Microsoft Word : Découvrez 20 trucs et astuces incontournables en 2023

Microsoft Office Word fait partie des logiciels les plus prisés pour l’édition de texte. En effet, professionnels et particuliers s’en servent pour concevoir différents types de documents dans le cadre de leurs activités. Si vous l’utilisez également, le présent tutoriel vous sera très utile. Car, nous y dévoilons 20 fonctionnalités incontournables du logiciel qui sont plus ou moins dissimulées.

Aussi, pour que ce tutoriel soit accessible au plus grand nombre, l’avons-nous illustré avec des captures d’écran. Vous n’aurez donc aucune difficulté à appliquer les trucs et astuces qui y ont été présentés. Notez toutefois que lesdites captures ont été réalisées sur Word 2016. Du coup, de légères différences peuvent subsister si vous utilisez une version antérieure ou plus récente du logiciel.

1.      Astuce pour convertir un document Word en PDF

Avec Microsoft Word, vous pouvez enregistrer directement vos documents en PDF si vous le souhaitez. En effet, tous ceux qui disposent de Word 2010 ou d’une version plus récente du logiciel, peuvent le faire. Au lieu donc de recourir à des logiciels tiers, vous pouvez bénéficier de cette fonctionnalité en suivant la procédure suivante :

• Rendez-vous dans l’onglet « Fichier». C’est le tout premier de la liste. En effet, il est situé à l’extrémité supérieure gauche du ruban ;

• Un menu déroulant apparaîtra aussitôt que vous l’aurez sélectionné. Dans ce dernier, une multitude d’options et de fonctionnalités vous seront proposées. Celle qui nous intéresse ici est la fonctionnalité « Enregistrer sous». Cliquez dessus ;

• Ensuite, appuyez sur « Parcourir» dans la colonne centrale pour choisir le dossier d’enregistrement ;

• Une petite fenêtre devrait maintenant s’afficher par-dessus. Dans celle-ci, vous êtes d’abord invité(e) à nommer votre document, puis à choisir le format dans lequel vous souhaitez l’enregistrer. Pour ce faire, cliquez dans le champ de saisie « Nom du fichier», puis nommez votre document ;

• Ceci fait, sélectionnez le format dans lequel vous désirez enregistrer votre document. Pour cela, cliquez dans le champ « Type» et choisissez « PDF » ;

• Terminez enfin la procédure en appuyant sur le bouton « Enregistrer» en bas de la fenêtre contextuelle. Notez que vous avez la possibilité d’optimaliser le document pour une simple publication en ligne (taille minimale) ou pour une impression standard.

2.      Mise en forme de document Word : Ajuster les espaces ou interlignes

Pour qu’un document Word soit agréable à lire, il doit être mis en forme. Pour cela, l’utilisateur effectue différents réglages. Il choisir par exemple la police, sa taille… ainsi que les interlignes et les espaces.

Pendant la composition du texte, Word ajoute automatiquement un espace au début ou à la fin de chaque ligne ou paragraphe. Néanmoins, vous avez la possibilité de le restreindre ou de l’étendre selon vos besoins du moment. Vous pourrez le faire depuis la rubrique « Paragraphe » située dans l’onglet « Accueil ». Pour modifier l’espace entre les lignes de votre document, il vous faut :

• Tout d’abord, sélectionner la section du texte à laquelle vous désirez appliquer cette mise en forme. S’il s’agit de l’ensemble du document, utilisez le raccourci « Ctrl + A» pour tout sélectionner.
• Une fois la sélection effectuée, cliquez sur l’icône portant deux flèches opposées (nord-sud).

• Puis, choisissez l’interligne ou l’espacement de paragraphe qui vous convient.

3.      Insérer de nouvelles commandes dans la barre d’outils « Accès rapide »

Microsoft Word propose par défaut une barre d’outils « Accès rapide ». Celle-ci embarque plusieurs raccourcis vers certaines fonctionnalités de l’éditeur de texte. Au nombre de ceux-ci, nous pouvons citer les commandes de sauvegarde, d’annulation et de répétition de frappe. Si ces dernières s’affichent d’ordinaire en haut à gauche du ruban, les autres en revanche ont besoin d’être activées manuellement.

