En 2023, Gmail enregistre plus d’1,5 milliards d’utilisateurs actifs, ce qui représente une augmentation de 500 millions de nouveaux membres depuis 2016. La popularité de cette boîte de messagerie se justifie par sa simplicité d’utilisation, une spécificité que l’on note d’ailleurs avec tous les services Google.
Pour certains, l’utilisation quotidienne de cet outil peut s’étaler sur de longues heures, ce qui peut parfois altérer la productivité. Compte tenu de cette réalité, nous vous présenterons ici 10 astuces très simples pour bien organiser votre boîte Gmail afin d’optimiser à l’idéal le traitement de vos messages.
Utiliser les libellés
Tous les systèmes de messagerie électronique ou presque proposent une fonctionnalité de création de dossiers pour trier et organiser les différents messages reçus. En ce qui concerne Gmail en particulier, il utilise des libellés qui fonctionnent d’une façon assez similaire aux dossiers.
Bien que votre boîte de réception Gmail contienne déjà certains libellés par défaut, il convient de créer vos propres libellés pour une organisation plus efficace. Ainsi, si vous souhaitez créer un libellé personnalisé, vous devez cliquer sur “Créer un libellé” dans la barre latérale gauche.
Une fois le libellé créé et personnalisé (couleur, nom, etc), vous pouvez trier vos e-mails. Deux options se présentent à vous : appliquer un ou plusieurs libellés à vos e-mails, à la manière d’un tag ou déplacer vos e-mails dans les dossiers correspondants à leurs contenus respectifs.
Optimiser l’affichage
Cela peut paraître banal, mais il s’agit d’une astuce super pratique pour gagner du temps quand utilise Gmail. Ce service offre une grande flexibilité pour organiser votre boîte de réception selon vos besoins. Il suffit de cliquer sur l’icône des paramètres dans le coin supérieur droit de votre écran, puis de sélectionner “Densité d’affichage“. Vous pourrez alors choisir entre 3 types d’affichage différents :
- l’affichage par défaut (espace les e-mails pour faciliter leur lecture) ;
- l’affichage normal (plus compact et affiche assez d’e-mails à la fois sur votre écran) ;
- l’affichage compact (plus dense et affiche le nombre maximal de mails).
Vous n’aurez donc qu’à opter pour l’affichage qui convient le mieux à vos besoins et à votre style de travail pour interagir plus facilement avec l’ensemble de vos contacts.
Prioriser l’affichage des mails importants
Lorsque vous ouvrez votre boîte de réception après un long moment, il est possible que soyez confronté à un grand nombre d’e-mails d’ordre et de natures complètement opposés. Certains sont prioritaires, d’autres sont marqués importants, tandis que d’autres sont simplement des mails promotionnels.
Ce qui fait qu’il devient très difficile de trier tous les messages et d’identifier les e-mails qui doivent être traités en premier. Pour résoudre ce problème, vous pouvez utiliser une fonctionnalité de priorisation de la boîte de réception en indiquant les e-mails que vous souhaitez voir en premier.
Pour utiliser cette option, rendez-vous dans l’onglet “Boîte de réception” dans les paramètres et modifiez le type. Vous avez la possibilité de mettre en avant les messages importants, ceux qui sont non lus ou encore ceux qui sont épinglés. Vous pouvez même décider du nombre d’e-mails de chaque catégorie qui devront être affichés en premier.
Utiliser la barre de recherche pour vite retrouver un message
La barre de recherche peut vous aider à retrouver rapidement un message spécifique dans votre boîte de réception Gmail. Cette barre est située tout en haut de la boîte de réception, juste en dessous des onglets et des boutons de navigation.
Pour rechercher un message, cliquez simplement sur la barre de recherche et commencez à taper des mots-clés liés au message que vous cherchez. Vous pouvez utiliser des mots-clés comme le nom de l’expéditeur, le sujet de l’e-mail ou des mots clés présents dans le contenu de l’e-mail. Gmail vous affichera alors les résultats de recherche les plus pertinents.
