonctionnalités toutes plus intéressantes les unes que les autres. Et parmi ces fonctions hors du commun, il est bien entendu impossible de ne pas citer les filtres.
Loin d’être uniquement là pour décorer, ces derniers permettent de réorganiser facilement sa boîte mail, mais aussi de la nettoyer en quelques clics et sans avoir besoin de passer par un outil tiers.
Et voici justement 4 filtres incontournables pour Gmail, des filtres qui vous feront gagner un temps précieux au quotidien.
Ce dossier n’est pas pleinement exhaustif. Il existe en effet des centaines de manières différentes d’utiliser ces filtres. Si vous avez d’autres astuces à partager, n’hésitez pas à laisser un petit commentaire à la suite de l’article.
1/ Supprimer automatiquement les newsletters
Ce n’est un secret pour personne, mais une bonne partie des courriels que nous recevons sont en réalité issus de newsletters.
Si le RGPD a considérablement amélioré la situation, nous sommes encore nombreux à recevoir des dizaines de courriels de ce type chaque jour. Et si vous en avez marre de devoir vous désabonner individuellement de chacune de ces newsletters, alors les filtres peuvent vous être utiles.
Ils vous permettront en effet de supprimer automatiquement tous les contenus de ce type.
Pour se faire, suivez simplement les étapes suivantes :
- Allez sur Gmail ;
- Cliquez sur la flèche présente à droite dans le champ de recherche ;
- Saisissez “se désabonner OR “Unsubscribe” (avec les guillemets) dans le champ “contient les mots” ;
- Cliquez sur le bouton “Créer un filtre” ;
- Cochez la case “Supprimer” ;
- Cochez la case “Appliquer également ce filtre à…” ;
- Validez en cliquant sur le bouton “Créer un filtre” ;
A partir de ce moment, tous les courriels envoyés par le biais d’une newsletter et comportant les termes “se désabonner” ou “unsubscribe” seront automatiquement redirigés vers la corbeille.
Notez que si vous cochez la case “appliquer également ce filtre à XX conversations correspondantes”, alors le filtre s’appliquera également aux courriels déjà reçus. Et donc avec un effet rétro-actif.
Ce filtre est à utiliser avec parcimonie. Une fois activé, il enverra tous les courriels issus de newsletters vers votre corbeille, où ils seront ensuite supprimés sous trente jours. Il sera donc préférable de penser à vérifier régulièrement le contenu de ce répertoire, ou bien de choisir l’option “archiver” au lieu de “supprimer”.
2/ Vider automatiquement le dossier des spams
Gmail intègre un outil antispam complet, un outil très puissant et qui commet finalement peu d’erreurs.
Toutefois, aucun système n’est parfait et Google ne supprime donc pas directement le contenu noté comme spam. Il l’achemine en effet vers un dossier spécifique du même nom. Les utilisateurs de Gmail peuvent donc consulter les courriels notés en spam.
Toutefois, ce fameux dossier ne se vide que tous les 30 jours et il peut très vite prendre de l’embonpoint. Si vous ne voulez plus le vider manuellement, il est donc possible d’automatiser cette tâche en vous appuyant sur un filtre.
Il suffit de suivre ces étapes :
- Ouvrez Gmail ;
- Cliquez sur la flèche présente à droit dans le champ de recherche ;
- Saisissez “is:spam” dans le champ “contient les mots suivants” ;
- Cliquez sur le bouton “Créer un filtre” ;
- Cochez la case “supprimer” ;
- Validez en cliquant sur le bouton “Créer un filtre” ;
Attention, Google peut parfois commettre des erreurs et signaler un courriel tout à fait légitime comme étant du spam. Si vous mettez en place ce filtre, alors vous ne pourrez plus vérifier vos spams avant leur suppression.
3/ Transformer Gmail en gestionnaire de to-do lists
Il existe sur le marché de nombreuses solutions spécialisées dans la gestion de to-do lists, mais Gmail peut lui aussi remplir ces fonctions. Il suffit pour cela d’utiliser les bons filtres.
Tout ce que vous avez à faire, c’est de suivre les étapes suivantes :
- Ouvrez Gmail ;
- Créez de nouveaux labels pour votre to-do list (lien dans la colonne) ;
- Cliquez sur la flèche présente à droite dans le champ de recherche ;
- Saisissez votre adresse mail dans le champ “De” ;
- Cliquez sur le bouton “Créer un filtre” ;
- Cochez la case “ne pas afficher dans la boîte de réception” ;
- Cochez la case “appliquer le libellé” ;
- Sélectionnez le libellé de votre to-do list dans la liste déroulante ;
- Validez en cliquant sur le bouton “Créer un filtre” ;
A partir de ce moment, vous n’aurez qu’à vous envoyer un mail à vous même avec le nom de la tâche en objet et un éventuel descriptif pour pouvoir assigner une nouvelle tâche à votre to-do list.
Il est bien entendu possible d’aller encore plus loin en répétant par exemple les mêmes étapes et en utilisant cette fois les courriels de ces clients pour alimenter différentes to-do lists. Idem avec les adresses du patron ou des collègues si vous travaillez en équipe.
Alors bien sûr, il viendra forcément un jour où cette solution ne sera plus suffisante, mais elle peut dépanner au début.
4/ Trouver les courriels qui prennent le plus de place
Gmail, dans sa version gratuite, impose une limite de stockage à ne pas dépasser. Et forcément, si vous utilisez la solution pour transférer et recevoir des photos ou des documents, alors vous risquez d’atteindre très vite le seuil à ne pas dépasser.
Là encore, les filtres peuvent vous être utiles. En les utilisant de la bonne manière, vous pourrez en effet afficher et supprimer les courriels les plus lourds, et donc les messages qui empiètent le plus sur votre espace de stockage.
Tout ce que vous avez à faire, c’est de suivre les étapes suivantes :
- Ouvrez Gmail ;
- Cliquez sur la flèche présente à droite du champ de recherche ;
- Portez votre attention sur la ligne intitulée “taille” ;
- Laissez la première valeur à “Supérieure à” ;
- Saisissez 2 dans le champ situé à sa droite ;
- Laissez la troisième valeur à “Mo” ;
- Cochez la case “contenant une pièce jointe” ;
- Cliquez sur la liste “appliquer le libellé” ;
- Cliquez sur l’option “nouveau libellé” dans la liste ;
- Une petite pop-up s’ouvre, vous demandant le nom de votre libellé ;
- Saisissez par exemple “A TRIER” dans le champ “entrée un nom” ;
- Validez en cliquant sur le bouton “Créer” ;
- Cochez la case “appliquer également ce filtre aux conversations” ;
- Cliquez sur le bouton “Créer un filtre
A partir de cet instant, tous les mails contenant des pièces jointes et pesant plus de 2 Mo seront ajoutés au libellé “A TRIER”. Il suffira alors de cliquer sur son nom dans la colonne de gauche pour voir apparaître les courriels les plus lourds et faire le tri.
Et en cas d’erreur ?
Si vous faites erreur sur un filtre, ou si vous souhaitez en supprimer, c’est tout à fait possible.
Il suffit de cliquer sur la roue crantée en haut à droite près de votre avatar et de cliquer ensuite sur le bouton “voir tous les paramètres”. Gmail vous affichera alors la liste de tous les paramètres. Cliquez simplement sur l’onglet baptisé “filtres et adresses bloquées” pour retrouver tous vos filtres.
A partir de là, vous pourrez soit les supprimer, soit les modifier.