7 filtres pour mieux organiser sa boîte Gmail

Gmail est une messagerie formidable qui offre de nombreuses possibilités, notamment à travers ses filtres. Une fois configurés, ces filtres peuvent ajouter de nombreuses fonctionnalités très pratiques à votre boîte.

Voici 7 configurations de filtres Gmail qui vous permettront de vous débarrasser des emails indésirables, de gagner du temps et de l’espace, et de transformer votre messagerie en un outil multifonction.

1. Archiver automatiquement tous les emails commerciaux

Le filtre d’archivage automatique est très pratique si vous craignez de supprimer accidentellement un mail important, ou si vous recevez un peu trop souvent des emails promotionnels ou de newsletter. Par exemple, vous ne souhaitez pas recevoir dans votre boîte de réception tous les emails promotionnels qu’un site de e-commerce vous envoie. Alors vous décidez de ne pas les supprimer, mais de les archiver. Ainsi, si jamais vous voulez faire un achat sur ce site, vous n’aurez qu’à rechercher parmi les emails archivés pour voir s’il y en a qui contiennent des codes promotionnels.

Voici les étapes pour créer ce filtre qui archive automatiquement les emails marketing promotionnels :

1. Cliquez sur la flèche pointant vers le bas, qui se trouve au bout de la barre de recherche de Gmail.
2. Dans le champ « Contient les mots », tapez Se désabonner. Vous pouvez également ajouter des termes supplémentaires en utilisant des opérateurs comme OR.
3. Cliquez sur le bouton « Créer un filtre».
4. Cochez la case « Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver)».
5. Enfin cliquez sur le bouton « Créer un filtre».

Ce filtre va transférer tous les emails contenant le mot Se désabonner dans le dossier « Tous les messages » de votre boîte Gmail. Ainsi, vous ne verrez plus les emails promotionnels dans votre boîte de réception, vous vous pourrez toujours les retrouver dans vos archives.

2. Déplacez tous les emails promotionnels vers un emplacement spécifique

Imaginons cette fois que vous souhaitiez lire les e-mails commerciaux que vous recevez, mais tout en évitant qu’ils encombrent votre boîte de réception. Dans ce cas, vous pouvez créer un filtre qui les achemine automatiquement vers un emplacement spécifique que vous pouvez nommer comme vous voulez, « Messages promotionnels » par exemple.

Pour créer cet emplacement, allez tout en bas de la barre latérale gauche de Gmail pour trouver le lien « Créer un libellé ». Cliquez sur le lien puis entrez le nom de votre nouveau dossier (« Messages promotionnels » par exemple), et enfin cliquez sur « Créer ». Une fois que vous avez créé l’emplacement pour les emails promotionnels, vous pouvez maintenant créer votre filtre :

1. Cliquez sur la flèche au bout de la barre de recherche de Gmail.
2. Dans le champ « Contient les mots », tapez Se désabonner.
3. Cliquez sur le bouton « Créer un filtre».
4. Cochez la case « Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver)».
5. Cochez la case « Appliquer le libellé » et utilisez le menu déroulant pour sélectionner l’emplacement que vous venez de créer.

Désormais, Gmail va transférer automatiquement tous les emails contenant le mot “Se désabonner” vers l’emplacement spécifique que vous avez créé. Ces emails n’apparaîtront plus dans votre boîte de réception, mais plutôt comme non lus dans votre nouveau dossier.

3. Déplacer, archiver ou supprimer des emails provenant d’expéditeurs spécifiques

Nous allons voir ici un autre filtre de Gmail qui vous permet de déplacer, d’archiver ou de supprimer certains types d’emails ou des emails d’expéditeurs spécifiques. Vous pouvez utiliser trois méthodes différentes pour créer ce type de filtre dans Gmail :

• Filtrer par adresse email

Si vous voulez étiqueter, archiver ou supprimer automatiquement les e-mails d’un expéditeur spécifique, saisissez l’adresse e-mail de cet expéditeur dans le champ « De » du formulaire de création de filtre. Cliquez sur « Créer un filtre » puis sélectionnez l’action appropriée pour le filtre (Appliquer un libellé, archiver ou supprimer).

• Filtrer par domaine de messagerie

Si vous voulez celle fois étiqueter, archiver ou supprimer automatiquement les emails de tous les expéditeurs d’un domaine/entreprise spécifique, saisissez un astérisque devant le symbole @ (ex: *@amazon.com) dans le champ « De » du formulaire de création de filtres. Gmail comprendra qu’il doit appliquer le filtre à tous les emails envoyés depuis des comptes avec ce domaine.

• Exclure certains expéditeurs des filtres de masse

Cette méthode s’avère utile lorsque vous voulez supprimer automatiquement la plupart des e-mails promotionnels que vous recevez, sauf ceux d’une entreprise spécifique. Pour ce faire vous devez utiliser l’opérateur d’exclusion (-) pour indiquer à Gmail de ne pas appliquer le filtre aux e-mails de cette adresse/entreprise/domaine. Dans le champ « De » du formulaire de création de filtres, tapez par exemple : -(*@domaine.com). Le filtre fonctionne également avec d’autres critères, comme un sujet, un mot clé, etc.

