Dans toute entreprise, le travail en équipe a acquis une dimension primordiale. L’importance de l’aspect collaboratif et le volet ressources humaines ne sont plus à démontrer pour une firme qui souhaite évoluer. Fort de cela, divers logiciels de collaboration ont vu le jour afin d’automatiser les processus. Beaucoup l’ignorent mais les logiciels de collaboration et/ou de communication jouent divers rôles. Quels sont-ils ? Face à la diversité, lesquels choisir ?
Voici une liste des têtes de liste en matière de logiciels de communication. En dehors des fonctionnalités usuelles, chacun d’eux dispose de particularités qui le rendent plus performant.
1- SCORO
La spécialité de Scoro est la rationalisation du travail. Le principe est simple : vous n’aurez plus besoin d’outils différents pour l’exécution de chaque tâche. Scoro vous permet de regrouper l’ensemble de votre travail durant toute sa progression. Le fonctionnement de Scoro met l’accent sur la communication. La fonctionnalité « partage de fichiers » permet un libre échange entre membres de l’équipe. Vous pouvez personnaliser les tableaux de bords et même en temps réel.
Scoro génère également une base de données des contacts ainsi que des rapports de suivi du travail. L’interface du logiciel est également un atout pour son utilisation.
2- SLACK / MOUSSE
Slack a mis au point un système de canaux pour la communication afin de développer l’esprit de cohésion d’équipe. Vous disposez de droits d’administrateur pour configurer les notifications des canaux. D’autres fonctionnalités s’ajoutent d’ailleurs : dans l’espace « chat », vous pouvez mettre l’accent sur certains termes spécifiques en utilisant la surbrillance. Pour vous adresser à tout le monde, une fonction « everyone » est disponible.
En liant Slack à votre stockage Google Drive ou DropBox, vous pouvez partager des données. Les Slackbots quant à eux font office de raccourci. Vous gagnez du temps et la productivité de votre équipe se retrouve améliorée.
3- ZOHO WORKPLACE
C’est un système intégré de différentes applications. Zoho Workplace met à votre disposition une plateforme unique pour des tâches variées. C’est-à-dire que : vous pouvez à la fois enregistrer, modifier ou télécharger votre travail via des mails. Zoho permet aussi le partage de documents depuis votre bureau.
Une autre spécificité est l’accès direct à vos réseaux sociaux et e-mails depuis votre boîte de réception. Vous pouvez modifier vos fichiers dans le cloud avec votre téléphone ou la tablette. Mais la grande particularité de Zoho est sa capacité à être intégré à d’autres offres. Vous pouvez l’associer à des services comme CRM, Recruit…
4- PODIO
La première particularité de Podio est dans sa nature de hub. C’est-à-dire qu’avec Podio, vous êtes en mesure de regrouper des données dispersées sur d’autres appareils. Celles-ci se synchronisent sur Podio qui les transmet via un unique canal. L’espace de travail est personnalisable suivant vos goûts. Vous disposez aussi d’un espace chat où discuter entre membres d’équipe, et donner les instructions. La sécurité de son côté est optimale et est assurée au travers d’un système de cryptage pour vos fichiers – également fontiennel lors de transferts de données.
Une particularité importante du logiciel est sa capacité à compléter une logique dans les syntaxes Podio. Celle-ci entraîne une automatisation plus optimale des tâches.
5- BITRIX24
Ses multiples fonctionnalités le rendent multitâche. Il est à la fois un outil de collaboration, de gestion et de communication. Bitrix24 offre un réseau intranet sécurisé pour les échanges internes. Aussi, ses diagrammes de Gant générés représentent une particularité fort utile. Bitrix24 dispose surtout d’une interface assez simple et compatible avec un certain nombre d’appareils.
Aussi, un système de messagerie téléphonique interne est intégré à votre boîte de réception. La relation client-entreprise est alors plus simple à gérer. Pour une meilleure gestion, Bitrix24 a un système de ressources humaines intégré dans ses fonctionnalités. La charge de travail et même les préoccupations des membres de l’équipe deviennent plus simples à administrer.
6- NEETRIX
L’élaboration de factures minutieuses est la principale spécificité de Neetrix. Elle se fait suivant la base du temps et de l’équipement employé. Neetrix aide également au suivi pour une meilleure transparence dans votre équipe. Vous disposez d’une vue complète de tous les travaux effectués par l’équipe. Avec Neetrix, il est plus facile de confier une tâche précise à la personne la plus à même de l’exécuter. Un système de notification est même intégré pour vous avertir de quand elle sera terminée.
