Une fonctionnalité intéressante de Microsoft Word permet de générer le sommaire des documents en un clic. C’est l’un des premiers besoins après avoir rédigé un document. Pour le faire, il faut correctement s’y préparer durant la rédaction du contenu. Cet article résume en détail la façon la plus simple de faire un sommaire dans Word.
La préparation du sommaire
Le secret pour faire un sommaire en quelques clics est de le planifier. En effet, décider d’en faire un à la dernière minute, alors que votre document est déjà terminé, pourrait demander un peu plus de travail. Comment alors s’y prendre ? Tout d’abord, l’idéal est d’avoir le plan de votre document avec les titres et sous-titres au point.
Une fois que vous arrivez à identifier ces derniers et leur niveau hiérarchique, vous pourrez commencer à préparer le sommaire. L’idée est de leur conférer une mise en forme spéciale qui aidera Microsoft Word à les identifier comme élément du sommaire. Il faudra comprendre que Microsoft Word propose une hiérarchie en termes de niveau de titres qu’il a labellisé « Titre 1 », « Titre 2 »… Au sein de votre document, tous les titres de même hiérarchie devront ainsi posséder le même niveau de styles.
- Pour ce faire, lorsque vous arrivez au niveau des titres de premier niveau, sélectionnez le titre qui vous intéresse et, dans la section des styles de l’onglet accueil, cliquez sur « Titre 1 ».
- Faîtes de même pour les titres de second niveau, en choisissant « Titre 2 ».
- Procédez toujours de la même façon pour les titres de niveau 3, cette fois-ci en choisissant « Titre 3 ».
Ne vous inquiétez pas si vous ne voyez pas d’ores et déjà le style « Titre 3 », « Titre 4 »… Au fur et à mesure que vous ferez usage d’un niveau de titre, le niveau de titre suivant se débloquera automatiquement.
Modification de l’apparence des styles de titre
La taille, la police et la couleur proposées ne vous conviennent pas ? Pas de problème. Vous avez la possibilité de les personnaliser selon vos convenances. Il suffira de :
- Faire un clic droit sur le style concerné « Titre 1 », « Titre 2 »… et de cliquer sur « Modifier / Modify).
- La fenêtre de personnalisation du style choisi apparaîtra à la suite de cette action. Allez-y donc comme bon vous semble et finissez par cliquer sur « OK ».
- Vous verrez alors le résultat s’appliquer automatiquement aux niveaux de titre concernés.
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Création du sommaire
Une fois votre document entièrement rédigé, tous vos titres liés aux styles que vous avez (peut-être) personnalisés, vous pouvez créer le sommaire. À cette étape, l’essentiel du travail a déjà été fait. Maintenant, positionnez le curseur de la souris à l’endroit où vous désirez faire apparaître le sommaire et :
- Allez dans l’onglet « Références / References » sur le ruban des menus.
- Cliquez sur « Table des matières / Table of Contents ».
- Choisissez un modèle de sommaire (en cliquant dessus) parmi les trois propositions qui vous sont faites.
- Si vous avez tout fait correctement jusqu’à présent, le sommaire devrait prendre forme sous vos yeux.
Comment bien paramétrer la table des matières ?
Maintenant que vous êtes arrivés à générer la table des matières qui correspond à votre document, vous aurez probablement envie d’en modifier l’apparence. Fort heureusement, Microsoft Word propose ce type de modification sur les sommaires. Voici comment procéder :
- Allez dans l’onglet « Références / References » sur le ruban des menus.
- Cliquez sur « Table des Matières / Table of Contents ».
- Cliquez sur « Personnaliser la Table des Matières / Custom Table of Contents… ».
- À présent, vous avez le libre choix de modifier les paramètres disponibles au sein de la fenêtre qui apparaît. Une fois fini, cliquez sur le bouton « OK ».
- Word vous demandera si vous désirez remplacer la première table de matières générée. Choisissez simplement OUI.
- Et vous pourrez voir les modifications apportées.
La mise à jour automatique du sommaire
Le sommaire Word est très pratique pour vous aider à mettre à jour automatiquement votre table des matières en fonction du contenu de votre document. Même si vous avez des centaines de pages, vous n’aurez qu’à faire un clic pour mettre à jour le sommaire. De ce fait, s’il arrivait que vous modifiiez votre document et que le sommaire est chamboulé, ne paniquez surtout pas. Faîtes plutôt ceci :
- Positionnez le curseur au niveau de votre sommaire afin de faire afficher son cadre de sélection. Localisez et cliquez sur l’option « Mettre à jour la table / Update table of contents » située en haut du cadre de sélection.
- Word vous demandera si vous désirez mettre à jour l’entièreté de la table ou uniquement les numéros de page. Choisissez l’option convenable (ici l’entièreté de la table) et cliquez sur « OK ».
- La table des matières s’adaptera automatiquement aux nouveaux titres ajoutés ou supprimés.
Que faire si j’ai fini la rédaction de mon document ?
Eh oui, il peut arriver que vous êtes maintenant à la fin de votre document et que vous vous souvenez du sommaire. Pas de panique, il existe une solution qui pourra vous être utile. Ici, il s’agira de générer une table des matières que vous remplirez vous-même. Le processus est aussi simple que précédemment, juste qu’il vous demandera un travail supplémentaire, car vous devrez connaître chaque titre et la page correspondante afin de les réécrire sans faute (il est possible de se servir du copier-coller).
- Allez dans l’onglet « Références / References » sur le ruban des menus.
- Cliquez sur « Table des Matières / Table of Contents ».
- Choisissez « Table Manuelle / Manual Table ».
- Microsoft Word générera alors une table des matières que vous allez devoir remplir par vos propres soins.
- Prêtez donc attention aux titres et au numéro des pages où chaque titre est situé afin de les renseigner convenablement. N’hésitez pas aussi à dupliquer les modèles de titres proposés afin d’obtenir un nombre de lignes qui correspond au nombre de titres présents dans votre document.
