Gmail : comment utiliser le service comme outil de prise de notes

Gmail regroupe pas mal de fonctions différentes et il a notamment pour particularité d’intégrer d’autres outils de Google. Il est donc possible de conserver accès à son agenda, mais aussi de transformer le service en gestionnaire de tâches. Ce que vous ignorez peut-être, c’est qu’il peut aussi faire office d’outil de prise de notes. Et on va tout vous expliquer.

Gmail ne se limite donc plus à Gmail. Il y a quelques années en arrière, Google a en effet choisi d’intégrer d’autres services à sa plateforme.

Une image symbolisant un courriel
Image par talha khalil de Pixabay

Des services comme Google Agenda, Google Tasks ou encore… Google Keep.

Si ce dernier nom évoque vaguement quelque chose en vous, c’est tout à fait normal puisque cet outil a beaucoup fait parler de lui depuis son lancement le 20 mars 2013.

Pour faire simple, Keep a été conçu pour vous permettre de… garder une trace de toutes les infos importantes. Le service verse donc dans la prise de notes et il permet à ses utilisateurs de créer à la volée de nouveaux documents et de les ranger ensuite dans différents carnets.

Keep, donc, est accessible depuis un moment par le biais de Gmail et c’est justement grâce à lui que nous allons pouvoir transformer notre messagerie en carnet de notes… et plus si affinités.

Gmail peut aussi être utilisé comme outil de prise de notes
Gmail peut aussi être utilisé comme outil de prise de notes

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Comment créer une note à partir d’un mail

L’intégration de Keep à Gmail ne se limite pas à de l’affichage. Les deux services ont aussi la possibilité de communiquer ensemble. Vous allez donc avoir la possibilité de créer une nouvelle note à partir de votre messagerie, et de la lier à l’un de votre mail.

L’intérêt de la chose ? Garder une trace d’un courriel important et pouvoir le retrouver facilement en cas de problème.

Pour créer une note à partir d’un mail, suivez simplement les étapes suivantes :

  1. Ouvrez Gmail ;
  2. Sélectionnez un mail en cliquant dessus ;
  3. Cliquez sur l’icône de Keep dans la barre latérale de droite ;
  4. Cliquez sur le bouton “créer une note” ;
  5. Indiquez un titre ;
  6. Complétez le contenu de la note ;
  7. Cliquez sur “terminer” ;

Une fois cette étape franchie, votre nouvelle note sera ajoutée au carnet défini par défaut. En l’ouvrant, vous trouverez un bouton menant tout droit vers le courriel associé.

A noter que si vous voulez simplement créer une note sans l’associer à un mail, il suffit de sauter l’étape 2.

On peut épingler une note à partir de Google Keep pour Gmail
On peut épingler une note à partir de Google Keep pour Gmail

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Comment épingler une note pour la mettre en valeur

Supposons maintenant qu’une de vos notes soit plus importante que les autres et que vous souhaitez la mettre en valeur.

Pas de souci, Google a pensé à tout. Keep va en effet vous permettre d’épingler la note de votre choix pour la faire remonter dans la liste.

Il suffira de suivre les étapes suivantes :

  1. Ouvrez Gmail ;
  2. Cliquez sur l’icône de Keep dans la barre de droite ;
  3. Cliquez sur la note de votre choix ;
  4. Cliquez sur l’épingle ;

Une fois épinglée, la note apparaîtra au-dessus des autres, même de celles que vous créerez ensuite. Si vous voulez désépingler une note, il suffira de suivre la marche inverse.

Une erreur ? Pas de souci, il est possible de modifier ou de supprimer une note après coup !
Une erreur ? Pas de souci, il est possible de modifier ou de supprimer une note après coup !

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Comment modifier ou supprimer une note

Supposons maintenant que vous vous soyez plantés en créant votre note et que vous souhaitiez la modifier ou la supprimer.

Encore une fois, la marche à suivre n’est pas très compliquée.

Pour modifier une note :

  1. Ouvrez Gmail et faites apparaître Keep ;
  2. Cliquez sur la note à modifier ;
  3. Cliquez sur son titre pour modifier le titre ;
  4. Cliquez sur son contenu pour modifier le contenu ;
  5. Cliquez sur “terminé” pour valider les changements ;

Pour supprimer une note :

  1. Ouvrez Gmail et faites apparaître Keep ;
  2. Cliquez sur la note à supprimer ;
  3. Cliquez sur les trois petits points de la note ;
  4. Cliquez sur “supprimer” ;
Parfois, rien ne vaut un nouvel onglet
Parfois, rien ne vaut un nouvel onglet

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Comment afficher une note dans Keep

Si la barre latérale de Gmail a le mérite d’être facile à atteindre, elle ne met pas forcément les notes en valeur. La faute à sa largeur réduite.

Dans certains cas, comme dans les projets plus importants, il pourra donc être intéressant d’ouvrir une note directement dans Keep, et donc dans un nouvel onglet.

Encore une fois, vous n’aurez pas à aller chercher très loin pour le faire :

  1. Ouvrez Gmail et faites apparaître Keep ;
  2. Cliquez sur la note à modifier ;
  3. Cliquez sur les trois petits points de la note ;
  4. Cliquez sur “afficher dans Keep” ;
  5. La note s’ouvre dans un nouvel onglet ;

Fait intéressant, si la note sera mise en valeur dans ce nouvel onglet, vous aurez aussi accès à davantage d’outils, comme la création de rappel, l’ajout d’une image ou même le changement de la couleur de la note. Le lien pointant vers le courriel associé restera bien entendu actif et un clic dessus vous permettra d’afficher le message.

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