Comment paramétrer une réponse automatique sur Outlook web ?

Outlook-Web
Outlook-Web

C’est bientôt les congés et vous aimeriez paramétrer une réponse automatique sur Outlook Web pour éviter que ceux qui vous contacteront pendant votre absence vous espèrent en vain. C’est une excellente idée ! Seulement, vous ne savez vraiment pas comment activer et configurer cette fonctionnalité de la messagerie. Si tel est votre cas, alors vous n’avez plus à vous en faire à ce sujet. Car, on a décrit dans le présent tutoriel les différentes étapes qu’il vous faut suivre pour paramétrer aisément une réponse automatique sur votre compte Outlook.

Étape 1 : Se connecter à son compte Outlook

Comme vous en conviendrez, pour paramétrer une réponse automatique sur Outlook Web, vous devez au préalable vous connecter à ce service de messagerie. Puis qu’il s’agit de la version Web de la messagerie, vous aurez nécessairement besoin d’un navigateur Web pour y accéder.

Choisissez-en un de fiable ; Microsoft Edge, Chrome, Mozilla…, n’importe lequel fera l’affaire. Ouvrez-le et saisissez ensuite dans sa barre d’adresse le lien outlook.office.com et validez votre entrée.

Outlook-Web
Outlook-Web

Vous serez ensuite redirigé(e) sur la page d’authentification Outlook, où vous renseignerez tout d’abord votre identifiant (e-mail, téléphone ou identifiant Skype). Cliquez sur « Suivant » dès que c’est fait.

Outlook-Web-Connexion
Outlook-Web-Connexion

Puis, tapez votre mot de passe. Ceci fait, faites un clic gauche sur « Se connecter » afin d’accéder à votre compte.

Outlook-Web-Mot-De-Passe
Outlook-Web-Mot-De-Passe

Étape 2 : Accéder aux paramètres de son compte

Après vous être connecté(e) à votre compte Outlook, vous pouvez commencer à le paramétrer pour qu’il puisse envoyer une réponse automatique à tous ceux qui vous enverront des e-mails en votre absence. Mais pour ce faire, vous devez d’abord accéder aux paramètres de votre compte. Pour cela, cliquez sur l’icône d’engrenage qui se trouve en haut à droite au niveau de la barre de menu Outlook.

Outlook-Web-Paramètre
Outlook-Web-Paramètre

Le menu déroulant des « Paramètres rapides » devrait maintenant s’afficher à droite. Regardez dans sa section inférieure, vous trouverez l’option « Afficher tous les paramètres d’Outlook » en surbrillance. Faites un clic gauche dessus pour ouvrir les paramètres globaux de ce service de messagerie.

Outlook-Web-Affichage
Outlook-Web-Affichage

Étape 3 : Activer la fonction « Réponses automatiques »

Après avoir ouvert les paramètres généraux d’Outlook, vous pouvez entamer le processus d’activation de la fonctionnalité « Réponses automatiques ». Mais pour cela, vous devrez au préalable accéder à cette fonction.

Pour ce faire, sélectionnez l’option « Courrier », située juste en dessous de « Général » dans les « Paramètres ». Ceci fait, parcourez la sous rubrique qui vient de s’afficher et cliquez sur la fonction « Réponses automatiques ». Celle-ci devrait se trouver en dernière position sur la liste des fonctionnalités de la rubrique « Courrier ».

Outlook-Web-Courrier
Outlook-Web-Courrier

Une fois les options de réglage de la fonction « Réponses automatiques » affichées dans la colonne centrale, il ne vous reste plus qu’à faire basculer l’interrupteur qui précède l’option « Activer les réponses automatiques ».

Outlook-Web-Reponse
Outlook-Web-Reponse

Étape 4 : Paramétrer la fonctionnalité « Réponses automatiques »

Pour que la fonctionnalité « Réponses automatiques » vous soit utile, vous ne devez pas vous contenter de l’activer. En effet, il vous faut aussi la configurer. Vous ne savez comment il faut s’y prendre pour paramétrer cette fonction d’Outlook. Voici le cheminement à suivre pour y arriver avec aisance.

