Comment bien gérer ses réunions Microsoft Teams ?

Obligés de fonctionner en mode télétravail ? Pas de problème. Si vous avez fait le choix de Microsoft Teams, sachez que vous aurez la possibilité de créer autant de réunions gratuites (60 minutes et 100 participants max) que vous voulez. Intéressant et utile, n’est-ce pas ? Voilà pourquoi nous avons choisi de dédier ce gros dossier à la prise en main de cette application très appréciée des professionnelles.

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Microsoft Teams, comment lancer une réunion instantanée ?

Gérer une entreprise nécessite de l’engagement et de la détermination. Il vous est parfois nécessaire de contacter des collaborateurs en urgence et d’organiser une réunion improvisée. Il en est de même pour des communications privées que vous n’avez pas vraiment le temps de planifier. Si vous vous trouvez dans l’urgence de commencer une réunion Teams, voici comment faire :

  1. Rendez-vous dans le menu Démarrer et saisissez « Microsoft Teams » dans la barre de recherches.
  2. Cliquez sur l’icône de l’application lorsqu’elle apparaît.
Ouverture_Microsoft_Teams – © Crédit : fredzone.org
Ouverture_Microsoft_Teams – © Crédit : fredzone.org
  1. Ouvrez par la suite votre onglet « Conversation ».
  2. En haut de la liste, sélectionnez l’icône « Nouvelle réunion » avec le dessin d’une caméra.
Nouvelle_réunion – © Crédit : fredzone.org
Nouvelle_réunion – © Crédit : fredzone.org
  1. Vous pouvez également procéder autrement en vous rendant dans l’onglet « Calendrier ».
  2. Cliquez ensuite sur l’icône « Réunion instantanée » située dans le coin supérieur droit de votre écran.
Réunion_instantannée_calendrier – © Crédit : fredzone.org
Réunion_instantannée_calendrier – © Crédit : fredzone.org
  1. Saisissez par la suite le nom de la réunion que vous souhaitez tenir.
  2. Cliquez sur le bouton « Obtenir un lien de partage ». C’est avec ce dernier que vous pourrez inviter les différents participants à ladite réunion. Pour ce faire, il suffira de leur envoyer le lien que vous copierez à la prochaine étape ou même en cliquant sur le bouton de partage par e-mail que vous verrez aussi à la prochaine étape.
Création_de_réunion_instantanée – © Crédit : fredzone.org
Création_de_réunion_instantanée – © Crédit : fredzone.org
  1. Lorsque vous cliquez sur cette option, Ms Teams chargera le lien de votre future réunion et le placera au sein du champ requis. L’interface changera donc et vous pourrez copier le lien de la réunion en cliquant sur l’icône de copie dans le presse-papiers.
  2. Si vous désirez vérifier les paramètres par défaut des réunions Teams, vous pouvez cliquer sur le lien « Configurez les options de la Réunion ».
Lien_de_votre_réunion – © Crédit : fredzone.org
Lien_de_votre_réunion – © Crédit : fredzone.org
  1. Microsoft Teams vous dirigera probablement vers une page web où vous pourrez configurer les paramètres de l’application en fonction de vos préférences.
  2. Cliquez ensuite sur le bouton « Save/Enregistrer » afin d’appliquer vos modifications. Microsoft Teams confirmera l’application de vos préférences.
Paramètres_réunion – © Crédit : fredzone.org
Paramètres_réunion – © Crédit : fredzone.org
  • Après cela, rendez-vous au sein de l’application et cliquez sur « Démarrer la réunion ».
Démarrer_la_réunion – © Crédit : fredzone.org
Démarrer_la_réunion – © Crédit : fredzone.org
  1. La fenêtre de votre réunion s’ouvrira à la suite de la précédente action. Au sein de cette fenêtre, vous aurez la possibilité d’activer votre caméra et votre périphérique audio avant d’entrer dans la réunion (si vous le souhaitez).
  2. Autrement, vous pouvez directement cliquer sur le bouton « Rejoindre maintenant » afin d’accéder à votre réunion.

