Comment réussir le choix d’un ERP pour son entreprise ?
La gestion des systèmes d’information au sein des entreprises s’effectue avec divers outils et parmi eux, l’ERP est sans doute l’un des plus complets et des plus efficaces. Ces programmes sur mesure sont en effet recommandés par de nombreuses entreprises qui en ont déjà fait l’expérience.
Outre la performance et le gain de productivité qu’ils offrent, les ERP permettent aux entreprises d’optimiser l’utilisation de leurs ressources. Ils ont à coup sûr un impact positif sur toutes les activités des structures qui en font un choix avisé.
Que faut-il retenir de ces programmes informatiques ? Comment fonctionnent-ils ? Comment bien choisir un ERP pour en faire la meilleure expérience possible en entreprise ? Quels sont les avantages et les éventuelles limites liés à leur utilisation ? Découvrez ici les réponses à toutes ces interrogations !
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Le terme ERP est une abréviation de l’expression « Enterprise Ressource Planning » dont la traduction française est « Progiciel de Gestion Intégré (PGI) ». L’ERP est donc une solution informatique utilisée par les entreprises pour piloter un ensemble de processus opérationnels liés à leurs activités.
De manière concrète, cet outil est utilisé dans la gestion des commandes, du stock, de la comptabilité et de la paie. Par ailleurs, certaines entreprises ont recours à cette solution pour la gestion des transactions BtoB ou BtoC avec leurs partenaires.
Le PGI est constitué de différents modules informatiques qui sont pour la plupart indépendants, mais reliés à une base de données unique contenant des informations sûres et fiables. L’utilisation d’une telle base en entreprise permet une meilleure collaboration et une meilleure visibilité du déroulement des activités.
En outre, l’ERP peut être relié à un logiciel de CRM pour une meilleure gestion de la relation de l’entreprise avec sa clientèle. L’entreprise aura ainsi une meilleure connaissance des besoins de ses clients afin d’y apporter les solutions adaptées en temps réel.
Comment fonctionne un ERP ?
Le Progiciel de Gestion Intégré est un système complet qui regroupe différentes applications spécifiques et autonomes. Le point commun de ces applications est qu’elles fonctionnent à partir d’une seule et unique base de données.
Ainsi, l’ERP permet de piloter, de superviser et de standardiser les informations et les opérations internes d’une entreprise à partir d’un seul logiciel. Il est le tronc principal qui connecte tous les services de l’entreprise. Il est constitué de différents modules tels que :
- Le module de le production ;
- Le module de gestion des ressources humaines ;
- Le module de la finance et de la comptabilité ;
- Le module de la recherche, du développement et de l’ingénierie
- Le module des ventes ;
- Le module du sourcing et des achats et
- Le module Supply Chain.
Les entreprises ont la possibilité d’insérer tous ces modules dans leur ERP et d’en ajouter d’autres en fonction de leurs besoins.
Pour le déploiement de telles solutions par contre, les entreprises peuvent acheter la licence ou souscrire un abonnement mensuel ou annuel auprès d’un fournisseur.
La souscription à un abonnement permet à l’entreprise de se décharger des aspects liés à la maintenance, à la sécurité et aux mises à jour qui relèvent alors de la responsabilité du fournisseur. En revanche, l’achat de licence donne à l’entreprise un contrôle total sur l’outil.
Le déploiement, la maintenance et la sécurité sont entièrement gérés en interne. Le choix du type de déploiement à effectuer doit se faire selon les objectifs, les besoins et les moyens de l’entreprise.
Comment choisir son ERP ?
Durant ces dernières années, les systèmes ERP ont beaucoup évolué. Ils représentent généralement un investissement important pour les entreprise, mais les effets sur le long terme sont souvent très intéressants. Néanmoins, certains critères doivent nécessairement être pris en compte pour tirer les meilleurs avantages d’un ERP pour son entreprise.
Définir ses objectifs et exigences
Ce premier critère est de loin le paramètre le plus important dans le choix d’un ERP. Vous devez clairement définir les besoins réels de l’entreprise et les fonctions que l’outil devra nécessairement intégrées. En d’autres termes, ce préliminaire exige un réel état des lieux de l’entreprise.
Pour bien faire cette analyse, vous devez répondre à certaines interrogations importantes comme :
- Comment les systèmes d’information sont-ils actuellement gérés dans l’entreprise ?
- Quelles sont les limites des outils utilisés ?
- Les résultats de l’entreprise souffrent ils de ces limites ?
