Tout sur la nouvelle boite de réception de Gmail

La nouvelle boite de réception de Gmail a été officiellement présentée par Google en début de semaine et cette dernière est actuellement en cours de déploiement sur tous nos comptes. Comme beaucoup d’autres, j’ai eu la surprise de constater ce matin qu’elle était disponible chez moi. Après quelques heures passées à la détailler sous toutes ses coutures, il m’est venu l’idée de partager mes premières observations avec vous. Et ce d’autant plus que cette dernière ne manque pas d’intérêt.

Sachez pour commencer que la nouvelle boite de réception de Gmail ne s’activera pas par défaut sur votre compte. De mon côté, il a effectivement fallu que je l’active en passant par les paramètres de ma messagerie. Il est donc possible que vous puissiez vous aussi en profiter chez vous. Pour le savoir, connectez-vous simplement à votre boite et cliquez sur la roue crantée située sur la droite, au dessus de la liste de vos messages. Si vous voyez apparaître l’option “Configurer la boite de réception”, alors l’affaire est dans le sac et il ne vous restera plus qu’à cliquer dessus pour activer les nouveaux filtres de Gmail.

Présentation des nouveaux filtres de Gmail

La nouvelle boite de réception de Gmail s’articule autour de cinq onglets qui vont venir se positionner entre la liste des messages et la barre d’outils du service. Ces cinq onglets se comporteront comme des boites de réception parallèles, des boites de réception qui correspondront chacune à une thématique bien particulière :

• Principale : Il s’agit de la boite de réception “normale” et équivalente à celle que vous connaissez depuis toujours. Par défaut, tous les messages reçus tomberont à cet endroit.
• Réseaux Sociaux : Tout est dans le titre. Cette boite de réception parallèle se destinera aux courriers électroniques envoyés par Twitter, Facebook, Google+ et tous les services branchés que vous fréquentez au quotidien.
• Promotions : Pas de grosse surprise ici non plus, cet onglet sera entièrement dédié aux coupons de réduction, ou même aux messages envoyés par vos boutiques préférées.
• Mises à jour : Plus intéressant, cet onglet se destinera aux messages envoyés automatiquement, des messages en provenance de certains services ou de certaines listes de diffusion.
• Forum : Je pense que tout le monde comprendra l’utilité de cet onglet. Comme son nom l’indique, ce dernier vous permettra de retrouver à un seul et même endroit toutes les notifications des forums que vous squattez quotidiennement.

Comme vous pouvez le constater par vous-mêmes, ces onglets couvrent un certain nombre de thématiques, et donc un certain nombre de problématiques. Néanmoins, ils ne sont pas parfaits pour autant et leur principal défaut, c’est qu’ils ne sont pas éditables. Il est donc impossible de les réagencer, de les renommer ou même de créer de nouveaux onglets. En l’état, il sera donc impossible de créer une boite de réception parallèle pour nos collaborateurs, par exemple, ou même pour les agences avec lesquelles nous travaillons. Même chose pour les amis et la famille. Pour ordonner ces messages, l’internaute n’aura d’autre choix que de passer par les libellés traditionnels.

En l’état, la nouvelle boite de réception de Gmail a comme un goût d’inachevé.

Ceci étant, il y a tout-de-même quelques détails sympathiques. Comme par exemple le fait que le titre du dernier message reçu apparait durant quelques secondes sur l’onglet auquel il est rattaché. Le tout avec une jolie étiquette indiquant le nombre de nouveaux éléments. Pratique.

Configuration des nouveaux filtres de Gmail

Ce qu’il faut savoir, au sujet de cette nouvelle boite de réception, c’est qu’elle n’est pas automatisée. Gmail sera donc incapable d’ordonner automatiquement vos messages et de les répartir entre les onglets cités un peu plus haut. Comme souvent, ce sera donc à l’internaute de faire un effort d’organisation. Toutefois, sur ce point, Google a fait du bon travail et il existe finalement deux méthodes pour faire du ménage dans notre boite :

• Méthode 1 – La Technique du Singe Rieur : La première méthode est la plus simple puisqu’elle consiste à déplacer un message – ou un groupe de message – dans l’onglet de notre choix à l’aide d’un simple glisser / déposer. Une fois que ce sera fait, un message apparaîtra durant quelques secondes dans un mince bandeau jaune. Là, Gmail vous demandera s’il doit placer tous les prochains messages de la personne associée dans cette boite parallèle. Il suffira de cliquer sur “Oui” pour que la règle soit créée automatiquement.
• Méthode 2 – La Technique du Cobra Rayé : La deuxième méthode est un peu moins accessible mais elle ne posera aucun problème à ceux qui ont l’habitude de jongler avec les filtres intégrés à Gmail. Il faudra ainsi cocher le ou les messages de notre choix avant de cliquer sur le bouton “Plus” pour aller chercher l’option “Filtrer les messages similaires”. Le service ouvrira alors une nouvelle fenêtre au niveau du champ de recherche, fenêtre sur laquelle vous trouverez un lien nommé “Créer un filtre à partir de cette recherche”. Il faudra cliquer dessus pour accéder à une nouvelle fenêtre qui nous permettra cette fois de créer une règle automatique. Parmi les différents critères, on trouvera une option nommée “Associer à la catégorie”. Une option qui s’accompagne d’une liste déroulante. Après avoir sélectionné l’onglet de notre choix dans cette dernière, il ne restera plus qu’à cliquer sur le bouton “Créer un filtre” pour valider la création de la règle.

De but en blanc, on pourrait croire que la meilleure solution, c’est d’opter pour la méthode 1. En réalité, ce n’est pas vraiment le cas. Si vous recevez un message émis par une nouvelle personne, ou par un nouveau service, cette dernière suffira amplement, c’est un fait. Toutefois, si vous souhaitez que votre règle soit rétro-active, vous n’aurez d’autre choix que d’opter pour la seconde méthode.

La conclusion

J’oublie peut-être deux ou trois choses, mais cet article vous permettra d’avoir une vue d’ensemble des fonctions offertes par la nouvelle boite de réception de Gmail. Le temps est donc venu de conclure et de vous donner mon humble avis sur cette dernière.

Ces nouveaux filtres ne sont pas envahissants, c’est vrai, et ils peuvent s’avérer très pratiques dans certains cas. Ceci étant dit, ils ne sont pas parfaits pour autant et je trouve pour ma part qu’ils manquent énormément de flexibilité. On ne peut pas les déplacer, on ne peut pas les renommer, on ne peut pas en créer de nouveaux et on doit donc se contenter de ce que nous avons sous la main. Tout le problème étant que le contenu d’une boite mail va un peu plus loin que cinq thématiques mises côte à côté. Alors c’est vrai, il est toujours possible de s’appuyer sur les libellés, mais c’est quand même dommage que Google n’ait pas été un peu plus loin.

En réalité, beaucoup de choses auraient été possibles si Google nous avait permis de mettre les mains dans le cambouis et de personnaliser ces onglets. Il aurait ainsi suffit de quelques secondes pour regrouper tous les courriers traitant d’un même projet et nous aurions pu transformer Gmail en une véritable solution de type GTD. Mieux, si nous l’avions voulu, nous aurions même pu regrouper nos messages selon leur nature. Les photos avec les photos, les documents avec les documents, les PowerPoint de Papy avec les PowerPoint de Papy et ainsi de suite. Non, c’est certain, sur ce coup, les Googlers ont un peu manqué d’imagination et c’est finalement très regrettable parce qu’on a l’impression d’être passé à côté d’un chouette truc.

Et vous alors, qu’est ce que vous en pensez ?