Configuration_avant_réunion – © Crédit : fredzone.org

Configuration_avant_réunion – © Crédit : fredzone.org

  • Toutefois, si les paramètres par défaut de sons et vidéos ne vous conviennent pas, cliquez sur l’icône des paramètres (en forme de roue) et vous aurez la possibilité d’ajuster lesdites configurations.
Configuration_audio/vidéo – © Crédit : fredzone.org
Configuration_audio/vidéo – © Crédit : fredzone.org
  • Félicitations ! Vous vous retrouvez maintenant au sein de votre réunion. N’oubliez pas d’inviter vos partenaires à cette réunion en leur partageant son lien d’accès. Microsoft Teams vous offre d’ailleurs l’opportunité d’utiliser l’une des quatre options que vous voyez maintenant à l’écran pour rapidement inviter vos participants, maintenant que votre réunion a démarré.
Partage_lien_réunion – © Crédit : fredzone.org
Partage_lien_réunion – © Crédit : fredzone.org
  • Voici votre interface de réunion Microsoft Teams.
Interface_réunion_Teams – © Crédit : fredzone.org
Interface_réunion_Teams – © Crédit : fredzone.org

Microsoft Teams, comment programmer une réunion ?

Microsoft Teams ne vous permet pas uniquement de créer des réunions instantanées ; il permet aussi de programmer des réunions plus élaborées et professionnelles. Pour ce faire, il vous suffit de suivre ces quelques étapes.

  1. Pour commencer, ouvrez Microsoft Teams et allez sur l’icône « Calendrier ».
  2. Cliquez ensuite sur « Nouvelle réunion ».
Nouvelle_réunion_Teams – © Crédit : fredzone.org
Nouvelle_réunion_Teams – © Crédit : fredzone.org
  • Sur cette nouvelle interface qui s’affiche, vous allez devoir remplir les champs en fonction de vos préférences. Nommez par la suite votre réunion dans la barre de titre. Il s’agira notamment de :
    1. Renseigner le titre de la réunion.
    2. Ajouter des participants en saisissant leur adresse email.
    3. Définir la plage horaire requise.
    4. Définir la fréquence de réunion.
    5. Ajouter une position si cela est requis.
    6. Saisir un message informationnel à l’endroit des divers participants.
Informations_de_réunion – © Crédit : fredzone.org
Informations_de_réunion – © Crédit : fredzone.org
  • Lorsque vous cliquez explicitement dans le champ de la périodicité, Ms Teams lancera un prompt qui vous aidera à configurer la fréquence des rendez-vous Teams. Cliquez sur « Enregistrer » une fois fini.
Fréquence_réunion_Teams – © Crédit : fredzone.org
Fréquence_réunion_Teams – © Crédit : fredzone.org
  • A cette étape, vous avez certainement fini de paramétrer votre réunion Teams. Cliquez sur « Envoyer » afin d’enregistrer vos préférences et d’envoyer une notification aux invités.
Envoi_paramètres_réunion – © Crédit : fredzone.org
Envoi_paramètres_réunion – © Crédit : fredzone.org
  1. Microsoft Teams vous montrera une petite fenêtre de confirmation de création de la réunion. Au sein de cette fenêtre, vous avez encore la possibilité d’obtenir le lien de la réunion afin de l’envoyer à qui de droit.
  2. A présent, cliquez sur le symbole en forme de croix afin de quitter cette vue.
Boite_dialogue_MsTeams – © Crédit : fredzone.org
Boite_dialogue_MsTeams – © Crédit : fredzone.org
  • Vous verrez sans doute une programmation liée à la réunion que vous venez de créer au sein de votre calendrier ; rendez-vous est pris !
Réunion_Teams_bien_programmée – © Crédit : fredzone.org
Réunion_Teams_bien_programmée – © Crédit : fredzone.org

Microsoft Teams, comment voir tous les participants ?

Lorsque vous participez à une réunion via Teams, votre écran ne vous affiche pas spontanément la totalité des participants présents à ladite réunion. Pour tous les afficher vous avez bien évidemment quelques manipulations à effectuer.

  • La liste des participants à votre réunion Teams est généralement masquée. Pour en avoir un aperçu, vous avez juste à cliquer sur l’icône « Participants ».
Participants – © Crédit : fredzone.org
Participants – © Crédit : fredzone.org
  • C’est alors que vous verrez la liste des participants connectés à votre réunion.
Liste_des_participants – © Crédit : fredzone.org
Liste_des_participants – © Crédit : fredzone.org
  1. Si vous préférez épingler quelques participants à votre écran, cliquez sur les 3 points horizontaux situés à côté du participant dont vous désirez épingler l’écran.
  2. Cliquez ensuite sur « Epingler pour moi ». Quelques autres paramètres d’action sont également disponibles au sein de ce menu contextuel.
Epingler_participant – © Crédit : fredzone.org
Epingler_participant – © Crédit : fredzone.org

Microsoft Teams, comment partager son écran ?

