Gmail : comment nettoyer votre boîte et libérer du stockage ?

Gmail est un outil puissant, mais qui a malheureusement tendance à prendre de l’embonpoint au fil des années. Et si le service vous accompagne depuis quelques années, alors votre boîte doit commencer à peser lourd.

C’est un problème. C’est un problème parce que l’espace de stockage occupé par vos courriels est automatiquement décompté de celui qui est associé à votre compte Google. Et forcément, si vous avez opté pour la formule gratuite, alors il y a de fortes chances que vous finissiez très vite par vous sentir un peu trop à l’étroit.

Le dossier des éléments non lus sur Gmail
Image par gabrielle_cc de Pixabay (image recadrée)

Sur la formule gratuite, votre compte est en effet limité à 15 Go. Un espace que se partageront tous les services de Google. Cela vaut pour Gmail, bien entendu, mais aussi pour Google Docs et Photos.

Et si vous pensez que cela suffira, alors il sera préférable de cesser dès à présent de vous bercer d’illusions. Pour vous donner un ordre d’idée, à l’heure actuelle, mon compte Google occupe 43,25 Go d’espace.

Gmail occupant de son côté… un peu plus de 30 Go de ce stockage.

Fort heureusement, avec un peu de patience et de méthode, il est tout à fait possible de nettoyer votre boîte et de libérer du stockage. Voici justement quelques astuces pour gagner du temps à parvenir plus vite à vos fins.

1/ Trouver les mails qui pèsent le plus lourd

Une capture de la recherche avancée de Gmail
Grâce à la recherche avancée, on peut demander à Gmail de n’afficher que les courriels les plus lourds

La première chose à faire, ce sera bien entendu de chercher les courriels qui pèsent le plus lourd. Et donc les courriels qui sont un peu trop généreux au niveau des pièces jointes.

Pour le faire, rien de très compliqué, encore moins depuis la mise en place des nouvelles options de recherche de Gmail.

Suivez simplement les étapes suivantes :

  1. Rendez-vous sur Gmail ;
  2. Cliquez sur le bouton présent dans le champ de recherche, à droite ;
  3. Les options avancées de la recherche apparaissent à l’écran ;
  4. Portez votre attention sur le critère “Taille” ;
  5. Assurez-vous que la liste déroulante soit sur “supérieure à” ;
  6. Tapez “1” dans le champ situé à sa droite ;
  7. Assure-vous que la liste déroulante de droite soit sur “Mo” ;
  8. Cliquez sur la case à cocher “contenant une pièce jointe” ;
  9. Cliquez sur le bouton “Rechercher” ;
Une capture des filtres de Gmail
Vous pouvez même filtrer les résultats à l’aide de la barre d’outils

Gmail vous affichera alors tous les courriels pesant plus de 1 Mo. Si cette valeur semble faible, elle reste conséquente pour un courriel. Après, si vous craignez d’effacer par erreur un PDF important, par exemple, alors vous pouvez relever la valeur correspondant à la taille du courriel.

Si vous le désirez, vous pourrez également restreindre l’affichage des courriels à l’aide des filtres situés au-dessus de la liste des messages.

En cliquant sur les boutons correspondants, vous pourrez ainsi :

  • Sélectionner les messages ou les chats ;
  • Sélectionner les courriels avec images, PDF, document ou ZIP ;
  • Choisir une période déterminée ;
  • Choisir les messages qui vous sont adressés ;
  • Limiter l’affichage aux éléments non lus ;

Ensuite, il est préférable de prendre le temps de vérifier que les courriels affichés ne sont pas importants.

Si tout est bon, cliquez simplement sur la case à cocher située au-dessus de la liste des messages puis sur le lien “Sélectionner toutes les conversations correspondant à cette recherche” pour finalement cliquer sur la corbeille. Les courriels sélectionnés seront automatiquement envoyés dans la corbeille, pour être ensuite supprimés.

