S’organiser, ce n’est pas toujours facile, surtout pas lorsqu’on jongle avec les projets ou lorsque notre vie numérique est bien remplie. Et c’est précisément ce qui pousse un grand nombre de personnes à s’orienter vers des gestionnaires de tâches. Bien sûr, il existe un certain nombre d’outils ou de services permettant de gérer toutes ces tâches quotidiennes mais le concept de TaskForce n’en reste pas moins redoutable puisque cet outil va vous permettre de transformer votre boîte mail (Gmail, Yahoo, Hotmail, etc…) en un gestionnaire de tâches complet et… collaboratif. Un outil pratique et vraiment très facile à utiliser.
L’installation de TaskForce est relativement simple. On commence par se rendre sur le site officiel de l’outil, on clique sur le bouton “Add to Gmail” si l’on dispose d’un compte chez Google ou bien on clique sur “or to another email platform” si nos messages sont hébergés chez quelqu’un d’autre et on se laisse ensuite guider. Le service va automatiquement détecter votre navigateur web et il vous proposera ensuite d’installer l’extension correspondante. Une extension qui fonctionne uniquement avec Google Chrome, Firefox ou Safari. Ensuite, il nous suffira de retourner sur notre boîte mail et de rafraichir la page pour voir apparaître une nouvelle barre d’outils constituée de trois boutons : Tasks”, “Activity” et “+”.
Pour créer une nouvelle tâche, deux solutions s’offrent à vous. Vous pouvez choisir de cliquer sur le fameux petit “+” situé dans la barre d’outils de TaskForce ou bien vous appuyer sur un message. Car en effet, au dessus de chacun de vos mails, vous pourrez trouver deux boutons bien pratiques et permettant de convertir un message en tâche ou bien de l’ajouter à une tâche existante. Contrairement à l’application nativement intégrée à Gmail, il est en effet possible d’ajouter plusieurs messages (aucune limite imposée) à une tâche. Une fonction idéale et vraiment très utile, surtout lorsqu’on est amené à gérer des projets avec pas mal de clients.
Quelque soit la solution choisie, TaskForce vous permettra de donner un nom, une description et une échéance à votre tâche. De la même manière, vous avez la possibilité de créer des groupes qui pourront bien évidemment contenir plusieurs tâches différentes. Là encore, pour la gestion de projets, c’est franchement pas mal. Mais le mieux, finalement, c’est de créer une tâche à partir d’un message reçu. Pourquoi ? Tout simplement parce que vous pourrez alors associer l’expéditeur du message à votre tâche et ce en cochant la case correspondante. Si vous le faites, alors ce dernier recevra une première notification pour l’avertir de la création de la tâche, bien sûr, mais il sera également tenu au courant du moindre changement d’état.
Bien sûr, il est possible d’inviter ainsi plusieurs personnes à suivre notre tâche en se rendant sur la tâche en question et en cliquant sur la mention “Collaborators”. Là, il suffira de saisir l’adresse mail de nos convives pour qu’ils reçoivent automatiquement une notification et qu’ils soient associés au projet. D’ailleurs, pour travailler plus efficacement sur des tâches communes, il faut savoir que TaskForce intègre également un système de messagerie pour chaque tâche et que tous les changements apportés à vos tâches ou bien à celles de vos collaborateurs apparaîtront sous la forme de notifications dans l’onglet “Activity”. En quelques clics et sans avoir à sortir sa carte bleue, il est donc possible de profiter d’une solution complète, redoutable et de gérer ainsi tous vos projets depuis votre adresse mail.
Cependant, l’outil n’est pas parfait pour autant. De mon point de vue, ce qui lui manque le plus, c’est une vue globale de toutes les tâches en cours, avec leur date d’expiration, le tout présenté à l’aide de graphiques. Mais en dehors de ce léger détail, on peut dire que TaskForce est un outil vraiment riche et même qu’il peut apporter une réelle plu-value à la gestion de nos projets.
Ah et merci à Gilles de m’avoir permis de tester le machin à son insu. Promis, je m’occupe de ton article le plus vite possible :)