Lors d’une réunion virtuelle avec des collègues ou des clients, vous avez parfois des présentations de documents ou de produits à effectuer. La plateforme de Microsoft Teams vous permet de le faire aisément à travers sa fonctionnalité de partage d’écran en procédant comme suit.

  • Pour effectuer un partage d’écran, vous devez retrouver dans le coin supérieur droit de votre écran l’inscription « Partager ». Elle est représentée par un petit écran avec une flèche qui pointe vers le haut.
Option_partage_écran – © Crédit : fredzone.org
Option_partage_écran – © Crédit : fredzone.org
  • Après avoir cliqué sur ladite inscription, Microsoft Teams vous présentera quelques options à paramétrer pour une présentation efficace. Il s’agit de :
    1. L’option d’inclusion ou non du son de l’ordinateur.
    2. Mode de présentation. Il en existe 4 qui sont le partage unique de contenu, le partage de contenu situé dans votre arrière-plan, le partage de contenu en mode côte à côte et le mode Reporter.
    3. La fenêtre à partager (vous pouvez décider de partager l’entièreté de l’écran de votre ordinateur ou juste une fenêtre précise).
Les_options_pour_le_partage_d'écran – © Crédit : fredzone.org
Les_options_pour_le_partage_d’écran – © Crédit : fredzone.org
  • Choisissez par exemple l’option « Ecran » pour partager l’entièreté de votre écran.
Partager_tout_son_écran – © Crédit : fredzone.org
Partager_tout_son_écran – © Crédit : fredzone.org
  • Vous vous en rendrez compte à travers le fait que votre écran sera entouré d’un rectangle au bord rougeâtre (cet encadrement désigne en effet la zone partagée).
Délimitation_écran_partagé – © Crédit : fredzone.org
Délimitation_écran_partagé – © Crédit : fredzone.org
  • Si vous choisissez plutôt de partager une fenêtre précise (pour raison de confidentialité peut être), vous devrez cliquer en premier sur l’option « Fenêtre ».
Partager_une_fenêtre_spéficique – © Crédit : fredzone.org
Partager_une_fenêtre_spéficique – © Crédit : fredzone.org
  • Microsoft Teams vous montrera alors toutes les fenêtres ouvertes sur votre ordinateur afin que vous en choisissiez une. Ici, nous choisissons par exemple la fenêtre « Téléchargements ».
Choix_fenêtre_à_partager – © Crédit : fredzone.org
Choix_fenêtre_à_partager – © Crédit : fredzone.org
  • De la même façon, cette fenêtre sera entourée d’une bordure rouge. Quant au reste de votre contenu disponible sur votre écran, vos notifications comprises, ils resteront privés et ne seront aucunement visibles aux autres utilisateurs.
Fenêtre_partagée – © Crédit : fredzone.org
Fenêtre_partagée – © Crédit : fredzone.org
  • Les participants de la réunion ne verront donc que la fenêtre « Téléchargements » à leur écran.
Fenêtre_partagée_vue_participant – © Crédit : fredzone.org
Fenêtre_partagée_vue_participant – © Crédit : fredzone.org
  • Il est aussi possible de modifier l’arrière-plan pendant le partage. Pour cela, il suffira de cliquer sur le bouton « Ajouter un arrière-plan ».
Ajout_d'arrière-plan – © Crédit : fredzone.org
Ajout_d’arrière-plan – © Crédit : fredzone.org
  • L’application vous proposera alors quelques motifs d’arrière-plan que vous pourrez appliquer en cliquant sur celui de votre choix.
Choix_d'arrière-plan – © Crédit : fredzone.org
Choix_d’arrière-plan – © Crédit : fredzone.org

A LIRE AUSSI : 20 FONCTIONS SUPER PRATIQUES A DECOUVRIR SUR MICROSOFT TEAMS

Microsoft Teams, comment rejoindre une réunion ?

Lorsque vous êtes invités à participer à une réunion via Microsoft Teams, plusieurs méthodes s’offrent à vous lorsque vous devez rejoindre ladite réunion. Vous pouvez soit passer par l’application ou par le site web.

