Avez-vous du mal à respecter votre emploi du temps et à atteindre vos différents objectifs sur le plan professionnel ? Avez-vous l’impression que la distraction occupe une partie de vos heures de boulot et constitue un frein à votre évolution ? Le manque d’organisation et l’utilisation de méthode de travail inadaptée peuvent avoir un impact non négligeable sur votre productivité. Pour y remédier, découvrez quelques solutions et approches de travail efficaces que vous pouvez mettre en application.
Éviter les distractions au bureau
L’un des facteurs qui impactent la productivité des travailleurs est la distraction. Plus ceux-ci s’adonnent à des activités extraprofessionnelles, plus il leur sera difficile d’atteindre leurs différents objectifs. Il est par exemple conseillé de s’éloigner de son smartphone et d’internet lorsque vous exécutez une tâche importante. Aussi, vous pouvez fermer votre porte en prenant le soin d’informer vos collègues au préalable pour mieux vous concentrer.
La lecture des courriels et des messages sur les réseaux sociaux constitue aussi une grande source de distraction chez les travailleurs. C’est pourquoi il est généralement conseillé de consacrer des créneaux horaires spéciaux à ces types d’occupations. À titre indicatif, vous pouvez lire vos mails et discuter avec des amis une fois dans la matinée après la réalisation de vos missions importantes. Cela est également possible en fin de journée lorsque vous comptez vous restaurer ou en fin de journée lorsque vous rentrez à la maison.
Faire des pauses régulières dans son travail
Se reposer après quelques heures de travail est essentiel pour booster son énergie et exécuter ses tâches avec beaucoup plus de rapidité. L’une des techniques que vous pouvez tester dans ce sens est la règle du 57/17 promue par la société Draugiem Group. Encore qualifiée de « ratio magique travail/repos », elle consiste à prendre une pause de 17 minutes après 52 minutes de travail.
Vous pouvez également essayer la technique de Pomodoro développée par l’entrepreneur Francesco Cirillo dans les années 1980. Cette approche consiste à diviser sa journée en plusieurs tranches de 25 minutes en faisant de courtes pauses pour le repos. Cela permet de terminer plus rapidement ses tâches au bureau et prendre de l’avance sur ses collègues sans vraiment ressentir de la fatigue.
Avoir une bonne hygiène de vie
Plus que vous l’imaginer, l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle peut grandement affecter ses rendements au travail. Lorsque vous arrivez au boulot avec plein de soucis en tête, il est évident qu’au cours de la journée vous n’avancez pas vraiment dans vos missions. A contrario, une bonne humeur contribue à booster votre énergie et vous donne envie de vous adonner au travail. Les grandes entreprises ont compris ce principe et investissent désormais dans des programmes d’engagements, de développement et de bien-être des employés.
Elles initient aussi des séances de formation pour inculquer les bonnes valeurs sur les pratiques et initiatives de bien-être au travail. Mieux, elles fournissent des conseils et du soutien à tous les employés qui en font la demande. Pour avoir une bonne hygiène de vie, accordez de l’importance à la pratique du sport et de réaliser quelques activités qui vous procurent du plaisir.
En outre, il est important d’adopter un bon régime alimentaire pour optimiser sa productivité au bureau. À titre indicatif, les repas trop riches en graisses et en sucre contribuent souvent à réduire la concentration et à accroître la fatigue corporelle. Aussi, les snacks et boissons sucrées stimulent l’énergie corporelle pendant une durée limitée. Pire, cela peut vous conduire au surpoids, à l’obésité et augmenter les risques d’être affecté par des maladies cardiaques.
Déléguer ses missions à des collègues ou collaborateurs
La délégation est une technique très pratique pour avoir une journée de travail bien productive. L’idée est de confier une partie des tâches à effectuer à ses collègues ou partenaires pour se concentrer sur d’autres activités. Ainsi, il est plus facile de finaliser plusieurs missions dans un délai court tout en répondant aux nombreuses exigences de ses clients. La délégation favorise par ailleurs l’autonomie et l’efficacité des collaborateurs qui se voient responsabilisés.
Plusieurs entreprises et professionnels ont d’ailleurs recours à ce procédé pour accroître leur rentabilité sur le marché. Pour réussir la délégation de tâche, il faut avant tout trouver des partenaires de confiance qui possèdent une certaine expérience professionnelle. Dans le cas contraire, vous recrutez des jeunes ayant du talent que vous formez et que vous accompagnez sur une certaine période. Dans le cadre de la délégation, vous pouvez en outre utiliser avec vos collaborateurs des logiciels de gestion de projets comme Trello ou Asana.
Adopter le principe d’Eisenhower
Le principe d’Eisenhower recommande aux travailleurs de classifier leurs tâches suivant leurs natures : « importantes » et/ou « urgentes ». La première catégorie fait référence aux missions qui contribuent au succès et au développement de l’entreprise en général. La deuxième en revanche englobe les tâches critiques qui doivent être finalisées dans un délai relativement court. Dans le cas contraire, cela pourrait avoir des répercussions sur l’activité par exemple, fournir une demande d’explication, se voir infliger des sanctions, etc. En se référant à ce principe, quatre cas de figure sont envisageables pour classer les missions à effectuer au bureau en termes de priorités. Il s’agit entre autres :
- 1er cas : Tâches importantes et urgentes – à réaliser immédiatement ;
- 2e cas : Tâches importantes, mais pas urgentes – Prévoir une date fixe pour sa réalisation ;
- 3e cas : Tâches urgentes, mais pas importantes – Déléguer sa réalisation à des collègues ;
- 4e cas : Tâches ni importantes ni urgentes – Supprimer de la liste des choses à effectuer.
Avec ce mode de classification, vous avez une vision claire de comment aborder les nombreuses tâches que vous avez à accomplir. Le plus intéressant, lorsque vous le combinez avec la technique Pomodoro ou la règle des 52/17, vous êtes certain de surpasser vos limites et d’optimiser votre productivité.
Mettre en pratique le principe de Pareto
Le principe de Pareto est une autre approche intéressante pour augmenter sa productivité journalière au bureau. Encore appelé la règle du 80 – 20, il stipule que 20 % des bonnes mesures produisent 80 % des résultats et vice versa. Avec cette approche, il faut donc se concentrer le plus les tâches les plus importantes afin d’obtenir des résultats satisfaisants. Pour ce faire, il est important de se poser plusieurs questions telles que :
- Quelle est la tâche la plus importante à accomplir aujourd’hui ?
- Quelle est la chose qui nous fait réellement progresser dans l’entreprise ?
- Comment puis-je obtenir le meilleur résultat possible avec un minimum d’efforts ?
- De quoi ne puis-je pas me passer pour que moi et/ou mes collègues puissions continuer à travailler ?
Il faut cependant indiquer que le principe de Pareto n’est pas une solution adaptée sur le long terme en cas de surcharge permanente. En effet, travailler plus longtemps dans une journée ne garantit pas forcément au travailleur d’être productif comme il le souhaite. Même avec des heures de travail réduites, il est possible d’atteindre des résultats escomptés selon plusieurs études.