Une autre fonctionnalité de la solution est la création de modèles. Les tâches sont définies en avance ainsi que les ressources qui leur seront attribuées. Ce système d’automatisation fait gagner du temps et améliore la collaboration.
7- PROWORKFLOW
Plus qu’un logiciel de communication, ProWorkflow propose une application mobile efficace. Celle-ci est pratique et permet de communiquer avec votre équipe de n’importe quel lieu. Vous gardez un œil sur le suivi des tâches réparties et leur durée. ProWorkflow permet de reprogrammer des tâches en les modifiant.
Vous disposez d’un tableau de bord généré qui vous renseigne sur la répartition de votre charge de travail. Il est possible d’afficher aussi celle des membres de l’équipe et une fonctionnalité partage est ajoutée pour d’éventuels transferts de fichiers. Une synchronisation de vos contacts entre membres de l’entreprise peut être effectuée et la tâche est directement gérée par le logiciel.
8- REPLICON
Les fonctionnalités de Replicon font la différence entre lui et les autres logiciels de communication. Elles lui permettent d’œuvrer sur trois fronts dont la satisfaction du client, la communication avec l’équipe et la gestion de l’entreprise. La spécificité de Replicon est l’intelligence temporelle dont il fait preuve : chaque tâche attribuée bénéficie d’un suivi minutieux.
Avec Replicon, vous pouvez aussi travailler à distance. Vous bénéficiez également d’un meilleur aperçu des tâches et d’une visibilité optimale au travail. Les coûts de la main d’œuvre ainsi que le calcul du budget sont automatiquement calculés par Replicon.
9- RECOLTE/ HARVEST
Harvest combine les fonctionnalités d’outils de communication et de gestion du temps. Son interface est conviviale et ne nécessite pas un haut niveau d’informatique pour en maîtriser le fonctionnement. Vous pouvez y accéder à n’importe quel moment peu importe le lieu. Harvest est compatible avec les systèmes Mac, iPhone ou Android. Vous pouvez aussi suivre l’évolution des tâches de votre équipe depuis un simple navigateur.
Harvest offre des rapports en temps réel et en temps passé via un système d’historique. Les devis et factures sont générés automatiquement selon le temps mis à l’oeuvre.
10- TEAMWORK
Teamwork va au-delà de l’outil de communication et de suivi de temps. En version bêta vous bénéficiez d’une innovation sur la plateforme, la TEAMWORK CHAT. Elle permet des échanges suivis entre membres de l’équipe. Avec ce logiciel, vous disposez de rapports de temps personnalisés selon les tâches. C’est l’idéal pour établir des estimations précises du temps de travail des membres de votre équipe. En fonction de ce dernier, le logiciel génère automatiquement les factures appropriées.
TEAMWORK est compatible avec une variété d’appareils. Vous disposez d’un accès réel même en cours de déplacement.
11- LIQUIDPLANNER
Il s’agit d’un système de tout en un. Vous disposez en plus du système de collaboration, d’un outil de gestion de projet et de suivi. Le point qui fait la différence est la méthodologie utilisée. Liquidplanner établit une estimation du temps à mettre par chaque membre pour effectuer un travail donné. Le calendrier est ainsi établi automatiquement et les tableaux de collaborations générés pour chaque tâche.
Chaque utilisateur partage ses idées via la plateforme. C’est-à-dire que votre équipe peut utiliser les fonctionnalités « commenter » pour donner son avis sur les tâches attribuées ou ajouter des remarques sur un projet en cours.
12- ASANA
ASANA se départit des logiciels communs de communication par son absence de système d’e-mail. La plateforme est conçue de sorte que vous puissiez échanger avec votre équipe dans un design très convivial. L’interface et la mise en page sont une autre spécificité de ce logiciel. Elles se distinguent par leur simplicité et leur attractivité.
Asana génère des feuilles de route synchronisées avec les échéances pour vous permettre le suivi des tâches. Selon vos instructions, chaque tâche est attribuée à un membre spécifique. Une vérification des jalons informe des progrès de l’équipe. Il est recommandé pour les entreprises à faible effectif.
13- TRELLO
TRELLO est surtout loué pour son interface et le design coloré de la plateforme. Vos tâches quotidiennes sont matérialisées sur un tableau de bord particulier. Il est conçu sous la forme d’un carton. Cet outil de collaboration est fait aussi bien pour les jeunes startups que pour les grandes firmes. Il permet à toute l’équipe d’avoir un aperçu sur chaque étape pour une meilleure collaboration.
Mieux encore, Trello permet le partage de tout type de fichiers, documents comme images. Il dispose également d’une fonctionnalité pour modifier les documents. Vous pouvez ajouter des commentaires ou classer les listes suivant les priorités.