En utilisant l’application

  • Ouvrez votre application Teams, rendez-vous dans la section « Calendrier » et localisez la réunion que vous souhaitez rejoindre.
Réunion_Teams_à_rejoindre – © Crédit : fredzone.org
Réunion_Teams_à_rejoindre – © Crédit : fredzone.org
  • Faites ensuite un clic sur l’intitulé de la réunion et cliquez sur le bouton « Rejoindre » afin d’accéder à la réunion.
Rejoindre_réunion – © Crédit : fredzone.org
Rejoindre_réunion – © Crédit : fredzone.org
  • A cette étape, vous n’aurez qu’à ajuster les paramètres audio et vidéo, et cliquez sur « Rejoindre maintenant ».
Ajustement_réglages – © Crédit : fredzone.org
Ajustement_réglages – © Crédit : fredzone.org

En utilisant le web (avec ou sans compte Teams)

Pour ceux qui ne possèdent pas l’application, vous pouvez tout de même ouvrir la réunion via le lien d’invitation que vous avez reçu.

  • Si vous disposez d’un navigateur à jour, il tentera probablement d’ouvrir Microsoft Teams après l’analyse du précédent lien. Etant donné que vous ne disposez pas de l’application (à titre illustratif), cliquez simplement sur « Annuler ».
Chargement_lien_réunion – © Crédit : fredzone.org
Chargement_lien_réunion – © Crédit : fredzone.org
  • Il vous sera demandé si vous souhaitez télécharger l’application Windows, ouvrir l’application Teams existante ou continuer sur le navigateur. Il faudra choisir cette dernière proposition.
Réunion_au_sein_du_navigateur – © Crédit : fredzone.org
Réunion_au_sein_du_navigateur – © Crédit : fredzone.org
  • Microsoft Teams tient beaucoup à son application ; il vous proposera encore de télécharger la version Windows. Continuez plutôt en cliquant sur « Utiliser l’application web à la place ».
Utilisation_version_web – © Crédit : fredzone.org
Utilisation_version_web – © Crédit : fredzone.org
  1. A présent, votre réunion n’est plus qu’à quelques clics. Vous allez devoir renseigner votre identité dans le champ requis.
  2. Si vous souhaitez ajuster les paramètres audio et vidéo, cliquez sur l’icône en forme de roue et le panel droit des paramètres de l’appareil s’ouvrira.
  3. Une fois achevé, cliquez sur « Inscrivez-vous ».
Ajustements_avant_réunion – © Crédit : fredzone.org
Ajustements_avant_réunion – © Crédit : fredzone.org
  • Ce qui se passe à présent est que Microsoft Teams vous placé dans la salle d’attente de la réunion. Vous serez autorisés à y accéder par l’organisateur de la réunion.
Salle_d'attente – © Crédit : fredzone.org
Salle_d’attente – © Crédit : fredzone.org
  • En tant qu’organisateur, vous obtiendrez une notification à chaque fois qu’un nouvel invité tentera de rejoindre votre réunion, à moins que vous ne l’ayez configuré autrement. Cliquez sur « Afficher la salle d’attente » et vous verrez tous les participants en attente.
Notification_organisateur Salle_d'attente – © Crédit : fredzone.org
Notification_organisateur – © Crédit : fredzone.org
  • Si vous les connaissez tous ou décidez de tous les laisser assister à la réunion, vous pouvez cliquer sur « Autoriser tout le monde ». Autrement, il va falloir valider l’accès à chaque participant en cliquant sur le symbole vert situé sur la même ligne que leur pseudo.
Admission_de_participation – © Crédit : fredzone.org
Admission_de_participation – © Crédit : fredzone.org

Microsoft Teams, comment rester disponible ?

Teams est un outil de communication collaboratif qui peut faciliter le travail en entreprise à distance en vous aidant à notifier votre disponibilité à vos collaborateurs. Voici comment procéder pour rester disponible sur Teams.

Définir votre statut Teams

  1. Sur le coin supérieur droit de votre fenêtre, vous retrouverez un petit rond coloré qui sert à indiquer votre profil. Cliquez sur l’inscription « En communication » et vous pourrez voir les autres options disponibles.
  2. Cliquez sur « Disponible ».
Statut_Teams – © Crédit : fredzone.org
Statut_Teams – © Crédit : fredzone.org
  • Un petit rond vert s’affichera juste à côté de votre photo pour indiquer votre statut, désormais disponible.
Disponible – © Crédit : fredzone.org
Disponible – © Crédit : fredzone.org

Inclure un message à votre statut Microsoft Teams

Vous avez la possibilité de définir et préciser votre disponibilité avec un petit message en cas d’exception.

