Gmail : cette astuce va vous aider à mieux organiser votre messagerie

Gmail propose de nombreuses options pour vous aider à mieux organiser vos messages. Les plus connues sont bien entendu les libellés, ou encore les onglets, mais il en existe d’autres qui peuvent s’avérer très utiles… comme celle que nous allons vous présenter dans ce dossier.

Si vous utilisez Gmail dans un contexte professionnel, alors vous êtes sans doute à la recherche d’astuces pour vous aider à mieux vous organiser afin de vous faire gagner le plus de temps possible. L’une d’elles, en particulier, devrait beaucoup vous intéresser.

Une illustration représentant un courriel ouvert
Image par raphaelsilva de Pixabay

Ce dossier a été rédigé en octobre 2021. Certaines fonctions seront peut-être amenées à changer dans les versions futures du service.

A lire aussi : Gmail : l’astuce qui vous fera gagner un temps fou

Le système de suivi de Gmail

Vous le savez certainement, mais Gmail permet de marquer un courriel de deux manières différentes.

La première consiste à marquer un message comme important en cliquant sur la petite flèche située à gauche de son objet. En partie automatisée, cette fonction aura un impact sur le système de tri du service et elle lui permettra notamment de faire remonter les messages bénéficiant du label sur certains types de boîtes de réception. Nous reviendrons sans doute sur le fonctionnement de cette mécanique dans un futur dossier.

La seconde manière est la plus simple et la plus connue. Elle permet en effet d’ajouter un courriel à notre suivi en cliquant sur l’icône en forme d’étoile, une icône située à gauche de la flèche que nous venons d’évoquer.

Ce système de suivi n’est pas nouveau. Il nous accompagne en réalité depuis pas mal d’années maintenant et il a su s’imposer durablement chez les utilisateurs de la solution. En effet, pour afficher tous les courriels ajoutés au suivi, il suffit de cliquer sur le dossier du même nom dans la barre latérale du service.

A lire aussi : Gmail : une astuce pour faire le ménage dans votre boîte

Comment aller plus loin avec le système de suivi de Gmail

Ce que vous ignorez peut-être, en revanche, c’est que ce système de suivi a beaucoup évolué au fil des années. Et Gmail est désormais capable de gérer… plusieurs types d’étoiles différents.

Le mieux est sans doute de commencer par vous expliquer comment activer cette fonction. Nous nous focaliserons ensuite sur ses avantages.

Pour activer le suivi multiple dans Gmail, suivez simplement ces étapes :

  1. Connectez-vous à Gmail depuis votre ordinateur ;
  2. Cliquez sur l’écrou en haut à droite ;
  3. Cliquez sur “voir tous les paramètres” ;
  4. Gmail ouvre la fenêtre des réglages du service ;
  5. Assurez-vous que vous vous trouvez dans l’onglet “Général” ;
  6. Descendez dans la page jusqu’à la partie “icônes de suivi personnalisées” ;
  7. Prenez une icône située sur la ligne “non utilisées” ;
  8. Glissez-la sur la ligne “utilisées” ;
  9. Descendez en bas de la page ;
  10. Cliquez sur “enregistrer les modifications” ;

Revenez maintenant dans votre boîte de réception. Cliquez une première fois sur l’étoile d’un courriel. L’étoile devient jaune. Cliquez une seconde fois. La seconde icône de la ligne “utilisées” apparaît alors.

A lire aussi : 8 modules incontournables à installer sur Gmail

L’intérêt de cette fonction

L’intérêt de la chose est double. En modifiant la couleur des étoiles, vous pourrez par exemple dissocier visuellement les courriels relatifs à vos projets en cours : le jaune pour les mails importants perso, l’orange pour les mails importants relatifs à votre premier client, le rouge pour les mails importants relatifs à votre second client, et ainsi de suite.

Dans tous les cas, quel que soit le look ou l’aspect de l’icône de suivi, les courriels associés seront remontés dans le menu “messages suivis” et vous pourrez donc visualiser plus facilement les projets en cours.

Mais ce n’est pas tout. Chaque icône est associée à un mot-clé et il suffira de laisser le curseur de votre souris dessus pour en prendre connaissance. Ensuite, il suffira de taper le mot dans le champ de recherche pour faire apparaître tous les courriels associés à l’icône.

Vous l’aurez sans doute compris, bien utilisée, cette fonction vous permettra de prendre un peu de recul sur les courriels importants et sur les différents projets sur lesquels vous travaillez. Charge ensuite à vous de vous organiser selon votre profil et votre appétence pour ce type d’outils.

Mots-clés gmailgoogle