Pour insérer de nouvelles commandes dans la barre d’outils, suivez les étapes suivantes :

• Appuyez tout d’abord sur la petite flèche placée à l’extrémité droite de la barre d’outils pour accéder au menu déroulant.

• Ensuite, personnalisez la barre d’outils « Accès rapide» en y ajoutant les commandes qui vous intéressent. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur l’une des fonctionnalités disponibles. Si la commande recherchée ne figure pas par défaut sur la liste, vous devrez alors l’ajouter depuis « Autres commandes ».

4.      Utiliser les options de collage de Microsoft Word

Le raccourci « Ctrl + V » permet certes d’effectuer un collage rapide dans plusieurs logiciels. Et l’éditeur de texte Word n’en fait pas exception. Mais depuis la version 2010 du logiciel, Microsoft permet aux utilisateurs de coller un contenu présent dans le presse-papiers de différentes façons. En effet, en fonction de vos besoins, vous pouvez désormais choisir le type de collage à effectuer.

Ainsi, vous avez par exemple la possibilité de conserver uniquement le texte ou la mise en forme source de votre contenu. Ou encore de fusionner sa mise en forme avec celle du document dans lequel vous vous apprêtez à effectuer le collage.

De même, lorsque vous copiez partiellement un tableau, vous pouvez ajouter les cellules copiées à un autre tableau ou les fusionner avec. Dans tous les cas, il vous faut choisir l’option de collage qui vous convient le mieux pour en profiter.

Pour ce faire, vous devrez dans un premier temps afficher lesdites options en cliquant sur la petite flèche en bas de l’icône « Coller ». Avant de sélectionner, dans un second temps, le type de collage souhaité. L’icône en question se trouve à gauche dans l’onglet « Accueil », plus précisément dans la rubrique « Presse-papiers ».

5.      Créer un nouveau style rapide dans Microsoft Word

Les styles sont très utiles sur Word. En plus d’améliorer la présentation et la cohérence du document, ils facilitent la création du sommaire ou de la table des matières. Si les jeux de style proposés par défaut dans l’éditeur de texte ne vous conviennent pas, vous pouvez en créer de nouveaux. Pour ce faire, il vous suffit de :

• Cliquer d’abord sur la petite flèche qui pointe vers le bas dans la rubrique « Styles». Celle-ci se trouve dans l’onglet « Accueil » ;

• Sélectionner « Créer un style».

• Un nouveau pop-up devrait maintenant s’ouvrir. Choisissez un nom pour votre premier style. Si l’aperçu proposé par défaut ne vous convient pas, cliquez sur « Modifier» en bas. Une fois les modifications terminées, appuyez sur « OK » pour enregistrer votre nouveau style.

6.      Transformer un texte en tableau

L’éditeur de texte Word permet à ses utilisateurs de transformer un texte précis en tableau. Connaître cette astuce vous fera gagner un précieux temps chaque fois que vous rédigerez un texte avant de vous rendre compte que vous aurez mieux fait de créer un tableau.

Pour transformer votre texte en tableau, vous devez tout simplement :

• Sélectionner le texte à convertir en tableau.

• Ouvrir l’onglet « Insertion», cliquer sur « Tableau », puis sur « convertir le texte en tableau ».

• Définir les paramètres de conversion de texte en tableau et appuyer sur « OK» pour valider.

7.      Recourir à un axe secondaire en ordonnées dans un graphique sur Word

Pour mettre en forme deux séries de données aux valeurs très éloignées dans un graphique sur Word, le mieux est d’utiliser un axe secondaire en ordonnées. Imaginons que la première série soit comprise entre 1 et 5, et la seconde entre 1 000 et 5 000.

Pour distinguer l’évolution de la série aux valeurs les plus faibles, vous devez faire un clic droit sur la courbe de la série aux valeurs élevées. Ensuite, sélectionner « Mettre en forme une série de données ».

