Comment transformer Gmail en gestionnaire de tâches

Gmail ne se limite plus à relever vos courriels ou à vous permettre d’en envoyer. Au fil des mises à jour, la plateforme s’est enrichie de nombreuses fonctionnalités tournées vers la productivité. Et en réalité, il est même possible de l’utiliser comme un gestionnaire de tâches.

Google a en effet eu la très bonne idée d’intégrer Tasks à son service, si bien que les utilisateurs de la solution n’ont plus besoin de passer par un gestionnaire dédié.

Une image représentant un courriel
Image par Ovidiu Tepes de Pixabay

Ce dossier a été rédigé en septembre 2021. Gmail sera bien entendu amené à changer au fil des prochaines versions. Notez en outre que le gestionnaire intégré à la solution est un peu plus sommaire que certains outils spécialisés.

Comment et pourquoi utiliser un gestionnaire de tâches

Nous avons tous une façon bien à nous de travailler. Certains vont avoir besoin de prendre des notes manuscrites pour structurer leurs idées et prendre du recul sur leurs projets. D’autres vont préférer se tourner vers des cartes mentales.

Mais pour beaucoup, rien ne vaut la bonne vieille liste de tâches. Une liste permettant de visualiser les étapes à mener pour finaliser un projet.

Il existe de nombreuses plateformes dédiées sur la toile. En 2018, Google a pris les choses à contre-courant en intégrant un outil de ce type à Gmail. L’initiative a fait mouche et de nombreux utilisateurs du service ont commencé à avoir recours à ce nouvel outil. A un point tel que la firme a fini par lancer une application dédiée sur le Play Store.

Cette application, nous n’allons pas l’évoquer dans cet article. Je préfère effectivement me focaliser sur l’intégration de l’outil à Gmail.

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Gmail permet de créer une nouvelle tâche à partir d'un courriel
Gmail permet de créer une nouvelle tâche à partir d’un courriel

Comment créer une nouvelle tâche dans Gmail

La première chose que vous allez vouloir faire, c’est sans doute de créer une nouvelle tâche. Gérer des tâches sans en avoir créé ne rime effectivement pas à grand-chose.

Ici, vous aurez finalement deux options, deux choix.

Option 1 : créer une tâche à partir d’un courriel

Il s’agit de ma fonction préférée. Gmail permet en effet de créer une nouvelle tâche à partir d’un mail pour gagner en productivité.

La marche à suivre est assez simple et il suffit ainsi de suivre les étapes suivantes :

  1. Ouvrez Gmail ;
  2. Sélectionnez le courriel de votre choix ;
  3. Cliquez sur le bouton qui a la forme d’une coche ;
  4. C’est fini !

Après avoir cliqué sur ce bouton, Gmail va créer une nouvelle tâche liée au courriel que vous aviez sélectionné. L’avantage de ce système, c’est que vous pourrez ouvrir le message associé à la tâche en un clic à partir du gestionnaire, sans avoir besoin de fouiller dans votre boîte de réception.

Option 2 : créer une tâche à partir de Google Tasks

La seconde option est un peu plus conventionnelle et elle consiste donc à créer une nouvelle tâche directement depuis Google Tasks.

La bonne nouvelle, c’est que vous n’aurez pas besoin d’ouvrir un nouvel onglet ou de vous rendre ailleurs. L’outil est en effet directement intégré à Gmail et vous pourrez donc créer vos nouvelles tâches à partir du service.

Comment ? En suivant cette procédure :

  1. Ouvrez Gmail ;
  2. Portez votre attention sur les icônes situées dans la barre à droite ;
  3. Cliquez sur celle qui a la forme d’une coche ;
  4. Google Tasks apparaît dans la barre latérale ;
  5. Assurez-vous d’avoir sélectionné la bonne liste tout en haut ;
  6. Cliquez sur “ajouter une tâche” ;
  7. Donnez-lui un titre ;
  8. Donnez-lui un détail et une date si besoin ;
  9. Et voilà !

Ces deux options ne sont pas vraiment en concurrence. Elles sont en réalité complémentaire l’une de l’autre. La première vous servira si vous recevez par exemple des directives ou des demandes depuis votre patron, un collègue ou un client. Pour ne pas les perdre de vue, vous pourrez créer de nouvelles tâches.

La seconde vous permettra de vous affranchir de vos mails et de créer une série de tâches indépendantes n’ayant aucun lien direct ou indirect avec les courriels reçus dans votre boîte. Et vous aurez en plus la possibilité de vous montrer plus précis dans leur création.

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Le volet consacré à Tasks
Le volet consacré à Tasks

Comment gérer vos listes de tâches

Maintenant, vous savez comment faire pour créer une tâche, mais il vous reste à apprendre comment les gérer.

Valider une tâche accomplie

C’est sans doute l’action la plus simple. Après avoir fait apparaître Google Tasks dans la barre latérale, il suffira de cliquer sur le bouton situé à côté d’une tâche pour la valider. Elle sera alors cochée et elle disparaîtra de la liste associée.

Créer une nouvelle liste de tâches

Google Tasks ne vous impose aucune limite en termes de listes de tâches et vous êtes libres d’en créer autant que vous en avez besoin.

Pour créer une nouvelle tâche, il suffira de faire apparaître le volet du service et de cliquer sur le nom de votre liste, tout en haut. Un menu apparaîtra alors et il faudra simplement cliquer sur “créer une liste” pour créer une nouvelle liste de tâches.

Comment modifier le tri des tâches

Par défaut, Tasks va afficher vos tâches les unes à la suite des autres. Il est cependant possible de modifier le tri en cliquant sur les trois petits points situés à droite du bouton “ajouter une tâche”, depuis le volet de Tasks.

Là, il faudra simplement cliquer sur “date” pour modifier l’ordre d’affichage de vos tâches et les organiser par date.

Accéder aux tâches terminées

Par défaut, le volet de Tasks fait uniquement apparaître la liste des tâches en cours. Il est cependant possible d’afficher les tâches terminées en cliquant sur le bouton situé tout en bas : “tâches terminées (xx)”.

Supprimer les tâches terminées

Envie de faire un coup de ménage et de supprimer toutes les tâches que vous avez terminées ? Pas de souci, il suffira d’ouvrir le volet de Tasks et de cliquer sur les trois petits points situés à droite du bouton “Ajouter une tâche”, pour finalement aller chercher l’option “supprimer toutes les tâches terminées”.

Des tâches créées sur Gmail
Des tâches créées sur Gmail

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