- Quelles sont les fonctionnalités attendues pour ce nouvel outil ?
- Quelles sont les prospections de l’entreprise dans les 05 ou 10 prochaines années ?
La réussite de cette étape dépend également du temps qu’on y accorde. Il est important de prendre du temps et de consulter les collaborateurs de l’entreprise afin d’avoir leur point de vue.
Par ailleurs, la réalisation d’un questionnaire est un moyen très efficace de faciliter la discussion et de collecter les informations. L’entreprise pourra trouver l’ERP qui prend réellement en compte les besoins les plus importants.
Tenir compte de la structure ou de l’organisation de l’entreprise
La structure ou l’organisation de l’entreprise joue un rôle important dans le choix de l’ERP. En effet, les grandes entreprises et les petites n’ont pas les mêmes besoins en matière d’organisation.
Par ailleurs, les ERP sont plus que de simples outils de comptabilité. Ils représentent d’excellentes solutions qui peuvent être utilisées dans tous les services d’une entreprise.
Il est donc important de choisir le PGI adapté à la structure de son entreprise de façon à ne pas sous-dimensionner ou surdimensionner l’outil.
Évaluer le coût de l’ERP
Le coût de l’ERP est très variable, car il dépend de nombreux paramètres. Il s’agit entre autres du coût de déploiement dans l’entreprise, du coût de la licence ou du tarif de l’abonnement et des frais de maintenance.
Il est par ailleurs primordial d’évaluer le retour sur investissement. En effet, la mise en place d’une solution ERP est une dépense importante. L’évaluation du coût doit ainsi prendre en compte l’impact de l’installation de ce progiciel sur la productivité et les ventes.
Tenir compte de la technologie de l’ERP et de l’accompagnement
La mise en place d’un ERP est un choix de solution, mais il s’agit également d’un choix de technologie et de prestataire. Malheureusement, les entreprises ont tendance à négliger ce critère de choix qui revêt pourtant une grande importance.
Les logiciels ERP sont aujourd’hui disponibles en deux formules. La première permet de les installer sur les serveurs de l’entreprise localement. L’entreprise a ainsi la responsabilité de l’hébergement de l’ensemble de l’infrastructure de l’outil et des données.
La seconde formule permet quant à elle d’effectuer le déploiement de l’ERP dans le cloud de l’entreprise et d’héberger les données dans les serveurs du fournisseur. Ce dernier s’occupe ainsi de la maintenance de l’infrastructure.
Pour l’accompagnement, il faut retenir que sa qualité déprend grandement du fournisseur choisi. La réussite du choix de son prestataire ERP est gage d’un excellent d’accompagnement et d’une prise en main facile de l’outil.
Pour ce faire, il est nécessaire de vérifier l’expertise, les références, la disponibilité et la modernité des solutions proposées par le prestataire avant de se décider.
L’agilité, la durabilité et la flexibilité de l’outil
Bien que ce critère soit un peu complexe à vérifier, il reste important pour le choix d’une bonne solution ERP. Cet outil doit être flexible et facile à maitriser pour les utilisateurs de l’entreprise.
Il doit pareillement être adaptable aux enjeux de l’entreprise à court, à moyen et à long terme. Par ailleurs, il est nécessaire de vérifier si l’outil a déjà été utilisé par d’autres entreprises. Quels sont leurs avis ?
Quels sont les avantages du déploiement de l’ERP pour les entreprises ?
Un bon ERP présente des avantages indéniables pour les entreprises. Il permet en effet de facilement relever de nombreux défis auxquels les entreprises sont confrontées en matière d’organisation, de productivité, de ventes, de gestion des ressources humaines et même de gestion du service client.
L’amélioration de l’organisation au sein de l’entreprise
La mise en place d’un ERP efficace et sur mesure améliore significativement l’organisation dans l’entreprise. Ceci est dû à l’automatisation du processus de collecte et de transfert d’informations entre collaborateurs.
Par ailleurs, l’unification de l’ensemble des données dans une base crée une mobilité informationnelle efficace symbolisée par la simplification de l’administration.
De plus, il en découle plus de cohérence dans l’organisation des tâches et une visibilité globale sur l’ensemble de l’activité de l’entreprise. Une excellente maitrise de la circulation de l’information est gage d’un gain de temps et de productivité.
La cohérence et l’homogénéité des informations
Outre la cohérence dans l’organisation des activités, le déploiement de l’ERP permet de centraliser et d’harmoniser toutes les informations de l’entreprise. Les risques d’erreurs sont donc réduits, car toute l’entreprise a accès aux mêmes informations en temps réel.