4. Créer des boîtes de réception distinctes pour différents comptes emails

Pour ceux qui gèrent plusieurs comptes de messagerie à partir d’un compte central et qui souhaitent que les emails envoyés à chaque adresse apparaissent dans des boîtes de réception distinctes, voici comment il faut faire :

1. Créez un libellé pour chaque compte.
2. Ouvrez le formulaire de création de filtres.
3. Saisissez l’adresse email de votre premier compte dans le champ « À ».
4. Cliquez sur « Créer un filtre».
5. Cochez les cases « Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver)» et « Appliquer le libellé », puis sélectionnez le libellé approprié dans le menu déroulant.
6. Cliquez sur le bouton « Créer un filtre».
7. Faites la même chose pour chaque compte supplémentaire.

Ce filtre déplace les emails de la boîte de réception vers des dossiers individuels qui fonctionnent comme des boîtes de réception de comptes différents.

5. Vider automatiquement le dossier spam

Vous en avez mare d’avoir sans cesse des spams dans votre dossier Spam ? Voici un filtre Gmail qui vous permettra de supprimer automatiquement et définitivement chaque email identifié comme spam dès sa réception :

1. Cliquez sur la flèche au bout de la barre de recherche de Gmail.
2. Dans le champ « Contient les mots », tapez is:spam.
3. Cliquez sur le bouton « Créer un filtre».
4. Cliquez sur le bouton “OK” dans la fenêtre « Confirmer la création du filtre» qui apparaît.
5. Cochez la case « Supprimer ».
6. Enfin cliquez sur le bouton « Créer un filtre».

Attention : Il arrive parfois, même si c’est rare, que Google identifie un email comme spam alors que ça n’en est pas un. En créant ce filtre, vous courrez le risque de perdre un email “désirable” qui aurait été classé par erreur comme un spam.

6. Créer une liste de tâches à faire

En dehors des applications et autres outils de productivité, l’un des endroits où vous pouvez créer une liste de tâches à faire est votre boîte de réception Gmail. Cela vous permettra de vous envoyer à vous-même des emails de rappel pour des choses importantes que vous devez faire. Pour ce faire, vous pouvez créer un filtre qui marque automatiquement les emails que vous vous envoyez avec le libellé « A faire ». Voici comment configurer ce filtre :

1. Commencez déjà par créer un libellé « A faire », si ce n’est déjà fait.
2. Cliquez sur la flèche au bout de la barre de recherche de Gmail.
3. Dans le champ « De», entrez votre adresse email.
4. Cliquez sur le bouton « Créer un filtre».
5. Cochez la case « Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver)».
6. Cochez la case « Appliquer le libellé » et utilisez le menu déroulant pour sélectionner votre libellé de tâches à faire.

Ce filtre peut également être utilisé pour les e-mails que d’autres personnes vous envoient (un client ou votre patron par exemple) et qui contiennent des tâches que vous devez accomplir. Pour cela il suffit de remplacer dans le formulaire de création de filtre votre adresse email dans le champ « De » par les leurs. Vous pouvez utiliser l’opérateur OR pour lister plusieurs adresses à la fois (par exemple, “[email protected] OR [email protected] OR [email protected]“).

7. Utiliser les filtres pour supprimer d’anciens emails

Ce dernier filtre Gmail est particulièrement pratique. Il vous permet de faire une recherche avec n’importe quel critère de filtre que vous avez créé, et de supprimer automatiquement tous les emails archivés qui correspondent à ce filtre. C’est un bon moyen pour libérer par exemple de l’espace dans votre boîte en supprimant des emails dont vous n’avez plus besoin. Pensez par exemple aux emails promotionnels que vous avez archivés, vous pourriez les supprimer tous pour faire de la place sur votre compte Gmail. Voici comment ça marche :

1. Cliquez sur l’icône représentant une roue dentée dans le coin supérieur droit de votre compte.
2. Cliquez sur « Paramètres ».
3. Allez dans l’onglet « Filtres et adresses bloquées ».
4. Cliquez sur le lien « Modifier» à côté de votre filtre de messages promotionnels.
5. Cliquez sur « Continuer » dans le formulaire de création de filtres sans modifier aucun des critères de filtrage.
6. Décochez la case « Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver)».
7. Cochez la case « Supprimer ».
8. Cochez la case « Appliquer également le filtre à # conversations correspondantes».
9. Enfin cliquez sur le bouton « Mettre à jour le filtre ».

Cela supprimera automatiquement tous les emails archivés précédemment par votre filtre d’emails promotionnels, de quoi libérer pas mal d’espace dans votre boîte mail. Une fois que Gmail aura fini de supprimer les emails concernés, vous n’aurez qu’à modifier votre filtre pour qu’il se remette à archiver les emails promotionnels. Vous pouvez répéter ce processus chaque fois que vous voudrez libérer de l’espace sur votre compte.

Comment modifier ou supprimer des filtres Gmail

Si vous n’avez plus besoin d’un filtre Gmail que vous avez créé, ou s’il ne fonctionne pas comme vous le souhaiteriez, il est très facile de le supprimer ou de le modifier :

1. Cliquez sur l’icône représentant une roue dentée.
2. Cliquez sur « Paramètres ».
3. Allez dans l’onglet « Filtres et adresses bloquées ».
4. Recherchez le filtre que vous souhaitez modifier/supprimer.
5. Cliquez sur le lien « Modifier» pour mettre à jour le filtre, ou supprimez-le carrément en cliquant sur le lien « Supprimer ».

Voilà, j’espère que ces quelques astuces vous permettront de tirer encore plus profit de votre boîte Gmail !