Depuis le début de la pandémie du coronavirus, le télétravail n’a cessé de se populariser au point de devenir, surtout pour les sociétés qui sont confrontées aux variants les plus virulents de la Covid-19, la nouvelle norme de travail.
En effet, dans le but de limiter la propagation du virus sur leur territoire, plusieurs particuliers, entreprises et États privilégient de plus en plus l’utilisation des applications de messagerie instantanée et de visioconférence. L’une des plus prisées à ce jour reste Zoom. Accessible via plusieurs terminaux (smartphones, tablettes, PC, Mac, etc.), ce logiciel permet effectivement, en plus de la transmission de la parole et de documents graphiques, l’échange d’images animées entre participants éloignés.
Vous souhaitez l’essayer dans le cadre de votre activité, mais ne savez pas par où commencer ? Le présent tutoriel vous sera alors très utile, car il décrit en écrits et en images chacune des étapes à suivre pour télécharger, installer et utiliser Zoom sur PC.
Comment s’inscrire sur Zoom ?
La première des choses que vous devez faire pour utiliser les services de Zoom sur PC, c’est vous inscrire sur le site officiel de l’application. Pour cela, il vous suffit de saisir dans la barre d’adresse de votre navigateur préféré (Google Chrome, Mozilla, Microsoft Edge, etc.) le lien zoom.us et de valider.
Pour ce qui est des frais, vous n’avez aucune inquiétude à avoir, car l’inscription et l’utilisation de Zoom sont comprises dans l’offre Basique de la plateforme qui, elle, est entièrement gratuite. Elle vous permettra de profiter des fonctions essentielles de l’application.
Une fois que vous êtes connecté(e) à la page d’accueil du site, cliquez sur « Inscrivez-vous, c’est gratuit » qui apparaît dans la section supérieure droite.
Renseignez ensuite les différents champs requis pour votre inscription. Avant toute chose, il vous faudra confirmer votre date de naissance. Faites-le et cliquez sur « Continuer ».
Une fois cette étape terminée, inscrivez-vous en saisissant votre adresse mail. Cliquez ensuite sur « S’inscrire » pour passer à l’étape suivante. Si vous êtes un professionnel, et que vous souhaitez utiliser Zoom dans le cadre de votre activité, il est alors préférable pour vous de préciser ici votre adresse e-mail professionnelle. Le faire vous permettra non seulement de retrouver tous vos collaborateurs déjà inscrits, mais aussi de les contacter aisément, c’est-à-dire sans avoir à leur envoyer au préalable une invitation à rejoindre l’outil.
Consultez maintenant votre boîte électronique. Vous devriez avoir reçu l’émail d’activation.
Pour achever la procédure d’inscription et commencer à utiliser Zoom, vous devez vous connecter à votre adresse électronique, ouvrir le courriel concerné et cliquer sur le lien de confirmation qu’il contient.
Dès que vous aurez cliqué sur « Activer mon compte », il vous sera demandé vos nom et prénoms. Vous devrez aussi choisir un mot de passe. Suivez simplement les instructions et remplissez votre profil. Mais sachez que vous pourrez toujours le faire plus tard, si vous le souhaitez, depuis le menu « Profil ». A l’issue de cette étape, le message suivant devrait s’afficher pour confirmer l’activation de votre compte Zoom.
Le lien « Aller à Mon compte », fourni sur cette page, vous permet d’accéder directement à votre profil Zoom et de le compléter.
Comment télécharger Zoom PC ?
Vous souhaitez profiter des fonctionnalités de cette application de discussion instantanée et de vidéoconférence sur votre ordinateur ? Dans ce cas, il vous faut la télécharger. Certes, il est possible de rejoindre une réunion virtuelle en se rendant simplement sur le site officiel de Zoom, mais pour bénéficier de la meilleure ergonomie et de l’ensemble des fonctionnalités de cette plateforme, il vous faudra installer son logiciel client.
La bonne nouvelle, c’est que Zoom a pensé à tous les utilisateurs. En effet, quel que soit l’ordinateur (Windows, Mac OS ou Linux) sur lequel vous désirez installer Zoom, vous n’aurez aucun mal à le faire. Pour télécharger le Client Zoom pour les réunions, qui est parfaitement adapté à votre système d’exploitation, vous devez accéder au Centre de téléchargement de la plateforme. Cela fait, il ne vous reste plus qu’à l’identifier et à procéder à son téléchargement en cliquant sur « Télécharger ».