En outre, la cohérence et l’homogénéité des informations permettent de suivre et de mieux évaluer les activités. De plus, un ERP peut servir au stockage et à la conservation de données de l’entreprise sur une longue période.
Un Progiciel de Gestion Intégré idéalement choisi permet aussi d’éviter les erreurs de restitutions et les redondances d’informations.
Un gain de productivité et de temps
Le gain de productivité est un avantage incontournable de l’installation d’un ERP en entreprise. En effet, grâce à sa base de données centralisée, il devient un véritable allié de productivité.
L’utilisation de l’ERP crée un environnement favorable à la collaboration en permettant d’avoir de manière permanente une vision globale des processus et objectifs. Il permet aussi de libérer les collaborateurs de certaines tâches lourdes et répétitives.
Ils pourront se consacrer à d’autres tâches cruciales à l’avancement de l’entreprise. Par ailleurs, l’intégration des IA et de chabots à ces solutions améliore de manière significative l’expérience utilisateur en favorisant un gain indéniable de temps.
Une maitrise des coûts de maintenance plus efficiente
Les coûts de maintenance des outils sont l’une des sources de dépenses les plus importantes en entreprise. L’utilisation d’un outil unique qui permet de réaliser l’ensemble des processus opérationnels réduit drastiquement ces coûts.
L’unique dépense de maintenance à prévoir est celle de l’ERP. L’entreprise pourra ainsi limiter ses dépenses tout améliorant la productivité des employés et ses ventes.
Une meilleure sécurité des données
Un autre avantage notable des systèmes ERP est la sécurité accrue des données sensibles. Les dispositifs de sécurité intégrés à ces systèmes sont basées sur certaines normes.
Elles permettent de prévenir les attaques et certaines pannes. Par ailleurs, des ressources de sécurité dédiées sont intégrées aux ERP pour éviter l’installation de logiciels malveillants.
Les données sont réparties sur différents serveurs et peuvent donc être facilement récupérées en cas de dysfonctionnement.
Une utilisation évolutive
Les ERP sont des solutions modulaires qui évoluent au rythme de la croissance de l’entreprise. Ces outils évolutifs, flexibles et agiles peuvent ainsi accompagner l’entreprise dans l’atteinte de ses objectifs sur le long terme.
Quelles sont les limites de l’ERP ?
Les ERP ont une grande efficacité pour optimiser les processus opérationnels en entreprise, mais ils sont aussi d’excellents outils d’aide à la prise de décision. Ces dispositif ont néanmoins quelques limites et un lot de contraintes qu’il est important de prendre en compte.
Le déploiement d’un système ERP en entreprise est un procédé qui prend beaucoup de temps. En effet, la mise en place de cette solution revient à mettre tout le processus de l’entreprise à plat et à reprendre à zéro.
Le déploiement exige donc un travail préparatoire important qui peut ralentir les activités de l’entreprise. Ainsi, cette solution n’est pas forcément adaptée aux startups qui ont besoin d’agir vite afin de demeurer viables.
Le coût de l’installation de l’ERP est une autre limite à laquelle certaines entreprises pourraient être confrontées. L’achat de la licence de l’outil, la programmation et la maintenance sont des dépenses non négligeables.
Le budget à allouer à ce projet peut de ce fait limiter de nombreuses entreprises en expansion. Une autre limite de la mise en œuvre de l’ERP est le paramétrage et la prise en main de l’outil. À l’instar de tout autre logiciel spécifique, un ERP peut nécessiter un procédé fastidieux et long.
Il est donc difficile de vite faire évoluer le système et de le mettre rapidement à disposition de l’entreprise. De plus, le déploiement d’un ERP implique un changement des habitudes de travail au sein de l’entreprise.
Les utilisateurs doivent apprendre à bien s’en serviir afin d’en tirer les meilleurs avantages. Des formations à l’utilisation de l’outil sont donc indispensables. Elles peuvent se faire en amont à la mise en œuvre du projet de l’ERP pour gagner du temps.
En dehors des coûts de maintenance, l’entreprise doit investir dans la recherche et le développement pour que son outil soit évolutif et réponde aux exigences du marché. Il s’agit d’une démarche importante pour demeurer compétitif.
Au-delà de ces limites, l’ERP reste la meilleure réponse à la transformation digitale des entreprises. Il propose de nombreux outils qui permettent aux entreprises de demeurer performantes et rentables sur le long terme.