Cette fonction est pratique, mais elle aurait été encore meilleure si Gmail permettait d’exclure automatiquement les messages envoyés par des personnes avec lesquelles nous avons déjà échangées. Cela aurait permis de supprimer plus rapidement les messages les moins importants. En l’état, il reste tout de même préférable de prendre le temps de faire un tri.

2/ Filtrer les messages par leur expéditeur

Une capture de Gmail
On peut demander à Gmail d’afficher tous les courriels d’un expéditeur

Cette astuce intéressera surtout celles et ceux qui reçoivent beaucoup de communiqués de presse.

Cela n’a l’air de rien, mais ces derniers ont souvent tendance à prendre pas mal de place, surtout lorsqu’ils s’accompagnent de contenus enrichis.

Il est cependant possible de faire d’une pierre deux coups et d’utiliser ainsi des filtres pour retrouver plus facilement les messages envoyés par un expéditeur et les supprimer d’un coup.

Suivez simplement les étapes suivantes pour le faire :

  1. Rendez-vous sur Gmail ;
  2. Cochez la case de la newsletter de votre choix ;
  3. Cliquez sur le bouton prenant la forme de trois petits points dans la barre d’outils, au-dessus de la liste des messages ;
  4. Allez chercher l’option “filtrer les messages similaires” ;
  5. Gmail va vous afficher la liste de tous les messages envoyés par le même expéditeur ;
Une capture des filtres de Gmail
Un petit clic sur le bouton de création d’un filtre et c’est fini

A partir de là, il suffira de cocher la case située au-dessus de la liste des messages pour tous les sélectionner. Un petit clic supplémentaire sur la poubelle aura pour les effet de les envoyer directement à la corbeille.

Pensez d’ailleurs à cliquer sur le lien “sélectionner toutes les conversations correspondant à cette recherche” si vous avez beaucoup de courriels envoyés par cet expéditeur.

L’intérêt de cette fonction, c’est que vous pouvez l’utiliser au quotidien pour faire le ménage de votre BAL en douceur. Si vous recevez un communiqué de presse ou une newsletter qui ne vous intéresse pas, il suffira ainsi d’utiliser le filtre pour supprimer le courriel associé, mais aussi tous ceux que vous avez reçus précédemment. Petite subtilité à connaître, vous pouvez aussi sélectionner plusieurs messages avant d’avoir recours au filtre pour aller encore plus vite.

3/ Utiliser les onglets

Une capture des onglets de Gmail
Les onglets dans Gmail

Gmail, vous le savez peut-être, propose plusieurs affichages différents. Dont un qui fonctionne par onglet.

Il s’agit de l’affichage par défaut et il a pour effet d’organiser les courriels reçus en fonction de leur nature : la boîte principale, les réseaux sociaux, les promotions, les notifications et les forums.

Si ces onglets rendent l’exploration de la BAL plus facile, ils permettent aussi de faire le ménage plus facilement. Il suffira en effet de vous placer sur l’onglet consacré aux réseaux sociaux, par exemple, et de cliquer sur la petite case à cocher située au-dessus de la liste des messages pour sélectionner tous les courriels de l’onglet et les supprimer.

Une capture des onglets de Gmail
Les onglets de Gmail peuvent aussi nous aider à faire du ménage

En revanche, et tout comme avec les astuces précédentes, il est recommandé de prendre le temps de bien vérifier la nature des messages avant de les supprimer. Il arrive parfois que Gmail ne classe pas les messages au bon endroit et avouez que ce serait quand même dommage d’envoyer à la corbeille la facture que votre comptable vous réclamera à la fin du mois pour votre déclaration de TVA.

De manière un peu plus générale, il est clairement préférable de faire du ménage au fur et à mesure plutôt que d’attendre que votre boîte soit pleine. Cela peut tomber sous le sens, mais ce n’est pas forcément la première chose à laquelle on pense quand on cours toute la journée. Et lorsqu’on se rend compte que notre compte est plein, il est généralement trop tard.

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