Et enfin, tracez la série en cochant « Axe secondaire » dans le menu déroulant qui vient de s’ouvrir à droite de la fenêtre contextuelle.

8.      Recourir aux impressions écrans de l’outil de capture sur Word

Depuis Windows 7, les systèmes d’exploitation de Microsoft embarquent nativement une fonctionnalité pratique : « Outil Capture d’Écran ». Comme son nom l’indique, cette fonctionnalité est effectivement très utile pour capturer tout ou une partie de son écran d’ordinateur.

La bonne nouvelle, c’est qu’elle est aussi disponible dans l’éditeur de texte Word. Vous pourrez vous en servir pour capturer des fenêtres ouvertes. Notez que les captures ainsi réalisées sont systématiquement intégrées au document ouvert.

Pour effectuer une capture à partir de Microsoft Word, il faut appuyer sur le bouton « Capture ». Puis, choisir la fenêtre à capturer parmi celles ouvertes. Le bouton en question est situé à droite du bouton « Graphique » dans l’onglet « Insertion ».

9.      Commencer la numérotation après la première page

Vous aimeriez commencer la numérotation après la première page de votre document, mais vous ignorez comment faire. Avant d’aller plus loin, vous devez savoir que la numérotation se fait par section. Il vous faut donc en créer de nouvelles. Concrètement, vous aurez besoin d’une section pour les pages qui ne porteront pas de numéro et d’une autre pour celles qui en ont besoin.

Pour commencer, placez-vous à la fin de première page de votre document. Ensuite, au lieu d’un saut de page, effectuez un saut de section. Pour ce faire, ouvrez l’onglet « Mise en page », touchez le bouton « Sauts de pages ».

Ceci fait, choisissez la configuration qui vous convient le mieux. En fonction de votre choix, vous pourrez par exemple démarrer la nouvelle section sur la même page ou sur la suivante.

Une fois votre choix effectué, ajoutez les numéros de page au document. Ce n’est pas grave si vous les aviez ajoutés avant cette étape. Après l’ajout, double cliquez sur la numérotation qui se trouve au début de la nouvelle section. Le menu d’édition devrait à présent s’afficher dans le ruban. Touchez l’option « Lier au précédent » pour la désactiver.

Dès que c’est fait, effectuez un clic droit sur le numéro de page et choisissez « Format des numéros de page ».

Ensuite, choisissez « À partir de » et renseignez « 1 ». Appuyez sur « OK » pour valider.

Enfin, terminez en supprimant les numéros de page se trouvant dans la première section du document. Notez toutefois que vous avez la possibilité de créer plusieurs numérotations.

10. Ajouter une équation dans un document Word

Depuis quelques années, Word permet à ses utilisateurs d’insérer toutes sortes d’équation dans leurs documents. Grâce à cette fonctionnalité, vous pourrez facilement écrire des formules mathématiques avec Word.

La fonctionnalité « Equation » est accessible via la rubrique « Symboles », située dans l’onglet « Insertion ».

Vous y trouverez plusieurs modèles d’équation. Mais rien ne vous empêche de créer vos propres équations de A à Z, si vous en avez envie.

11. Ecrire n’importe où sur Word

En tant qu’utilisateur Word, vous avez peut-être déjà été dans l’incapacité d’écrire exactement où vous vouliez. Et pour contourner ce problème, vous déplaciez simplement la barre d’espace. Ce qui, soulignons-le, est loin d’être l’idéal d’autant que cette méthode impacte la mise en forme du document.

Heureusement, il existe une astuce plus simple pour écrire à n’importe quel endroit sur Word. Tout ce que vous avez à faire pour y arriver, c’est double cliquer sur la zone visée, puis saisir votre texte.

12. Faire des calculs dans Microsoft Word

Très loin d’égaler Excel, Microsoft Word dispose tout de même d’une fonctionnalité intéressante et idéale pour les calculs simples. Les calculs dont il est ici question sont l’addition, la soustraction, la multiplication et la division.

