Trello : téléchargement et présentation des fonctionnalités
Trello est une application gratuite de productivité et de gestion des tâches créée par Fog Creek Software en 2011. Vendu à Atlassian en 2017, le service compte plus de 50 millions d’utilisateurs sur Windows, macOS, iOS, Android et applications Web en octobre 2019. C’est un outil d’espace de travail collaboratif qui permet aux utilisateurs de gérer toutes sortes de travaux effectués au sein d’équipes, d’entreprises et de sites.
À qui s’adresse Trello ?
Trello est idéal pour les individus, les équipes et les entreprises de toutes tailles à la recherche d’une solution de gestion des tâches et de projet.
Fonctionnalités de Trello
Trello est un outil de gestion de projet de style Kanban qui représente visuellement les tâches que vous ou votre équipe devez accomplir. Il dispose de plusieurs fonctionnalités qui facilitent son utilisation et le rendent efficace pour le traitement de projets.
Création de tableau pour les projets
Des tableaux peuvent être créés pour contenir toutes les tâches et les informations pertinentes pour un produit ou un projet particulier. En effet, vous pouvez créer un tableau pour chaque projet à exécuter. Il regroupera l’ensemble des éléments constitutifs de ce projets.
Lors de la création d’un tableau, vous pouvez choisir le mode de partage (public ou privé). Il est également possible de customiser l’interface avec une image ou une couleur de votre choix.
Ajout de listes au tableau
Les listes représentent les catégories au sein d’un tableau. Elles sont souvent utilisées pour représenter une étape de progression. Vous pouvez créer autant de listes que vous le souhaitez pour suivre les idées, les informations et les progrès concernant votre projet représenté par le tableau. Vous pourrez alors avoir un aperçu rapide de l’ensemble des tâches importantes inhérentes à chaque étape du projet. Les listes sont représentées de manière verticale sur le tableau.
Ajout de cartes d’information
Sur Trello, les cartes sont des blocs d’information que vous allez créer pour représenter les différentes tâches ou idées de votre projet. Elles sont fluides et facile à utiliser. Vous pouvez facilement les réorganiser et les déplacer d’une liste à l’autre. Très polyvalentes, vous pouvez y écrire du texte brut ou les remplir de listes de contrôle, d’images et de fichiers joints.
L’application vous donne la possibilité de déplacer, copier ou archiver chaque carte. Vous pouvez également supprimer une carte lorsque vous aurez exécuté les tâches et l’utiliser pour modèle sur d’autres projets.
Définition de couleur de fond
Définir une couleur d’arrière-plan ou une image par tableau, c’est plus que lui donner un joli visuel. C’est un moyen pour les équipes d’identifier et de différencier facilement les tableaux consciemment et inconsciemment. Cela rend les tableaux reconnaissables en un coup d’œil, ce qui crée moins de confusion et aide les membres à se mettre au travail plus rapidement.
Les couvertures de carte
Semblables aux images ou fonds d’arrière-plan, les couvertures de carte confèrent à votre carte une identité unique qui permet d’accélérer vos processus. Ainsi, vous pouvez vite l’identifier dans la liste des cartes. Vous pouvez télécharger une couverture personnalisée sur une carte sans affecter les images que vous y avez jointes. Si vous cherchez des images, Trello dispose d’un champ de recherche qui vous aide à trouver des images sans licence pour votre couverture.
Création d’étiquettes
L’une des façons les plus simples pour les utilisateurs de Trello d’ajouter une touche de couleur, de structure et de clarté à leurs tableaux est d’ajouter des étiquettes. Les étiquettes peuvent être utilisées de différentes façons. Par exemple, vous pouvez l’utiliser pour hiérarchiser les tâches ou les organiser par équipe. Comme pour les tableaux, vous pouvez aussi personnaliser les étiquettes.
Ajoutez des étiquettes aide à catégoriser les différents aspects du processus. Vous pouvez ensuite les utiliser pour effectuer une recherche plus fine. Vous pouvez également attribuer des couleurs à vos étiquettes pour les rendre visuellement attrayantes et facilement identifiables en un coup d’œil. Enfin, grâce aux filtres d’étiquettes, vous pouvez voir uniquement les cartes dont vous avez besoin. Cela améliore la concentration pour une meilleure productivité.
Ajouter des checklists (listes de contrôle)
Chaque carte est accompagnée de checklists qui permettent de décomposer les projets en petites tâches. Ils permettent également de créer une liste de taille encore plus détaillée. Une liste de contrôle permet à l’équipe de visualiser les tâches spécifiques au projet sur une seule carte, chacun des éléments de cette liste pouvant être attribué aux membres de l’équipe. Cela permet aux équipes de collaborer plus facilement sur des tâches dans une seule vue.
Ainsi, tout le monde économise du temps et des efforts pour se tenir mutuellement informés. C’est pratique pour suivre l’avancée d’une tâche qui regroupe de nombreuses étapes. Par ailleurs, vous avez la possibilité de convertir une liste de contrôle en carte et affecter des membres de votre équipe à des éléments spécifiques de la liste. C’est un excellent moyen d’organiser le travail. Cela facilite aussi la décomposition de grands projets en étapes d’actions pour une meilleure progression.
Définition d’échéances
Cette fonctionnalité permet de créer des rappels pour les utilisateurs. Ainsi, ils gardent le contrôle sur les délais et ne manquent pas les échéances des tâches. Trello veille à cela minutieusement et propose de commencer par la définition de la date de début du projet/tâche.
Ensuite, l’on pourra passer à la définition de la date d’échéance à laquelle on pourra ajouter une période de rappel.
Les dates limites apparaîtront sous forme de petits badges sur la carte. Ceux-ci changent de couleur en fonction de votre proximité avec la date d’échéance. Par exemple :
- Le gris signifie que vous avez plus de 24 heures pour terminer ;
- Le jaune signifie qu’il vous reste 24 heures pour terminer ;
- Le rouge signifie que c’est dû ;
- Le rose clair signifie qu’il est en retard ;
- Le vert signifie que c’est complet.
Cette fonctionnalité est très efficace pour vous permettre de savoir instantanément quelle est la tâche la plus importante à effectuer et celle qui peut attendre.
Partager des pièces jointes
Pour chaque carte, vous pouvez intégrer une ou plusieurs pièces jointes. C’est très utile pour partager des documents ou conserver les ressources dont vous avez besoin pour vos tâches en un seul endroit. Il peut s’agir de liens directs depuis un drive ou de fichiers importés depuis votre portable. Tout est soigneusement stocké dans la carte à laquelle ils sont attachés. La limite est fixée à 10 Mo. Mais avec un forfait premium, vous pouvez joindre jusqu’à 250 Mo.
Intégrer les applications avec Power-Ups
Ils apportent des fonctionnalités et permettent d’effectuer des intégrations à vos tableau Trello. Avec Power-Ups, vous pouvez connecter les applications qui vous permettront d’améliorer votre productivité sur les projets. De cette façon, vos informations des différentes applications intégrées seront visibles en un seul endroit. Par exemple, le power-up calendrier vous permettra de visualiser les dates d’échéance et d’apporter une approche différente à un tableau.
Activer le mode sombre
Après une longue journée de travail, il est normal que les yeux vous irritent et qu’il faille faire des efforts pour garder l’œil sur l’écran. Pour éviter ce mal, vous avez la possibilité d’activer le mode sombre en changeant le thème de l’application sur votre smartphone.