  • Pour cela, il vous faut cliquer sur « Définir le message de statut ».
Message_de_statut – © Crédit : fredzone.org
Message_de_statut – © Crédit : fredzone.org
  1. Vous pouvez maintenant écrire le message de votre choix qui figurera à côté de votre statut.
  2. Vous pouvez aussi définir la durée d’apparition de ce statut en cliquant sur « Aujourd’hui ».
Configuration_message_de_statut – © Crédit : fredzone.org
Configuration_message_de_statut – © Crédit : fredzone.org
  • Pour finir le tout, cliquez sur le bouton bleu « Terminé ».
Validation_configuration_message_de_statut – © Crédit : fredzone.org
Validation_configuration_message_de_statut – © Crédit : fredzone.org
  • Et voilà le résultat !
Message_de_statut_bien_défini – © Crédit : fredzone.org
Message_de_statut_bien_défini – © Crédit : fredzone.org

Microsoft Teams, comment mettre un fonds d’écran ?

N’avez-vous pas un décor propice pour votre réunion en ligne ? Mais là, il est presque l’heure et aller au centre commercial est hors de question… Pas de panique ; Microsoft Teams got your back ! Avec cette application, vous allez pouvoir modifier l’arrière-plan de votre vidéo en y appliquant une image. Voici comment faire.

  1. Si vous n’êtes pas encore rentrés dans la réunion, vous avez l’opportunité de modifier votre arrière-plan sur la page où on règle les paramètres audio/vidéo. Une fois-là, activez la vidéo et l’option du filtre d’arrière-plan apparaîtra.
  2. Cliquez ensuite sur « Filtres d’arrière-plan » et vous verrez le panneau d’arrière-plan apparaître sur la droite.
  3. Choisissez celui qui vous enchante et le tour sera joué.
Définition_arrière-plan – © Crédit : fredzone.org
Définition_arrière-plan – © Crédit : fredzone.org
  • Cliquez maintenant sur « Rejoindre maintenant » et vous pourrez rejoindre votre réunion avec votre nouvel arrière-plan.
Arrière-plan_bien_modifié – © Crédit : fredzone.org
Arrière-plan_bien_modifié – © Crédit : fredzone.org

Si vous avez oublié de le faire avant d’accéder à la réunion, nul besoin de quitter celle-ci avant de modifier votre arrière-plan. Il faudra simplement cliquer sur « Autres » et choisir « Appliquer des effets d’arrière-plan ».

Changement_arrière-plan_durant_réunion – © Crédit : fredzone.org
Changement_arrière-plan_durant_réunion – © Crédit : fredzone.org

Par la suite, le panneau d’arrière-plans sera à nouveau visible et vous pourrez effectuer votre choix.  Vous pouvez même choisir d’ajouter l’image de votre choix pour personnaliser votre flux vidéo.

  • Si cela vous tente, n’hésitez pas à cliquer sur « Ajouter nouveau ».
Effets_d'arrière-plan – © Crédit : fredzone.org
Effets_d’arrière-plan – © Crédit : fredzone.org
  1. L’explorateur de fichier s’ouvrira de suite afin que vous choisissiez un modèle.
  2. Cliquez sur « Ouvrir » lorsque votre choix est fait.
Choix_arrière-plan_personnalisé – © Crédit : fredzone.org
Choix_arrière-plan_personnalisé – © Crédit : fredzone.org
  1. L’image se chargera alors parmi les arrière-plans proposés. Il est probable que vous soyez éjectés de ce menu. Si c’est le cas, revenez simplement à cet emplacement et naviguez vers le bas des modèles proposés. Vous y verrez le nouveau modèle ajouté. Cliquez alors sur lui pour le choisir.
  2. Finissez par cliquer sur « Appliquer » et le tour serait joué.
Application_nouveau_background – © Crédit : fredzone.org
Application_nouveau_background – © Crédit : fredzone.org
  •  Si les images proposées ne vous intéressent pas, vous pouvez simplement choisir de flouter votre arrière-plan actuel. Il faudra juste choisir cette option parmi les modèles proposés par l’application. Il s’agit généralement de la première suggestion de la liste.
Arrière-plan_flouté – © Crédit : fredzone.org
Arrière-plan_flouté – © Crédit : fredzone.org

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