Une fois le téléchargement terminé, installez le client. La procédure d’installation est très simplifiée. Vous n’aurez donc aucune difficulté à l’effectuer en suivant les instructions du logiciel.
Les premiers pas sur Zoom PC
Dès que le Client Zoom pour les réunions est installé sur votre ordinateur, vous pouvez procéder à son exécution. Il vous est possible de le lancer en double cliquant sur son raccourci, qui se trouve généralement sur le bureau, ou en le recherchant dans le menu démarrer de votre PC.
Vous choisir pour la deuxième option ? Appuyez dans ce cas sur la touche « Windows » de votre clavier, c’est-à-dire celle qui donne accès au menu démarrer de votre système d’exploitation, puis saisissez « Zoom ». L’application apparaîtra et vous pourrez l’exécuter directement en cliquant sur son icône.
Connectez-vous ensuite à l’application à l’aide de votre identifiant ou votre adresse e-mail, et de votre mot de passe. Mais avant cela, vous devez choisir « Connexion » au niveau de la page d’accueil de l’application.
Une fois vos informations validées, vous devriez avoir accès à la page d’accueil de Zoom. Elle se présente comme suit :
Comment lancer une réunion vidéo depuis Zoom PC ?
Pour vous aider à utiliser l’ensemble des fonctionnalités essentielles de Zoom, nous allons d’abord vous aider à comprendre son interface sur PC.
Comprendre l’interface de Zoom sur PC
Ce qu’il faut déjà savoir, c’est que l’interface de Zoom s’articule autour de 5 principaux menus :
- L’Accueil
Depuis le menu « Accueil », vous pouvez lancer une nouvelle réunion, en rejoindre une ou encore programmer à l’avance votre prochaine visioconférence. On retrouve également dans cette même section de l’application la fonction permettant de partager l’écran de son ordinateur pendant une réunion distancielle.
- La Discussion
Comme son nom l’indique, le menu « Discussion » regroupe toutes les conversations textuelles que l’utilisateur a eues dans l’application.
- les Réunions
C’est ici que l’utilisateur Zoom planifie ses réunions.
- les Contacts
Ce menu répertorie l’ensemble des contacts ajoutés par l’utilisateur dans l’application. Il peut également s’agir des contacts d’entreprise automatiquement détectés par Zoom.
- Les Applications
Dans le menu « Applications », qui est l’une des nouveautés de la nouvelle version du logiciel, l’utilisateur peut gérer les applications avec lesquelles le Client Zoom est compatible. Il peut effectuer leur mise à jour et les paramétrer dans le but de vous faire profiter d’une meilleure expérience Zoom.
Comment créer une réunion depuis son ordinateur ?
Pour créer une réunion vidéo sur Zoom depuis votre PC, vous devez accéder au menu « Accueil » du logiciel et choisir parmi les 4 fonctionnalités disponibles, l’option « Nouvelle réunion ».
Ceci fait, la fenêtre de visualisation de la réunion devrait s’ouvrir et votre webcam devrait se mettre à fonctionner automatiquement. Un pop-up devrait également se superposer à la fenêtre. Vous devez cliquer sur « Rejoindre l’audio par ordinateur » pour que les autres participants à votre vidéoconférence puissent vous entendre.
Dans la partie inférieure de la fenêtre de la réunion, comme vous pouvez le voir sur l’image, il vous est proposé plusieurs outils. Ces derniers vous seront utiles pour la gestion du son et de l’image, pour le partage de l’écran, pour suivre la conversation textuelle en direct, mais aussi pour enregistrer le flux vidéo de votre réunion virtuelle. D’autres options que vous aurez le temps de découvrir en utilisant l’application y sont également disponibles.
Par exemple, pour inviter des participants, vous devez cliquer sur « Participants » qui se trouve dans la barre d’outils. Puis, dans la nouvelle fenêtre qui s’ouvre, sélectionner « inviter ».
Dans cette nouvelle fenêtre, qui vient ainsi de se superposer à la précédente, deux options s’offrent à vous. Vous pouvez soit sélectionner les contacts invités à rejoindre la réunion, soit leur faire parvenir par e-mail l’invitation en cliquant, bien sûr, sur l’onglet dédié. Il vous est aussi possible de copier dans le presse-papier le lien de la réunion ou le texte de l’invitation afin de l’envoyer manuellement par d’autres canaux, les réseaux sociaux par exemple.