En effet, l’éditeur de texte de Microsoft peut calculer automatique le résultat de chacune de ces équations. Il suffit pour cela de :

• Placer votre curseur à l’endroit où doit apparaître le résultat, puis d’appuyer sur « Ctrl + F9».
• Taper « =» dans la parenthèse  qui vient d’apparaître. Ensuite, de saisir votre opération.
• Appuyer enfin sur « F9» pour afficher le résultat.

13. Ajouter un filigrane confidentiel ou urgent à un document Word

Dans certains cas, on peut insérer un filigrane dans un document Word. Il peut s’agir d’un filigrane urgent ou confidentiel… Vous pouvez ajouter le filigrane de votre choix à l’aide du bouton « Filigrane » qui se trouve dans l’onglet « Conception ».

Plusieurs modèles de filigranes y sont proposés par défaut. C’est par exemple le cas des filigranes brouillon, confidentiel, urgent et exemple. Choisissez celui dont vous avez besoin s’il s’y trouve ou créez-le. Cela ne vous prendra que quelques instants. Il suffit de cliquer sur « Filigrane personnalisé » et de renseigner les différents champs.

14. Récupérer les images d’un document Word en résolution maximale

Vous l’ignorez peut-être, mais il est tout à fait possible de récupérer les images d’un document Word en résolution maximale. Et ce, sans l’ouvrir. Pour y arriver, vous devez tout d’abord modifier l’extension de votre fichier.

Si votre document est en « .doc » ou « .docx », changez-le en « .zip ».

Appuyez sur « Oui », si la fenêtre ci-dessous apparaît.

Puis, ouvrez l’archive ou procédez à sa décompression pour accéder aux données qu’elle contient. Dès que vous l’aurez fait, double cliquez sur le dossier « word ».

Ouvrez ensuite le dossier « media ». Vous y trouverez toutes les images contenues dans votre document Word. Elles seront toutes sans exception dans leur résolution maximale. Le cas échéant, il ne vous reste plus qu’à les extraire ou enregistrer à l’emplacement souhaité.

L’extension de votre document ne s’affiche pas. Inutile de vous en faire à ce sujet. Si vous utilisez Windows 11, pour afficher l’extension du document Word, cliquez d’abord sur « Afficher ». Ensuite, sélectionnez dans le menu déroulant « Afficher », puis cochez « Extensions de noms de fichiers ». L’extension devrait à présent apparaître.

15.  Créer un modèle Word

Si vous avez pour habitude de créer des documents aux formes identiques, il existe un autre moyen d’y arriver. Celui-ci vous fera gagner un précieux temps. Cette astuce consiste à créer un modèle Word contenant l’en-tête, le logo, le style… et la même mise en page que les autres.

Ainsi, il vous faut créer un document classique et le personnaliser comme bon vous semblera. Une fois cette étape effectuée, enregistrez le document dans le format « Modèle Word ». Trois types vous seront proposés. Choisissez en fonction de la compatibilité souhaitée ou non avec les anciennes versions de l’éditeur de texte Word (Word 2003 et 2007 par exemple).

16. Corriger et commenter un document Word avec d’autres utilisateurs

Il est possible de corriger et de commenter un document Word édité à plusieurs. Grâce à cette fonctionnalité de l’éditeur de texte, les corrections effectuées ainsi que les commentaires sont visibles par tous. Pour utiliser cette fonctionnalité très pratique pour relire un dossier coopératif, vous devez accéder à l’onglet « Révision ».

Celui-ci embarque plusieurs options utiles à cette fin dont les fonctions d’ajout de commentaire, de vérification de grammaire et d’orthographe, et de notes. Vous avez aussi la possibilité de restreindre les modifications et d’accepter ou rejeter les corrections suggérées.