Préciser la période durant laquelle la fonctionnalité doit rester active

Après l’activation des réponses automatiques dans votre compte Outlook, vous serez invité(e) à effectuer certains réglages complémentaires. Ils ne sont toutefois pas obligatoires. En effet, vous pouvez vous en passer si vous les jugez inutiles ou incompatibles avec vos besoins du moment. La toute première option activable se rapporte à la période sur laquelle cette fonctionnalité restera active.

Outlook-Web-Reponse
Outlook-Web-Reponse

Si vous choisissez de l’activer, vous devrez alors préciser la date et l’heure du début ainsi que celles de fin. Le cas échéant, cliquez dans chaque champ afin de le renseigner.

Outlook-Web-Renseigner
Outlook-Web-Renseigner

Ajouter des paramètres complémentaires

Une fois la période d’activité des réponses automatiques précisée, vous pouvez personnaliser davantage cette fonctionnalité. Mais pour cela, il vous faudra ajouter les paramètres complémentaires que voici.

  • Verrouiller son calendrier

Outlook vous offre la possibilité de bloquer votre calendrier pendant toute la durée de votre absence. Tout ce que vous avez à faire pour bénéficier de cette fonction, c’est cocher la case « Bloquer mon calendrier pour cette période ».

Outlook-Web-Période
Outlook-Web-Période

Une fois ce geste effectué, vous devrez aussi définir un titre pour l’évènement. Pour ce faire, cliquez dans le champ approprié et saisissez-le.

Outlook-Web-Saisir
Outlook-Web-Saisir
  • Refuser les nouvelles invitations

Vous pouvez aussi configurer votre compte pour qu’il refuse systématiquement toutes les nouvelles invitations pour des évènements qui doivent avoir lieu dans l’intervalle. Tout ce qu’il faut faire pour activer cette fonction supplémentaire, c’est cocher la case « Refuser automatiquement les nouvelles invitations à des évènements prévus pendant cette période ».

Outlook-Web-Période-En-Cours
Outlook-Web-Période-En-Cours
  • Refuser ou annuler les réunions devant se tenir sur cette période d’absence

Vous avez également la possibilité de rejeter ou d’avorter les réunions qui doivent se tenir durant votre période d’indisponibilité. Pour profiter de cette fonctionnalité, cochez la case « Refuser et annuler mes réunions pendant cette période ».

Outlook-Web-Refus-Période
Outlook-Web-Refus-Période

Définir le message à envoyer automatiquement

Dès que vous avez terminé l’ajout des paramètres complémentaires, vous pouvez passer à la rédaction de la réponse automatique à envoyer. Pour commencer la rédaction de votre message, faites un clic gauche dans l’éditeur de texte qui se trouve en dessous de la dernière fonctionnalité supplémentaire. Ensuite, tapez votre texte.

Outlook-Web-Texte
Outlook-Web-Texte

Définir la catégorie de mails à laquelle envoyer les réponses automatiques

Après avoir rédigé la réponse automatique à envoyer, il vous faut définir le type de destinataire qui peut recevoir cette réponse. Ici, vous n’avez que deux options. Soit vous paramétrez la fonctionnalité de manière à ce qu’elle réponde automatiquement à tous les e-mails qui vous seront envoyés pendant votre absence, soit vous la configurez pour qu’elle ne réponde qu’à vos contacts.

Si c’est la première option qui vous intéresse, alors ne cochez aucune case et passez directement à la dernière étape. En revanche, si la seconde que vous préférez, cliquez dans la case appropriée pour l’activer.

Outlook-Web-Activer
Outlook-Web-Activer

Sauvegarder ses nouveaux réglages

Une fois tous ces petits paramétrages terminés, vous devez les sauvegarder pour qu’Outlook en tienne compte. Cliquez sur le bouton en surbrillance « Enregistrer » pour valider les différents réglages effectués.

Outlook-Web-Enregistrement
Outlook-Web-Enregistrement

Maintenant que vous avez terminé la configuration de la réponse automatique de votre compte Outlook, vous pouvez partir en congés l’esprit tranquille.

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