Il faut noter par ailleurs que lorsque vous créez une réunion, vous êtes l’hôte et avez par conséquent un contrôle total sur celle-ci.
Comment rejoindre une réunion existante ?
Vous avez reçu une invitation à rejoindre une réunion Zoom, mais vous ne savez pas comment faire pour y participer ? Rassurez-vous, le cheminement à suivre pour y arriver est l’un des plus simples. En effet, lorsque l’application Zoom est déjà installée sur votre PC, tout ce que vous avez à faire pour rejoindre instantanément la vidéoconférence, c’est cliquer sur l’URL de l’invitation que vous avez reçue.
Cependant, ce n’est pas la seule méthode qui permet de rejoindre une réunion sur Zoom PC. Il est aussi possible d’accéder à la salle de réunion virtuelle en passant par l’onglet « Accueil » de l’application de visioconférence. A ce niveau, vous devez sélectionner « Rejoindre ».
Ensuite, dans le pop-up qui s’affiche, renseignez les coordonnées, notamment l’ID ou l’URL, de la réunion à laquelle vous êtes invité(e), puis cliquez sur « Rejoindre ».
Comment planifier une visioconférence sur Zoom à partir de son PC ?
Pour planifier vos réunions sur Zoom depuis votre PC, vous devez d’abord accéder à l’accueil du logiciel. Une fois que vous y êtes, cliquez sur « Programmer ».
Dans la nouvelle fenêtre qui apparaît, vous devrez fournir des informations précises sur la réunion en remplissant les différents champs requis sur cette page. Il s’agit entre autres du sujet, de la date et de l’heure de démarrage, la durée de la réunion et de sa périodicité. Une fois les différents paramètres entrés, vous pouvez passer à l’étape suivante en cliquant sur « Enregistrer ».
Une autre fenêtre devrait maintenant s’afficher automatiquement. Vous y trouverez le lien d’invitation à envoyer à vos collaborateurs. Ces derniers n’auront alors qu’à suivre le lien pour rejoindre votre visioconférence. Mais avant d’accéder à la salle de conférence virtuelle, ils devront communiquer le mot de passe indiqué sur cette fenêtre. N’oubliez donc pas de le leur transmettre.
Pour envoyer les invitations via les réseaux sociaux, via e-mail ou encore pour gagner du temps, vous pouvez simplement cliquer sur « Copier dans le presse-papier » pour copier l’entièreté du message d’invitation et l’envoyer ensuite aux destinataires.
Comment échanger des messages et des fichiers sur Zoom ?
Comme vous l’avez remarqué lors de notre présentation, le logiciel Zoom intègre également une messagerie instantanée via laquelle l’on peut échanger à volonté des messages textuels.
Pour l’utiliser, vous devez accéder au menu « Discussion » de l’application et cliquer, dans la colonne de gauche, sur le bouton + placé à côté du sous-menu « Discussions » afin de créer une nouvelle discussion. Vous retrouverez le même bouton au niveau de l’option « Canaux ». Mais à la différence de celui-ci, ce dernier permet de créer un nouveau canal ou de rejoindre un canal déjà existant.
Une fois la discussion créée, il ne vous reste plus qu’à sélectionner un destinataire et à saisir le message que vous souhaitez lui envoyer. Si en plus du message, vous aimeriez lui transférer des fichiers, il vous suffira dans ce cas de cliquer sur « Fichier », qui se trouve dans la barre d’outils pile en dessous de la zone dédiée à la saisie du message, et de les ajouter. Différentes possibilités vous seront offertes, à vous de voir celle qui vous convient le mieux.
Comment enregistrer une réunion à distance sur Zoom PC ?
Lorsque vous participez à une réunion vidéo avec Zoom, vous avez la possibilité de l’enregistrer. Pour conserver une trace complète de votre visioconférence, vous devez appuyer sur le bouton « Enregistrer » qui s’affiche généralement dans la barre d’outils proposés par défaut sur l’écran lors des réunions Zoom.
Pour arrêter l’enregistrement de la réunion, vous devez cliquer sur le bouton « Stop ». Il se trouve en haut à gauche de la fenêtre de visualisation.
Une fois la vidéoconférence terminée, le fichier vidéo enregistré est automatiquement converti en MP4 et sauvegardé dans un dossier nommé « Zoom », créé par l’application. Vous le trouverez dans « Ce PC », dans « Documents », sur votre session Windows.