17. Enregistrer une macro pour un usage ultérieur sur Microsoft Word

Il n’y a pas que sur Microsoft Excel que l’on peut recourir aux macros. En effet, elles peuvent également être utilisées dans l’éditeur de texte de Microsoft. Il suffit pour cela de les enregistrer au préalable. Le cheminement à suivre pour enregistrer ou reproduire une suite d’actions dans Word est à la portée de tous. Pour ce faire, vous devrez :

• Tout d’abord, enregistrer une série d’actions. Pour cela, il vous faut accéder à l’onglet « Affichage».

• Ensuite, cliquer sur le bouton « Macros». Vous le trouverez dans la section droite du ruban.
• Une petite fenêtre devrait à présent apparaître. Renseignez-la, puis procédez à son enregistrement.

• Suivez la même procédure pour toutes les actions que vous envisagez reproduire plus tard.
• Une fois les macros enregistrées, vous pourrez les lancer à n’importe quel moment. Et ainsi, aller plus vite dans la conception de votre document.

18. Personnaliser Word depuis les paramètres du logiciel

À l’instar de bien d’autres logiciels, Microsoft Word peut être personnalisé. En effet, chaque utilisateur peut paramétrer l’ensemble des fonctionnalités du logiciel comme il le souhaite. Vous l’ignorez peut-être, mais il est par exemple possible de personnaliser le jeu de couleurs, le nom d’utilisateur et les initiales des documents édités.

Vous pouvez également modifier à votre convenance l’affichage par défaut, l’affichage des marques de mise en forme… pour ne citer que ceux-là. Vous l’aurez compris, les options de personnalisation sont infinies. Pour y accéder, rendez-vous dans les paramètres de Word. Ceux-ci se trouvent dans l’onglet « Fichier », plus précisément dans la rubrique « Options ».

19. Configurer la sauvegarde automatique de Word

Par défaut, l’éditeur de texte Word enregistre automatiquement le document en cours de modification. Seulement, il ne le fait que toutes les dix minutes. Vous pouvez réduire ce laps de temps si vous le trouvez beaucoup trop long.

Pour configurer la fréquence de la sauvegarde automatique de Word, il vous faut en premier accéder aux options de l’onglet « Fichier ». Elles se trouvent dans la section inférieure du menu déroulant.

Une fenêtre s’ouvrira dès que vous aurez cliqué dessus. Dans celle-ci, plusieurs options sont disponibles. Celle qui nous intéresse ici, c’est « Enregistrement » ; sélectionnez-la. Parcourez ensuite la colonne à la recherche de la fonctionnalité « Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les ». Enfin, ajustez la durée à votre convenance et validez vos modifications en appuyant sur « OK ».

20. Optimiser Microsoft Word avec les compléments

Microsoft Office Word est un éditeur de texte très avancé. Mais en dépit des nombreuses fonctionnalités qu’il embarque de façon native, on peut se sentir limité(e) en l’utilisant. Conscient de cela, le géant Microsoft a eu l’idée ingénieuse de lui incorporer une solution permettant d’ajouter des fonctionnalités complémentaires.

Grâce à cette dernière, on peut télécharger différents types de compléments en ligne pour ensuite les intégrer à Word. C’est d’ailleurs la seule façon d’améliorer les fonctionnalités de l’éditeur et de le rendre plus performant et pratique pour l’utilisation que l’on en fait.

Pour ajouter des compléments (fonctionnalités complémentaires) à Word, il faut suivre les étapes suivantes :

• Aller dans l’onglet « Fichier» de Microsoft Word.
• Dans le menu déroulant qui s’affiche, vous trouverez tout en bas le bouton « Options». Cliquez dessus pour y accéder.
• Un pop-up devrait maintenant s’ouvrir. Recherchez-y la fonctionnalité « Compléments» et sélectionnez-la.
• La liste des compléments installés va à présent apparaître dans la colonne droite.
• Parcourez-la, puis sélectionnez le complément ou la fonctionnalité que vous souhaitez ajouter.
• Dès que c’est fait, il ne vous reste plus alors qu’à cliquer sur le bouton « OK» pour profiter de cette nouvelle fonctionnalité.