Comment faire un publipostage sur Word ?

Vous aimeriez faire un publipostage à partir de l’éditeur de texte Word. Malheureusement, vous ne savez pas comment procéder pour y arriver. Vous n’avez plus à vous en faire, car nous vous expliquons le cheminement à suivre dans le présent article. Notez que le processus décrit ci-dessous est valable non seulement pour Word, mais aussi pour Microsoft 365.

Aussi, afin de vous rendre la tâche encore plus aisée, avons-nous illustré chaque étape du processus avec des captures d’écran. Vous n’aurez donc aucune difficulté à aller au bout de ce tutoriel. Et ceci, quel que soit votre niveau de maîtrise de l’éditeur de texte Word. Entrons sans plus tarder dans le vif du sujet.

Étape 1 : Préparer sa lettre pour le publipostage

Pour faire un publipostage sur Word, vous devez tout d’abord préparer le modèle standard de votre lettre. Ne vous en faites pas, le cheminement à suivre est simple et à la portée de tous. Tout ce que vous avez à faire pour y arriver, c’est procéder comme suit.

Configurer le document Word en format « Lettres »

C’est la toute première étape. En effet, avant toute chose, il est conseillé de configurer le document Word en format « Lettres ». Pour ce faire, vous devez :

• ouvrir Word sur votre appareil ;
• créer un nouveau document ou ouvrir la lettre si vous l’avez déjà rédigée ;
• une fois sur la page d’accueil de Word, cliquer sur « Publipostage» dans la barre de menu ;

• ensuite, sélectionner la rubrique « Démarrer la fusion et le publipostage». Elle devrait se trouver en troisième position en partant de la gauche ;

• choisir l’option « Lettres» dans le menu déroulant qui vient d’apparaître. C’est la première sur la liste ;

Rédiger le contenu de la lettre

Après avoir défini le format du document Word, vous pouvez procéder à la rédaction du contenu à diffuser. Ici, il est recommandé d’éditer uniquement le corps de la lettre, c’est-à-dire le contenu du message commun à tous les destinataires. Ainsi, les éléments personnalisables comme leur nom ou adresse ne doivent pas y figurer. Car, ils font partie des données dont Word se servira par la suite pour personnaliser chaque lettre.

Étape 2 : Configurer sa liste de diffusion

La rédaction terminée, il vous faut maintenant configurer votre liste de diffusion. Pour ce faire, cliquez sur l’option « Sélection des destinataires ». Vous la trouverez dans la rubrique « Publipostage », plus précisément dans la colonne « Démarrer la fusion et le publipostage ».

À cette étape, trois possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez sélectionner les destinataires dans votre liste de contacts Outlook, utiliser une liste de diffusion existante ou en créer. Nous allons vous montrer comment procéder selon le cas dans cette section de l’article.

Sélectionner les destinataires dans ses contacts Outlook

Pour sélectionner les destinataires depuis vos contacts Outlook, vous devez cliquer sur la dernière option du menu déroulant. Ceci fait, il ne vous reste plus qu’à suivre les instructions.

Utiliser une liste de diffusion existante

Vous avez déjà configuré une liste de diffusion et vous aimeriez l’utiliser. Tout ce que vous avez à faire dans ce cas précis, c’est choisir la deuxième option du menu déroulant.

Le cas échéant, une petite fenêtre s’ouvrira par défaut dans le dossier de sauvegarde des listes de diffusion. Vous n’aurez plus alors qu’à sélectionner celle que vous souhaitez utiliser. Si votre liste n’y figure pas, servez-vous alors de l’explorateur pour naviguer dans vos fichiers et la retrouver. Dès que c’est fait, sélectionnez-la pour passer à l’étape suivante.

Créer une nouvelle liste de diffusion

C’est la toute première fois que vous vous apprêtez à faire du publipostage avec Word. Si c’est le cas, sachez qu’il vous faut tout d’abord créer une liste de diffusion. Dans celle-ci, vous devrez fournir diverses informations relatives aux destinataires de vos lettres. Il s’agit entre autres de leurs nom, prénoms, nom de société, adresse, département, ville et e-mail.

• Ainsi, après avoir cliqué sur « Entrer une nouvelle liste», vous devrez renseigner le tableau qui apparaît. Pour ce faire, remplissez chaque colonne avec les informations appropriées.

• Dès que vous aurez inséré les informations concernant le premier destinataire, vous pourrez passer au suivant en appuyant sur le bouton « Nouvelle entrée». Répétez l’opération jusqu’à épuiser la liste d’adresses.

• Une fois les destinataires ajoutés au tableau, sauvegardez les données entrées en cliquant sur le bouton « OK».

• Une petite fenêtre devrait à présent s’ouvrir par défaut dans le dossier « Mes sources de données». Nommez d’abord votre liste d’adresses. Pour y arriver, cliquez dans le champ de saisie « Nom de fichier », puis donnez-lui un nom. Cette étape terminée, procédez à l’enregistrement du fichier en touchant le bouton « Enregistrer ». Celui est placé dans la section inférieure droite du pop up.

Modifier une liste de diffusion

Il manque un destinataire dans votre liste de diffusion ou il y en a un de trop. Au lieu de créer une nouvelle liste, vous pouvez modifier celle que vous venez d’éditer. Cela vous permettra au passage de gagner un précieux temps. Pour ajouter ou retirer un destinataire de votre carnet d’adresses, suivez le cheminement ci-après.

• Accédez tout d’abord à la fonctionnalité « Modifier la liste de destinataires». Vous la trouverez dans la colonne « Démarrer la fusion et le publipostage ». Il s’agit de la deuxième colonne en partant de la gauche.

