Gmail peut très vite devenir chronophage, surtout lorsqu’on reçoit de nombreuses demandes par courriels chaque semaine. Il existe cependant une fonction qui va vous faire gagner un temps fou.
Notre messagerie occupe désormais un rôle central dans notre vie, et ce autant sur le plan personnel que professionnel. Google a très vite compris le potentiel de ces services et la firme a donc enrichi Gmail avec de nombreuses fonctions tournées vers la productivité.
Comme nous l’avons vu au fil de nos dossiers, la plateforme peut donc être utilisée comme un gestionnaire de tâches ou même comme un outil de prise de notes. Et c’est sans compter sur toutes les fonctions tournées vers la gestion du calendrier.
Mais il existe une autre fonction qui peut vous faire gagner un temps précieux : les modèles.
Les modèles dans Gmail, qu’est-ce que c’est ?
Avant d’aller plus loin, il est sans doute important de revenir sur le fonctionnement des modèles.
Concrètement, Gmail permet aux utilisateurs d’enregistrer des modèles de courriels, et donc des réponses toutes faites. Disponibles par le biais d’un menu bien caché, ces derniers permettent de perdre moins de temps en rédaction et d’aller directement chercher un modèle enregistré plutôt que de composer une réponse.
Attention cependant, car ces derniers doivent être utilisés avec parcimonie. Pour être le plus efficace possible, un modèle doit en effet être assez général afin de répondre à de nombreux cas de figure. Mais s’il l’est trop, il y aura toujours un risque que votre réponse tombe à côté.
Comment créer un nouveau modèle dans Gmail
La première chose à savoir, c’est que ces modèles peuvent être créés depuis la fenêtre de rédaction d’un nouveau message ou depuis celle d’une réponse. Dans les deux cas, la marche à suivre reste exactement la même.
Pour créer un nouveau modèle dans Gmail, suivez simplement ces étapes :
- Ouvrez Gmail ;
- Créez un nouveau message ;
- Tapez votre messages ;
- Cliquez sur les trois petits points à gauche de la corbeille ;
- Placez le curseur sur “Modèles” ;
- Placez le curseur sur “enregistrer en tant que modèle” ;
Ici, vous aurez plusieurs choix. Gmail affichera en effet les modèles existants. Il sera donc possible de remplacer un ancien modèle avec celui que vous venez de créer. Toutefois, si vous voulez créer un nouveau modèle, alors il faudra choisir la dernière option et indiquer ensuite le nom du nouveau modèle.
Comment insérer un modèle dans Gmail
A présent que vous avez créé votre premier modèle, vous allez devoir apprendre à l’utiliser. Et une fois encore, vous allez pouvoir constater que la marche à suivre est assez simple.
Pour insérer un modèle dans Gmail, suivez ces étapes :
- Ouvrez Gmail ;
- Composez un nouveau courriel ou répondez à un message ;
- Cliquez sur les trois petits points à gauche de la corbeille ;
- Portez votre attention sur la partie “insérer un modèle” ;
- Cliquez sur le modèle de votre choix ;
Le modèle associé sera automatiquement inséré à votre message. Vous serez alors libre de le modifier avant de l’envoyer.
Comment supprimer un modèle dans Gmail
Plus haut, nous avons vu qu’il est possible de remplacer un modèle existant avec un nouveau modèle. Mais si vous le désirez, vous pouvez aussi supprimer d’anciens modèles qui ne vous servent plus.
Comment ? En suivant ce processus :
- Ouvrez Gmail ;
- Composez un nouveau courriel ou répondez à un message ;
- Cliquez sur les trois petits points à gauche de la corbeille ;
- Placez le curseur sur “supprimer le modèle” ;
- Choisissez le modèle à supprimer ;
Le modèle associé sera automatiquement supprimé et retiré de la liste.
A présent, il ne vous reste plus qu’à réfléchir aux modèles qui pourront vous faire gagner du temps au quotidien. Et pour ce faire, il suffit de vous baser sur vos réponses ou vos demandes les plus fréquentes.