Personnaliser ses notifications
Il existe plusieurs façons utiles de personnaliser ses notifications lors de la réception d’un e-mail sur Gmail, mais il est préférable de ne choisir qu’une pour éviter d’être submergé.
L’une des méthodes consiste à utiliser les notifications de bureau pour Gmail, qui sont distribuées par Google sous forme de programme Windows. Une version pour Mac est aussi disponible. Une autre méthode revient à installer une extension dédiée pour Google Chrome, telle que Google Mail Checker.
Cette dernière vérifie fréquemment la réception d’e-mails et affiche le nombre de mails non lus. En outre, il est possible d’utiliser le favicon dynamique de Gmail, une fonctionnalité proposée par Google Labs. Elle modifie l’icône affichée sur les onglets à chaque fois qu’un e-mail est reçu ou lu.
Se servir des filtres automatiques
Outre les courriels que vous recevez de vos clients, vous êtes probablement submergé de newsletters et de notifications provenant des différentes plateformes sur lesquelles vous êtes inscrit. L’accumulation de ces messages peut rapidement saturer votre boîte de réception et vous causer du stress.
Fort heureusement, il est possible d’utiliser des filtres afin de trier automatiquement vos e-mails dans des dossiers ou des libellés spécifiques. Pour profiter de cette fonctionnalité, accédez à vos paramètres, puis cliquez sur l’onglet “Filtres et adresses bloquées“, et enfin sur “Créer un filtre“.
Planifier l’envoi d’un mail
Il est possible de planifier l’envoi d’un email sur Gmail. Cela peut s’avérer très pratique lorsque vous souhaitez écrire un email à une heure précise, mais que vous ne pouvez pas le faire à ce moment-là.
Pour planifier l’envoi d’un email, commencez par rédiger normalement votre email. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur l’icône de la flèche située à côté du bouton « Envoyer ». Cela fera apparaître une liste de choix, parmi lesquels vous trouverez « Planifier l’envoi ».
Cliquez sur cette option, puis choisissez la date et l’heure auxquelles vous souhaitez que l’email soit envoyé. Vous avez également la possibilité de choisir parmi des options prédéfinies telles que « Demain matin », « Demain après-midi » ou « Lundi matin ».
Utiliser les raccourcis clavier
Les raccourcis clavier peuvent faciliter votre expérience utilisateur sur Gmail. Ils permettent de naviguer rapidement dans la boîte de réception et de gérer vos messages sans avoir à utiliser la souris. Par exemple, vous pouvez utiliser des raccourcis clavier pour :
- répondre à un email ;
- transférer un mail ou le marquer comme lu ou non lu ;
- supprimer un mail ou encore le déplacer dans un dossier.
On peut aussi utiliser des raccourcis clavier pour : réaliser des mises en forme de messages et ajouter des listes à puces ou des liens hypertextes. Cela étant dit, notez que si vous désirez utiliser les différentes fonctionnalités des raccourcis clavier sur Gmail, il sera nécessaire de les activer au préalable.
Pour ce faire, vous devez vous rendre dans les paramètres de votre compte et d’activer l’option “raccourci clavier“. Une fois les paramètres sauvegardés, vous aurez accès à plus de 60 raccourcis clavier pour optimiser efficacement la gestion de votre boîte mail.
Configurer une réponse automatique
Si vous êtes souvent absent, il peut être pratique de mettre en place une réponse automatique pour répondre aux messages de vos correspondants.
La configuration est facile : il suffit d’aller dans les paramètres de votre compte Gmail et d’activer la réponse automatique. Vous pourrez personnaliser le sujet et le corps du message, choisir les destinataires et la durée pendant laquelle la réponse automatique sera active.
Archiver les messages non importants
Archiver des emails peut aider à garder votre boîte de réception organisée et à libérer de l’espace de stockage. Pour archiver un e-mail, sélectionnez simplement le message que vous souhaitez archiver en cochant la case à gauche de celui-ci.
Ensuite, cliquez sur l’icône “Archiver” représentée par une boîte avec une flèche pointant vers le bas. Cela déplacera l’e-mail de votre boîte de réception vers les archives, mais vous pourrez y accéder dans la section “Tous les messages” du menu latéral gauche.