14- ACTIVECOLLAB
La personnalisation est le trait principal chez le logiciel ACTIVECOLLAB. Chaque membre de l’équipe a la possibilité de choisir un thème de discussion qui lui sera spécifique. Cette fonctionnalité rend le travail harmonieux et convivial.
Vous avez la capacité d’échanger en temps réel avec votre équipe. Une fonctionnalité permet de filtrer les tâches et de les répartir en y attribuant un libellé. Une fois les tâches faites, vous pouvez même commenter le travail effectué et mentionner les membres de votre choix. Un calendrier d’équipe est intégré ainsi qu’un diagramme de GANT pour la planification des activités et leur suivi.
15- FLEEP
C’est l’un des logiciels de collaboration les plus modernisés. Sa spécificité est le canal offert et l’intégration avec le Google Hangouts. Il s’agit d’un système de courrier électronique sécurisé vous permettant d’échanger des messages avec votre équipe, sans devoir quitter l’outil. FLEEP se voit comme une alternative à l’option contraignante des mails.
Avec FLEEP, vous êtes en interaction avec les membres de votre équipe qu’ils aient ou non le logiciel. Vous pouvez partager des fichiers entre vous, procéder à la planification des activités. Il est possible d’épingler certains messages jugés importants afin d’attirer l’attention dessus.
16- NOTION
Les fonctionnalités de Notion le rendent pratique pour la gestion et la collaboration en équipe. Notion dresse une liste de tâches à accomplir et génère un planning hebdomadaire. Il se présente sous la forme d’un tableau blanc partagé entre membres de l’équipe. Aussi, à la fonctionnalité « partage de fichiers », s’ajoute la prise de notes. Notion permet de laisser des traces écrites des idées. Vous pouvez ajouter directement des commentaires aux travaux présentés.
Notion vous permet aussi de disposer d’une liste de contrôle personnelle générée de façon hebdomadaire. Une autre particularité de Notion est son intégration à d’autres systèmes.
17- PROOFHUB
PROOFHUB trouve sa spécificité dans la simplicité de son usage. L’interface est bien conçue et très attractive. Il faut à peine une journée pour en maîtriser les rouages et multiples fonctionnalités. Vous disposez d’un espace où mener des discussions d’équipe. Vous pouvez attribuer à chaque membre un rôle d’utilisateur. Les taches peuvent également être déléguées de façon automatique. Le système de reporting mis en place permet le suivi des tâches.
PROOFHUB dispose d’une fonctionnalité partage qui favorise les échanges de documents et d’informations. Il est possible de stocker vos fichiers sur le cloud de l’application afin d’en garder une copie.
18- YAMMER
Il est généralement nommé comme un outil de réseau. YAMMER de nombreuses particularités. Ici au lieu des adresses électroniques personnelles, ce sont celles d’entreprises qui sont mises à contribution. L’aspect sécurité fait de YAMMER une référence. Vos discussions publiques ou privées entre collaborateurs sont sûres et bien protégées.
Une fonctionnalité « partagé de documents » est aussi intégrée au système de YAMMER. YAMMER ne se limite pas à la collaboration entre membres de l’équipe. En dehors du chat d’équipe, des groupes de discussions élargis sont disponibles où vous pourrez même ajouter les clients. La présentation est aussi fort attractive.
19- BASECAMP
BASECAMP se distingue par son double rôle. Il est aussi bien réputé pour son apport collaboratif que celui de gestionnaire. BASECAMP génère des tableaux de bord mais la différence est qu’ils sont séparés suivant le client. Une option « partage » avec le client est ajoutée afin d’ajouter d’éventuelles modifications.
Une autre innovation consiste en des forums pour discussion. La collaboration devient aisée avec les échanges d’idées entre membres. Une fonctionnalité « commentaires » est ajoutée. Les adresses mail sont synchronisées et vous y recevez directement vos notifications. Le logiciel est simple et son installation prend à peine 10 minutes.
20- TEAMWEEK
La spécificité de TEAMWEEK est sa complémentarité avec les logiciels de gestion. Un autre de ses aspects particuliers est la gestion de temps par les collaborateurs. Teamweek dispose d’une fonctionnalité « planification » qui vous permet de répartir non seulement les tâches présentes mais aussi celles futures. Vous bénéficiez pour cela d’un calendrier partagé entre membres de l’équipe.
L’interface conviviale représente un atout de plus et l’application génère un diagramme de Gant. Par un simple geste de « glisser-déposer », vous gérez vos tâches, consultez la disponibilité de vos collègues afin de planifier les réunions.