Le gestionnaire de tâches permet de travailler plus efficacement en utilisant mieux son temps. Néanmoins, cet outil reste inefficace pour lutter contre le surmenage et le stress si l’on en croit une étude menée par le Harvard Business Review.
L’impression de ne jamais disposer de suffisamment de temps constitue une source majeure de stress. Beaucoup se tournent alors vers un gestionnaire de tâches. On est tenté de réduire la durée des réunions. On intercale les tâches moins importantes pour rester productif. Paradoxalement, la gestion du temps augmente souvent le stress auquel on est confronté au lieu de le réduire. À mesure que l’on gagne en efficacité, la charge de travail augmente et on ressent davantage de pression.
Compter sur un gestionnaire de tâches est une chose, mais en abuser est une autre. Quand on se sent submerger, il est essentiel de s’attaquer aux racines du problème : la charge de travail, les décisions et les distractions.
Baisser la charge de travail au lieu de l’adapter
La pandémie de Covid-19 a bouleversé nos habitudes. La distanciation sociale et le confinement pendant plusieurs mois ont vulgarisé le télétravail. Plus de trois quarts des personnes ont déclaré que le travail à domicile leur avait fait gagner du temps. Par ailleurs, la moitié des travailleurs ont affirmé être plus productifs en télétravail.
Le gain de temps et de productivité contraste avec les données de l’éditeur de logiciels australien Atlassian. Les chiffres de ce dernier montrent que la journée de travail a augmenté en moyenne de 30 minutes dans le monde. Le contraire de ce à quoi on espérait avec des gens qui utilisent leur temps de manière plus efficace. Pour aggraver le problème, cette demi-heure supplémentaire s’est faite au détriment du temps habituellement consacré aux loisirs le soir.
Le gestionnaire de tâches représente la promesse d’un confort dans la réalisation des tâches quotidiennes. Dans un monde aux exigences potentiellement infinies, libérer une heure sur son agenda incite souvent à assumer des tâches supplémentaires ou à passer à un autre projet. La gestion du temps reste essentielle, tout comme la productivité. Mais dans un monde où l’épuisement professionnel se généralise, on nécessite de stratégies pour réduire le volume de travail au lieu de simplement l’adapter.
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Trois points pour optimiser son gestionnaire de tâches
Le premier point est de réduire la charge de travail. Pour les tâches assignées, il faut penser en termes de priorités et non de temps. Il s’agit également de bloquer son agenda et ne pas ajouter de nouvelles tâches. Le deuxième point consiste à privilégier les principes aux décisions.
Les décisions peuvent avoir des conséquences importantes et entraîner une surcharge cognitive. Cette surcharge peut être réduite en remplaçant les décisions par des principes. Le troisième point se résume à mettre une structure en place afin d’éliminer les distractions.