• Dès que vous l’aurez sélectionnée, une petite fenêtre s’affichera par-dessus. Vous y trouverez toutes les listes de diffusion que vous avez sauvegardées dans le dossier « Mes sources de données». Cliquez sur celle que vous désirez utiliser afin de procéder à sa modification.
• Après l’avoir sélectionnée, faites à nouveau un clic gauche sur le fichier, mais cette fois-ci dans la case inférieure.

• Le bouton « Modifier…» devrait à présent être disponible. Cliquez dessus pour ouvrir la liste d’adresses sélectionnée et procéder à sa modification.

• Maintenant que le carnet d’adresses est ouvert, vous pouvez le modifier. Pour y arriver, vous devrez tout simplement cliquer dans le champ que vous souhaitez modifier. Puis, saisir la nouvelle donnée. N’oubliez pas que chaque ligne est consacrée à un destinataire.
• Une fois les changements effectués, cliquez sur « OK» pour les enregistrer.

• Le cas échéant, un nouveau pop up apparaîtra. Sélectionnez le bouton « Oui» pour mettre à jour votre liste de contacts et sauvegarder définitivement les modifications apportées au fichier.

• Fermez ensuite la fonctionnalité de modification en appuyant sur le bouton « OK».

Étape 3 : Ajouter du contenu personnalisé à sa lettre

Après avoir édité votre liste de diffusion avec succès, vous devez à présent ajouter du contenu personnalisé à votre lettre. Cela se fait en quelques petites étapes. Et chacune d’elles est à la portée de tous. Nous vous les présentons sans plus tarder.

Choisir un format pour le nom du destinataire

• Pour choisir un format pour le nom du destinataire, vous devez accéder à la fonction « Bloc d’adresse». C’est la toute première étape.

• Ici, vous êtes dans un premier temps invité(e) à choisir le format sous lequel le nom du destinataire sera inséré. Parcourez les différentes propositions et choisissez celle qui vous convient le mieux. Vous pouvez visualiser le résultat dans la colonne « Aperçu» qui se trouve à droite.
• Ensuite, décochez ou cochez les petites cases placées en dessous en fonction de vos préférences.
• Enfin, validez vos choix en appuyant sur le bouton « OK».

Définir la formule d’appel pour le destinataire

Une fois le « bloc d’adresse » configuré, vous pouvez passer à la « formule d’appel ». Voici comment vous devrez vous y prendre pour y arriver.

• Cliquez d’abord sur la fonctionnalité « Formule d’appel». À l’instar du « Bloc d’adresse », vous la trouverez dans la colonne des « Champs d’écriture et d’insertion ».

• Dès que vous l’aurez sélectionnée, une petite fenêtre s’ouvrira par-dessus. Dans celle-ci, il vous faudra effectuer plusieurs configurations. Vous devrez d’abord choisir le format de la formule d’appel parmi ceux qui vous sont proposés. Puis, définir la formule d’appel pour les noms de destinataires invalides. Un petit aperçu vous est proposé dans la partie inférieure de la fenêtre. N’hésitez donc pas à vous en servir pour avancer plus vite.
• Une fois vos nouveaux paramètres définis, appuyez sur le bouton « OK» pour les sauvegarder.

Étape 4 : Afficher un aperçu des résultats

À cette étape du processus, vous pouvez obtenir un aperçu de vos lettres personnalisées. Tout ce que vous avez à faire pour y arriver, c’est accéder à la fonctionnalité « Aperçu des résultats ». Elle est située dans la colonne éponyme.

Pour passer d’une lettre personnalisée à une autre, cliquez sur la petite flèche orientée vers la droite.

Étape 5 : Terminer et fusionner les lettres

Vous avez visualisé le contenu des lettres et tout est en ordre. Vous pouvez dans ce cas passer à l’étape suivante. Celle-ci consiste à terminer et fusionner lesdites lettres. Le processus à suivre pour y arriver est plutôt simple et ne requiert que quelques clics.

• Pour commencer, vous allez sélectionner la fonction « Terminer & fusionner». Vous la trouverez dans la dernière colonne en partant de la gauche. Celle-ci est intitulée « Terminer ».

• Dès que vous le ferez, un menu déroulant apparaîtra. Vous aurez alors trois possibilités. En effet, vous pourrez modifier de façon individuelle chaque lettre, procéder à leur impression ou encore les envoyer sous forme de courriers. Libre à vous de choisir l’option qui vous convient le mieux.

Étape 6 : Sauvegarder sa lettre personnalisée

Quel qu’ait été votre choix précédent, vous ne devez pas oublier de sauvegarder votre publipostage. Car, vous pourriez avoir besoin de le modifier ou de l’exploiter à nouveau. Vous ne savez pas comment enregistrer votre lettre personnalisée. Vous pouvez suivre dans ce cas le cheminement ci-dessous.

• La première chose à faire pour y arriver, c’est cliquer sur la rubrique « Fichier».

• Ensuite, sélectionnez parmi les nombreuses options disponibles, « Enregistrer».

• Si c’est la première fois que vous enregistrez votre lettre personnalisée, vous serez alors invité(e) à choisir le dossier d’enregistrement.
• Faites-le, ensuite attribuez un nom au fichier.
• Enfin, terminez le processus de sauvegarde en appuyant sur le bouton « Enregistrer». Il devrait se trouver dans la section inférieure du pop up.

Voilà, c’est tout ! Vous savez maintenant comment faire un publipostage sur Word.